So fügen Sie ein freigegebenes Postfach in Outlook hinzu (und warum es nützlich ist)

Geteilte Postfächer in Outlook: Eine umfassende Anleitung

In der heutigen digitalisierten Arbeitsumgebung ist eine effiziente E-Mail-Verwaltung für den Erfolg eines Teams unerlässlich. Ein geteiltes Postfach in Exchange Online stellt eine zentrale Lösung dar, die es Teams ermöglicht, E-Mails über eine gemeinsame Adresse zu empfangen und zu versenden. Dies fördert nicht nur die interne Kommunikation, sondern stellt auch sicher, dass wichtige Nachrichten nicht übersehen werden und von mehreren Teammitgliedern gleichzeitig bearbeitet werden können. In diesem Artikel werden wir die wichtigsten Aspekte geteilter Postfächer beleuchten, inklusive ihrer Vorteile, der notwendigen Voraussetzungen für die Einrichtung und einer detaillierten Anleitung, wie man sie in Outlook auf verschiedenen Plattformen integriert.

Wesentliche Punkte

• Ein geteiltes Exchange Online Postfach dient als zentraler E-Mail-Hub für Teams, um Nachrichten über eine gemeinsame Adresse zu empfangen und zu versenden.
• Die Integration eines geteilten Postfachs in Outlook ist auf verschiedenen Plattformen möglich, einschließlich Windows, macOS und dem Web.
• Der Microsoft 365-Administrator muss Ihnen Zugriffsrechte gewähren, bevor Sie ein geteiltes Postfach zu Ihrem Outlook-Konto hinzufügen können.

Wenn Sie Zugriff auf ein geteiltes Postfach in Ihrem Unternehmen haben, müssen Sie es zu Ihrem Outlook-Client hinzufügen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie dies unter macOS, Windows 11 und im Web realisieren können.

Was ist ein geteiltes Postfach und welche Vorteile bietet es?

Ein geteiltes Postfach, vergleichbar mit einem gemeinschaftlichen E-Mail-Konto, ist eine E-Mail-Adresse, auf die autorisierte Benutzer über ihren Outlook-Client (Desktop und Web) zugreifen können. Wenn eine Person auf eine Nachricht antwortet, die an das geteilte Postfach gesendet wurde, wird die Antwort von dieser gemeinsamen Adresse und nicht vom individuellen Benutzer versendet.

Es gibt diverse Gründe, die für die Nutzung eines geteilten Postfachs sprechen. Erstens kann es als zentrale Anlaufstelle für alle E-Mails dienen, die an eine bestimmte Adresse gesendet werden. Organisationen mit verschiedenen Abteilungen (z.B. Personal, Support, Finanzen und IT) können für jede Abteilung ein eigenes geteiltes Postfach einrichten.

Darüber hinaus ist es möglich, ein reguläres Postfach temporär in ein geteiltes Postfach umzuwandeln, um Lizenzkosten zu sparen. Zudem kann ein geteiltes Postfach als No-Reply-E-Mail-Konto oder für einen gemeinsamen Teamkalender im klassischen Outlook-Client verwendet werden.

Es gibt jedoch auch Einschränkungen. Standardmäßig hat jedes geteilte Postfach eine Speicherkapazität von 50 GB. Wenn diese Grenze überschritten wird, ist eine zusätzliche Lizenz erforderlich, um den Speicher zu erweitern. Obwohl ein geteiltes Postfach von bis zu 25 Benutzern gleichzeitig verwendet werden kann, kann es bei zu vielen gleichzeitigen Zugriffen zu Problemen kommen.

So integrieren Sie ein geteiltes Postfach in Outlook unter Windows

Bevor Sie ein geteiltes Postfach in Outlook einbinden können, muss der Office 365-Administrator die entsprechenden Berechtigungen für Ihr Konto festlegen. Sobald dies geschehen ist, wird das geteilte Postfach beim nächsten Öffnen von Outlook in Ihrem Konto angezeigt.

Sollte es nicht angezeigt werden, können Sie es manuell hinzufügen:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in Outlook auf Ihren Kontonamen und wählen Sie „Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen“.

Geben Sie im Dialogfenster „Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen“ die Adresse des geteilten Postfachs ein und klicken Sie auf „Hinzufügen“.

Nach kurzer Zeit sollte das geteilte Postfach unter Ihrem E-Mail-Konto erscheinen. Falls eine Fehlermeldung bezüglich der Berechtigungen angezeigt wird, kontaktieren Sie Ihren Office 365-Administrator, um sicherzustellen, dass Sie die notwendigen Zugriffsrechte haben.

Wenn das geteilte Postfach nicht sofort sichtbar ist, klicken Sie auf „Mit mir geteilt“, um es anzuzeigen. Dies ist die Standardansicht im neuen Outlook-Client. Es gibt leider keine Möglichkeit, es aus dem Ordner „Mit mir geteilt“ zu entfernen und wie ein eigenständiges Konto anzeigen zu lassen, wie es im klassischen Outlook-Client der Fall ist.

Um E-Mails im Namen des geteilten Postfachs zu senden oder als diese zu agieren, klicken Sie auf „Neue E-Mail“. Klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü „Von“ und wählen Sie die Adresse des geteilten Postfachs aus. Verfassen Sie Ihre E-Mail und klicken Sie auf „Senden“.

