Wir haben uns eingehend mit Microsoft Teams beschäftigt. Wenn Sie eine kostenpflichtige Microsoft Teams-Lizenz nutzen, haben Sie die Möglichkeit, ein spezielles Add-On für Outlook zu installieren. Dieses Add-On ermöglicht es Ihnen, direkt aus Outlook Besprechungen in Microsoft Teams zu planen. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass Microsoft Teams nicht die einzige Webkonferenzlösung ist, die ein solches Add-On für Outlook anbietet.
WebEx Integration für Outlook
WebEx, entwickelt von Cisco, ist ein leistungsfähiges Werkzeug für Videokonferenzen. Obwohl es viele Funktionen bietet, sind seine kostenlosen Angebote auf bestimmte Länder beschränkt, was es von vielen Wettbewerbern unterscheidet, die global agieren. Dies ist ein Grund, warum WebEx in den letzten Jahren weniger Wachstum verzeichnete. Trotzdem bietet WebEx ein nützliches Add-On für Outlook an, dessen Installation wir im Folgenden erläutern.
Wichtiger Hinweis: Die Outlook-Desktop-Anwendung muss auf Ihrem Rechner installiert sein. Dieser Artikel behandelt nicht die Installation von Outlook selbst.
Installation der WebEx Produktivitätstools
Das WebEx Outlook-Add-on ist ein Bestandteil der WebEx Produktivitätstools. Um diese zu erhalten, benötigen Sie Administratorrechte für die WebEx-Administrationsseite Ihres Unternehmens.
Besuchen Sie die WebEx-Administrationsseite.
Wählen Sie entweder „Meeting Center“ oder „Training Center“ (die genauen Bezeichnungen können variieren).
Suchen Sie nach den „WebEx-Produktivitätstools“ und klicken Sie auf „Herunterladen“.
Nach dem Download, starten Sie die Installation durch Doppelklick auf die Datei.
Aktivierung der Outlook-Integration
Nach erfolgreicher Installation der WebEx-Produktivitätstools ist es erforderlich, die Outlook-Integration innerhalb dieser Tools zu aktivieren.
Öffnen Sie die WebEx-Produktivitätstools.
Navigieren Sie zu den Einstellungen der App.
Wählen Sie den Reiter „Extras“.
Aktivieren Sie die Option für „Outlook für E-Mail und Terminplanung“.
Schließen Sie Outlook und starten Sie die Anwendung neu.
Aktivierung des WebEx-Add-ons in Outlook
Das WebEx-Add-on wurde installiert, muss aber nun in Outlook aktiviert werden, bevor Sie es nutzen können.
Starten Sie Outlook auf Ihrem Computer.
Gehen Sie zu „Datei“ > „Optionen“.
Klicken Sie auf den Tab „Add-Ins“.
Im Dropdown-Menü „Verwalten“ wählen Sie „COM-Add-Ins“ aus.
Klicken Sie auf „Los…“.
Wählen Sie das WebEx-Add-on aus der Liste und bestätigen Sie mit „OK“.
Starten Sie Outlook erneut.
Es ist empfehlenswert, sowohl das WebEx-Tool als auch Outlook neu zu starten, nachdem Sie das Add-on in beiden Anwendungen aktiviert haben. Stellen Sie sicher, dass Sie in WebEx und Outlook angemeldet sind und dass das in Outlook verwendete E-Mail-Konto eine Verbindung zu WebEx herstellen kann.
Fazit
WebEx ist eine komplexe Anwendung. Sollten Sie Schwierigkeiten bei der Einrichtung des Outlook-Add-ons haben, wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator. Es könnten Einschränkungen in Ihrem WebEx-Konto oder Ihrem Outlook-Konto vorliegen, die die Anzeige des Add-ons verhindern. Das Add-on erleichtert die Planung von Besprechungen erheblich und ist besonders praktisch, wenn Sie Outlook als Ihren primären E-Mail-Client verwenden. Es ist oft bequemer, Besprechungen direkt aus Outlook zu planen, anstatt zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen.