Eine sorgfältige Dokumentation ist essenziell, kann aber auch eine Herausforderung darstellen. Egal, ob es sich um ein detailliertes Spezifikationsdokument oder ein kollaboratives Gruppenprojekt handelt, Änderungen sind unvermeidlich und können schnell überwältigend werden. Die manuelle Aktualisierung von Dokumenten ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Daher ist es ratsam, so viele Prozesse wie möglich zu automatisieren. Ein typisches Beispiel hierfür sind Bilder in Dokumenten. In Programmen wie MS Word ist es möglich, Bilder einzufügen, die sich automatisch aktualisieren. Dafür muss das Bild jedoch online gehostet werden, und die Empfänger des Dokuments benötigen eine Internetverbindung, um die aktuellsten Bilder sehen zu können.
Auswahl eines geeigneten Bild-Hosting-Dienstes
Der Schlüssel zur automatischen Aktualisierung von Bildern in MS Word liegt darin, das Bild an einem Ort zu hosten, an dem es aktualisiert werden kann, ohne dass sich der Link ändert. Dropbox ist hierfür eine ausgezeichnete Wahl, da Dateien in der Dropbox aktualisiert werden können, ohne dass der Link dadurch ungültig wird. Diese Funktion macht Dropbox ideal für unsere Zwecke.
Direkter Link zum Bild
Um ein Bild in MS Word automatisch zu aktualisieren, muss es über eine URL eingefügt werden. Hierbei gibt es eine kleine Hürde zu überwinden: Dropbox stellt keinen direkten Link zu einer Datei bereit, was für die automatische Aktualisierung in MS Word erforderlich ist.
Die Lösung ist jedoch einfach: Kopieren Sie den von Dropbox bereitgestellten Link und ersetzen Sie „www.dropbox.com“ durch „dl.dropboxusercontent.com“.
Ein Beispiel:
Aus diesem Link:
www.dropbox.com/s/guoyupf4u0iic6f/Image-1.jpg?dl=0
wird:
dl.dropboxusercontent.com/s/guoyupf4u0iic6f/Image-1.jpg?dl=0
Bilder in MS Word einfügen
Öffnen Sie das gewünschte Dokument. Navigieren Sie zum Reiter „Einfügen“ und wählen Sie im Dropdown-Menü „Schnellbausteine“ die Option „Feld“ aus.
Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem alle verfügbaren Felder angezeigt werden. Suchen Sie das Feld „InsertPicture“ und wählen Sie es aus. Fügen Sie in den Feld-Eigenschaften den direkten Link zu Ihrem Bild ein. Aktivieren Sie unter „Feldoptionen“ die Optionen „Datum nicht im Dokument speichern“ sowie „Größe horizontal von Quelle ändern“ und „Größe vertikal von Quelle ändern“.
Klicken Sie auf „OK“, und das Bild wird in Ihr Dokument eingefügt.
Bilder im Dokument aktualisieren
Sobald ein Bild mit automatischer Aktualisierung in MS Word eingebettet wurde, muss es unter Umständen aktualisiert werden. Dies geschieht nicht direkt im Dokument, sondern durch das Ersetzen des Bildes unter der angegebenen URL. Wenn Sie also das Bild in Dropbox austauschen, wird beim nächsten Öffnen des Dokuments die neueste Version angezeigt.
Falls das Dokument auf einem System geöffnet wird, das keine Internetverbindung hat, wird das Bild jedoch nicht angezeigt.
Erläuterung der Feldoptionen
Die ausgewählten Feldoptionen haben wichtige Funktionen. Die Option „Datum nicht im Dokument speichern“ verhindert, dass MS Word das Bild dauerhaft speichert und es stattdessen bei jedem Öffnen des Dokuments neu von der URL lädt. Dies ist der entscheidende Punkt für die automatische Aktualisierung.
Die Größenanpassungsoptionen stellen sicher, dass das aktualisierte Bild korrekt in das Dokument eingepasst wird, ohne verzerrt zu wirken. Allerdings kann die Änderung der Bildgröße auch den Textfluss beeinflussen, insbesondere bei Inline-Bildern.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass diese Methode eine effiziente Möglichkeit darstellt, Bilder in Dokumenten automatisch zu aktualisieren und die manuelle Bearbeitung zu minimieren.