Wenn Sie täglich mit Verträgen arbeiten, kennen Sie die Schwierigkeit, wenn Personen Teile eines Dokuments oder Formulars verändern, die sie nicht ändern sollten. Zum Glück bietet Microsoft Word eine Entwicklerfunktion, mit der Sie den Text in Ihrem Dokument schützen und gleichzeitig Bereiche zum Ausfüllen freigeben können.
Ihr Dokument ausfüllbar, aber nicht veränderbar gestalten
Nehmen wir an, Sie haben eine Geheimhaltungsvereinbarung, die Sie an einen zukünftigen Mitarbeiter senden möchten. Sie möchten, dass der Empfänger die Leerräume im Dokument ausfüllen kann, aber Sie wollen sicherstellen, dass keine der Informationen im NDA verändert oder auf andere Weise manipuliert wird. In Word sind hierfür nur wenige Schritte notwendig. So geht’s:
Besorgen Sie sich zunächst das Rechtsdokument, das Sie verwenden möchten. Microsoft bietet einige grundlegende Vorlagen an, aber es gibt auch zahlreiche Webseiten, die detaillierte und umfangreiche Rechtsvorlagen kostenlos zur Verfügung stellen, welche von Anwälten erstellt wurden. In unserem Beispiel verwenden wir eine NDA, die wir über den oben genannten Link bezogen haben.
Sobald Sie Ihr Dokument geöffnet haben, ist es an der Zeit, einige Steuerelemente und Schutzmaßnahmen hinzuzufügen. Zunächst müssen Sie zum Reiter „Entwickler“ wechseln. Word zeigt diesen standardmäßig nicht im Menüband an, also ändern wir das.
Klicken Sie auf „Datei“.
Wählen Sie ganz unten im Menü „Optionen“.
Wählen Sie im linken Bereich des Optionsmenüs „Menüband anpassen“.
Aktivieren Sie rechts das Kontrollkästchen „Entwickler“, das Sie unter „Menüband anpassen“ finden, und klicken Sie dann auf „OK“.
Nun wird der Reiter „Entwickler“ zwischen den Reitern „Ansicht“ und „Hilfe“ angezeigt. Gehen Sie zum Reiter „Entwickler“.
Dort finden Sie die Gruppe „Steuerelemente“, in der Sie verschiedene Optionen zur Inhaltssteuerung für Rich- oder Nur-Text, Bilder, Kombinationsfelder, Dropdown-Listen, Datumsauswahl, Kontrollkästchen oder Bausteinsteuerelemente finden.
Wenden wir es in der Praxis an. Im Signaturabschnitt unserer NDA-Vorlage fügen wir eine Datumsauswahl und ein Rich-Text-Feld ein, damit wir das Datum unserer Vereinbarung und den gedruckten Namen eingeben können.
Setzen Sie zuerst den Cursor in den Bereich, in dem Sie eine Datumsauswahl einfügen möchten. Wir platzieren sie hier:
Wählen Sie als Nächstes im Reiter „Entwickler“ die Option „Inhaltssteuerung für die Datumsauswahl“ (das Kalendersymbol).
Nun wird ein Feld angezeigt. Klicken Sie auf den Pfeil und wählen Sie ein Datum aus dem angezeigten Kalender aus.
Als Nächstes entfernen wir die Linien neben „Von:“ und ersetzen sie durch ein Rich-Text-Feld. Nachdem die Linien gelöscht wurden, setzen Sie Ihre Einfügemarke an die gewünschte Stelle:
Klicken Sie zurück im Reiter „Entwickler“ auf die Schaltfläche „Rich Text Content Control“.
Nun erscheint Ihr Textfeld. Wiederholen Sie die Schritte für die nächste Zeile, in der ein Name stehen soll, und Sie erhalten etwas, das wie folgt aussieht:
Wie Sie sehen, haben Sie jetzt ausfüllbare Abschnitte für Text und ein Datum.
Die Verwendung dieser Funktion ist besonders praktisch für Formulare, die oft versendet werden und mehrere Abschnitte enthalten, die vom Empfänger ausgefüllt werden müssen. Nehmen Sie beispielsweise den ersten Absatz unserer NDA:
Allein dieser Absatz besteht aus sieben Teilen, die ausgefüllt werden müssen. Es ist daher sinnvoll, ihn in ein ausfüllbares Formular umzuwandeln.
In der Regel wird der Inhalt einer NDA nicht oft verändert. Ebenso wollen Sie beim Versenden eines zu unterzeichnenden Vertrags sicherstellen, dass der Inhalt nicht ohne Ihr Wissen verändert und zurückgesendet wird. Die Einschränkung der Bearbeitungsrechte für die empfangende Partei ist eine hervorragende Möglichkeit, die Integrität des Dokuments und sich selbst zu schützen.
Um ein Dokument nicht bearbeitbar zu machen, markieren Sie zuerst den gesamten Text im Dokument, indem Sie Strg+A drücken. Wenn der gesamte Text markiert ist, klicken Sie im Reiter „Entwickler“ in der Gruppe „Schützen“ auf „Bearbeitung einschränken“.
Wählen Sie im rechts angezeigten Bereich „Bearbeitung einschränken“ die Option im Abschnitt „Bearbeitungseinschränkungen“.
Klicken Sie anschließend im selben Abschnitt auf den Pfeil, um das Dropdown-Menü anzuzeigen, und wählen Sie „Formulare ausfüllen“.
Wählen Sie abschließend „Ja, Schutz erzwingen starten“.
Um Ihr Dokument zusätzlich zu schützen, werden Sie aufgefordert, ein Passwort zu erstellen. Dies ist jedoch optional. Geben Sie in diesem Fall ein Passwort ein und klicken Sie auf „OK“. Andernfalls klicken Sie einfach auf „Abbrechen“.
Das ist es. Sie haben jetzt ein ausfüllbares Dokument, das vor unbeabsichtigter (oder beabsichtigter) Bearbeitung geschützt ist. Das verwendete Beispiel ist nur einer von vielen Anwendungsfällen, in denen sich diese Funktion als nützlich erweist. Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie das nächste Mal einen Fragebogen oder ein Rechtsformular versenden möchten!