Der E-Mail-Dienst Gmail von Google erlaubt es, individualisierbare Signaturen zu nutzen, die automatisch an jede versendete E-Mail angefügt werden. Diese Signaturen können Ihren Namen, Ihre Position, Links zu sozialen Medien, Ihre Telefonnummer oder jegliche andere gewünschte Information enthalten.
Es gibt im Wesentlichen zwei Arten von Signaturen: Websignaturen, die über die Desktop-Version von Gmail versendet werden, und mobile Signaturen, die von der Gmail-App auf Ihrem Smartphone aus gesendet werden.
Eine Signatur in der Webversion von Google Mail hinzufügen
Um eine Signatur in der Gmail-Webversion einzurichten, öffnen Sie Gmail in Ihrem Browser. Klicken Sie dann rechts oben auf das Symbol für „Einstellungen“, welches als kleines Zahnrad neben Ihrem Profilbild dargestellt ist.
Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option „Alle Einstellungen anzeigen“, um die vollständigen Einstellungen zu öffnen.
Scrollen Sie auf der Einstellungsseite nach unten, bis Sie den Bereich „Signatur“ finden. Klicken Sie dort auf den Button „Neu erstellen“.
Vergeben Sie einen Namen für Ihre Signatur und klicken Sie anschließend auf „Erstellen“.
In das Textfeld rechts neben Ihrer neu erstellten Signatur können Sie nun alle gewünschten Informationen eingeben. Üblicherweise fügt man hier den Namen, die Berufsbezeichnung und gegebenenfalls die Telefonnummer oder Social-Media-Profile hinzu.
Unterhalb des Texteditors, in dem Sie Ihre Signatur erstellt haben, befindet sich der Abschnitt „Signatur-Standardeinstellungen“. Wählen Sie hier den Namen Ihrer Signatur aus, um diese als Standardsignatur für neue E-Mails festzulegen.
Wählen Sie im Feld daneben erneut Ihre Signatur, um sie auch als Standard für Antworten und weitergeleitete E-Mails zu definieren.
Klicken Sie abschließend auf den Button „Änderungen speichern“, der sich unten auf der Seite befindet, um Ihre neue Signatur zu sichern.
Sie können zudem mehrere E-Mail-Signaturen erstellen und bei Bedarf zwischen diesen wechseln.
Hinzufügen einer mobilen Signatur
Es ist auch möglich, spezifische Signaturen für mobile Geräte zu erstellen. Diese mobilen Signaturen überschreiben die zuvor erstellten Desktop-Signaturen. Das bedeutet, wenn Sie eine E-Mail von einem mobilen Gerät versenden, wird automatisch die mobile Signatur verwendet und die Desktop-Signatur ignoriert.
Sie können diese Signaturen für verschiedene Zwecke verwenden, aber es ist üblich, eine Signatur zu erstellen, die den Empfänger darüber informiert, dass Sie von einem mobilen Gerät aus antworten. Dies kann hilfreich sein, damit der Empfänger weiß, dass Sie möglicherweise etwas langsamer reagieren oder dass Tippfehler aufgrund der Autokorrektur auftreten könnten.
Natürlich können Sie auch einfach entscheiden, Ihre Desktop-Signatur auf all Ihren Geräten zu nutzen. Die Einrichtung einer separaten mobilen Signatur ist nicht zwingend erforderlich.
Um eine mobile Signatur zu erstellen, öffnen Sie die Google Mail-App auf Ihrem mobilen Endgerät – sei es ein iPhone, ein iPad oder ein Android-Smartphone.
Tippen Sie auf das Hamburger-Menü (drei horizontale Linien) oben links.
Wählen Sie in der Seitenleiste die Option „Einstellungen“.
Tippen Sie auf Ihr Profilbild oder Ihre E-Mail-Adresse, um das Menü mit den Signatureinstellungen zu öffnen.
Nutzer von iPhone oder iPad tippen nun auf „Signatureinstellungen“. Android-Nutzer wählen stattdessen „Signatur“.
Falls Sie ein iPhone oder iPad verwenden, aktivieren Sie den Schalter neben „Mobile Signatur“, um eine separate mobile Signatur einzurichten.
Fügen Sie den gewünschten Text hinzu und schließen Sie die Gmail-App, um Ihre neue mobile Signatur zu speichern.
Sie haben nun eine individuelle mobile Signatur, die ausschließlich beim Versenden von E-Mails über Ihr Mobilgerät verwendet wird. Ihre Desktop-Signatur bleibt erhalten, wird jedoch auf Ihrem Smartphone oder Tablet nicht automatisch genutzt. Stattdessen wird standardmäßig die mobile Signatur verwendet.