Die Vereinigung zweier Dateien desselben Typs ist in der Regel unproblematisch. Die Struktur eines Formats lässt sich ohne große Schwierigkeiten in ein anderes Format übertragen. Wenn jedoch eine PDF-Datei mit einer DOCX-Datei kombiniert wird, kann es zu unerwünschten Darstellungsproblemen kommen. Oftmals wird der Text beschnitten, die Formatierung geht verloren und man muss nachträglich überflüssige Leerzeichen sowie Zeilenumbrüche entfernen. Diese Schwierigkeiten treten bei der Zusammenführung von zwei DOCX-Dateien nicht auf.
Zusammenführen von Microsoft Word Dokumenten
Eine gängige Methode ist das Öffnen eines Microsoft Word Dokuments, das anschließende Auswählen des gesamten Inhalts mittels Strg+A, das Kopieren durch Strg+C und das Einfügen in ein anderes Dokument mithilfe von Strg+V. Dies ist zwar relativ simpel, jedoch bietet Microsoft Word eine noch komfortablere Methode für die Zusammenführung von Dokumenten.
Schritt-für-Schritt Anleitung zur Dokumentenvereinigung in Word
Um zwei oder mehrere Microsoft Word Dokumente mithilfe des integrierten Zusammenführungstools zu vereinen, gehen Sie wie folgt vor: Die Speicherorte Ihrer Dokumente auf dem lokalen Laufwerk spielen keine Rolle. Entscheidend ist, dass Sie das Dokument öffnen, in das die weiteren Dokumente integriert werden sollen. Die Dokumente, die Sie hinzufügen möchten, müssen nicht geöffnet sein.
Öffnen Sie das Microsoft Word Dokument, zu dem Sie weitere Dokumente hinzufügen möchten.
Navigieren Sie im Menüband zum Reiter „Einfügen“.
Suchen Sie die Schaltfläche „Objekt“ und klicken Sie darauf.
Wählen Sie aus dem sich öffnenden Menü die Option „Text aus Datei“ aus.
Im nun erscheinenden Dateiauswahlfenster wählen Sie das Dokument aus, das Sie integrieren möchten.
Klicken Sie auf „Einfügen“.
Der Inhalt des gewählten Dokuments wird eingefügt.
Wiederholen Sie diese Schritte für alle weiteren Dokumente, die Sie dem aktuellen Word Dokument hinzufügen möchten.
Vergleich zwischen der Zusammenführungsmethode und dem Kopieren/Einfügen
Selbstverständlich können Sie den Inhalt eines Microsoft Word Dokuments jederzeit kopieren und in ein anderes Dokument einfügen. Dies mag auf den ersten Blick als einfacher Vorgang erscheinen, insbesondere da vertraute Tastenkombinationen verwendet werden. Die Kopieren/Einfügen-Methode eignet sich jedoch primär für kleinere Dokumente. Bei größeren Dokumenten, die Bilder und Tabellen beinhalten, ist die Nutzung des Zusammenführungstools empfehlenswerter.
Das Zusammenführungswerkzeug stellt sicher, dass keine Elemente verloren gehen. Es verhindert, insbesondere bei der Zusammenfassung von Gruppenarbeiten in einer einzigen Datei, dass beispielsweise Bilder, Texte, Überschriften oder Tabellen ausgelassen werden.
Fazit
Das Dokumentenzusammenführungstool ermöglicht es Benutzern, auch andere Dateitypen zu integrieren. Es funktioniert nach dem Prinzip, dass alles kopiert wird, jedoch müssen Sie bei Dateien, die nicht vom Typ DOCX sind, möglicherweise die Textformatierung nachträglich anpassen. Wenn Probleme beim Kopieren von Text aus einer PDF-Datei auftreten, empfiehlt es sich, die Dokumentenzusammenführungsmethode zu versuchen. Microsoft Word bietet zudem ein ausgezeichnetes „Format übertragen“ Werkzeug, mit dessen Hilfe sich die Formatierung von zusammengeführten Texten einfach korrigieren lässt.