Das Erfassen von Informationen beim Lesen erfordert kognitive Anstrengung, was auch für die Nutzung Ihres Microsoft Outlook-Kalenders gilt. Durch die farbliche Kennzeichnung von Kalendereinträgen können Sie jedoch auf einen Blick leichter unterscheiden, was Ihnen Zeit und mentale Energie spart.
Kalender dienen zwar als wertvolle Gedächtnisstützen, doch das reine Lesen kann anstrengend sein. Wenn Sie Termine farblich gestalten, können Sie thematisch verwandte Elemente schneller identifizieren und erfassen, worum es geht, ohne jeden einzelnen Eintrag lesen zu müssen.
Standardmäßig werden alle Ereignisse in Outlook in derselben Farbe angezeigt.
Durch die Verwendung von Kategorien können Sie Ihre Ereignisse jedoch kennzeichnen und alle Einträge derselben Kategorie mit derselben Farbe versehen.
So können Sie auf einen Blick erkennen, welche Ereignisse zu welcher Kategorie gehören, ohne den Titel jedes einzelnen Eintrags lesen zu müssen.
Die Verwendung von Outlook-Kategorien wurde bereits zuvor besprochen, doch hier noch einmal eine kurze Zusammenfassung: Kategorien sind im Grunde Etiketten oder Tags, die Sie auf E-Mails, Aufgaben und Ereignisse anwenden können. Jede Kategorie hat einen Namen und eine Farbe, was Ihnen ermöglicht, Elemente in Outlook nach diesen Kategorien zu sortieren, zu filtern oder zu suchen.
Wenn Sie in Outlook auf einen Kalendereintrag klicken, erscheint die Option „Kategorisieren“ im Abschnitt „Termin/Besprechung“ des Menübands. Wählen Sie „Kategorisieren“, um eine der erstellten Kategorien anzuwenden.
Um eine bestehende Kategorie hinzuzufügen oder zu bearbeiten, klicken Sie auf „Alle Kategorien“.
In der folgenden Abbildung sehen Sie die Kategorien, die für diesen Kalender erstellt wurden, inklusive ihrer jeweiligen Tastenkombinationen.
Um eine Kategorie anzuwenden, wählen Sie ein Kalenderereignis aus. Klicken Sie dann entweder auf „Kategorisieren“ und wählen Sie eine Kategorie, oder nutzen Sie die zugehörige Tastenkombination.
Bei einer großen Anzahl von Kalendereinträgen kann die Zuordnung von Kategorien etwas zeitaufwändig sein, aber glücklicherweise gibt es eine Abkürzung. Outlook ermöglicht es Ihnen, mehrere Ereignisse auszuwählen und einer Kategorie gleichzeitig zuzuweisen.
Halten Sie dazu die Strg-Taste (oder Cmd auf einem Mac) gedrückt und wählen Sie die gewünschten Ereignisse aus. Klicken Sie anschließend auf „Kategorisieren“ und wählen Sie die gewünschte Kategorie aus, oder verwenden Sie die entsprechende Tastenkombination.
Sobald Sie alle Ihre Termine kategorisiert haben, wird Ihr Kalender übersichtlicher und einfacher zu lesen.
Wenn Sie auch Ihre E-Mails und Aufgaben kategorisieren, werden die Farben mit Ihren Kalenderereignissen synchronisiert, sodass Sie relevante Elemente noch schneller finden können. Das ist besonders hilfreich, wenn Sie sich auf ein anstehendes Meeting vorbereiten müssen!