Ein geteiltes Postfach im klassischen Outlook hinzufügen

Wenn Sie den klassischen Outlook-Client verwenden, können Sie ein geteiltes Postfach wie folgt hinzufügen:

Öffnen Sie den klassischen Outlook-Client, klicken Sie auf „Datei“, dann auf „Kontoeinstellungen“ und erneut auf „Kontoeinstellungen“.

Wählen Sie im Dialogfenster „Kontoeinstellungen“ Ihr geschäftliches E-Mail-Konto aus und klicken Sie auf „Ändern“.

Wählen Sie „Weitere Einstellungen“ > „Erweitert“ > „Hinzufügen“.

Geben Sie die E-Mail-Adresse des geteilten Postfachs ein und klicken Sie auf „OK“.

Klicken Sie auf „Übernehmen“ und „OK“, um die Änderungen zu speichern.

Wählen Sie „Weiter“ > „Fertigstellen“ > „Schließen“.

Wenn die Option „Hinzufügen“ ausgegraut ist, haben Sie wahrscheinlich mehrere Exchange-Konten im selben Outlook-Profil eingerichtet. Um dies zu beheben, erstellen Sie ein neues Profil und fügen Sie nur das Konto hinzu, das mit dem geteilten Postfach verknüpft ist. Danach sollte die Option „Hinzufügen“ wieder verfügbar sein.

So erstellen Sie ein neues Outlook-Profil:

Gehen Sie zu „Datei“ > „Kontoeinstellungen“ > „Profile verwalten“.

Im Dialogfenster „Mail Setup“ klicken Sie auf „Profile anzeigen“.

Klicken Sie im Reiter „Allgemein“ auf „Hinzufügen“, geben Sie einen Namen für das neue Profil ein und klicken Sie auf „OK“.

Geben Sie die Kontodaten ein, die mit dem geteilten Postfach verknüpft sind, das Sie hinzufügen möchten. Geben Sie also Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein und klicken Sie auf „Weiter“. Befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm, um das Konto hinzuzufügen.

Klicken Sie im Dialogfenster „Mail“ auf „OK“, um die Änderungen zu speichern.

Nachdem das neue Profil erstellt wurde, wiederholen Sie die Schritte, um ein geteiltes Postfach hinzuzufügen. Um Ihr Outlook-Profil zu wechseln, gehen Sie zu „Datei“ > „Kontoeinstellungen“ > „Profil ändern“ und klicken Sie auf „OK“, um Outlook zu schließen. Starten Sie Outlook neu, wählen Sie Ihr bevorzugtes Profil aus und klicken Sie auf „OK“.

So fügen Sie ein geteiltes Postfach in Outlook auf macOS hinzu

Die Integration eines geteilten Postfachs in Ihren Outlook-Client auf macOS ist ein einfacher Prozess. So gehen Sie vor:

Öffnen Sie den Outlook-Client, klicken Sie auf das Menü „Extras“ und wählen Sie „Konten“.

Wählen Sie das Konto aus, das auf das geteilte Postfach zugreifen kann. Wählen Sie dann „Delegation und Freigabe“.

Öffnen Sie den Reiter „Mit mir geteilt“.

Klicken Sie auf das + Symbol, um ein geteiltes oder delegiertes Postfach hinzuzufügen.

Geben Sie die E-Mail-Adresse des geteilten Postfachs ein und wählen Sie es aus den Suchergebnissen aus.

Klicken Sie auf „Hinzufügen“. Outlook überprüft die erforderlichen Berechtigungen und fügt das geteilte Postfach hinzu. Nach Abschluss klicken Sie auf „Fertig“.

Das neue geteilte Postfach wird als separates Konto unter Ihrem bestehenden Outlook-Konto angezeigt.

Ein geteiltes Postfach zum alten Outlook für Mac hinzufügen

Das Hinzufügen eines geteilten Postfachs zum älteren Outlook für Mac erfolgt etwas anders. So gehen Sie vor:

Öffnen Sie im älteren Outlook-Client das Menü „Extras“ und wählen Sie „Konten“.

Klicken Sie auf „Erweitert“ und öffnen Sie dann die Registerkarte „Delegierte“.

Klicken Sie auf die Schaltfläche + (Hinzufügen).

Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse des geteilten Postfachs ein und wählen Sie es aus.

Klicken Sie auf „Hinzufügen“ und dann auf „OK“, um die Änderungen zu speichern.

So fügen Sie ein geteiltes Postfach in Outlook im Web hinzu

Wenn Sie Microsoft Outlook Online verwenden, führen Sie folgende Schritte aus, um ein geteiltes Postfach zu integrieren:

Melden Sie sich bei Outlook im Web an.

Klicken Sie im linken Bereich mit der rechten Maustaste auf „Ordner“ und wählen Sie „Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen“.

Geben Sie im Popup-Dialog die E-Mail-Adresse des geteilten Postfachs ein und wählen Sie es aus. Klicken Sie dann auf „Hinzufügen“.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass geteilte Postfächer in Outlook eine essenzielle Funktion für Teams darstellen, um die E-Mail-Kommunikation zu optimieren und effizienter zu gestalten. Indem Sie lernen, wie Sie ein geteiltes Postfach hinzufügen und verwenden können, steigern Sie die Produktivität und stellen sicher, dass alle Teammitglieder auf wichtige Informationen zugreifen können. Diese Anleitung bietet Ihnen alles, was Sie wissen müssen, um erfolgreich mit geteilten Postfächern in Outlook zu arbeiten.