Es ist durchaus üblich, Microsoft Excel zur übersichtlichen Gestaltung von Mailinglisten zu verwenden. Für das Drucken von Adressetiketten müssen Sie diese jedoch über die Serienbrieffunktion in Word aus Ihrer Excel-Liste generieren. Hier wird erklärt, wie das funktioniert.
Schritt 1: Vorbereitung Ihrer Mailingliste
Wenn Sie Ihre Mailingliste bereits in Excel angelegt haben, können Sie diesen Schritt getrost überspringen. Sollten Sie die Liste noch nicht erstellt haben, empfehlen wir Ihnen trotz der fehlenden Adressetikettenfunktion in Excel, Excel zu nutzen, da es sich besser zur Organisation und Pflege von Daten eignet als eine Word-Tabelle.
Zunächst müssen Sie für die in jeder Spalte enthaltenen Daten eine Spaltenüberschrift erstellen. Diese Überschriften platzieren Sie in der ersten Zeile jeder Spalte.
Welche Kopfzeilen Sie einfügen, hängt von den Informationen ab, die Sie auf den Adressetiketten verwenden möchten. Titel sind immer eine nette Ergänzung, aber es ist wichtig, dass Sie den korrekten Titel einer Person kennen, bevor Sie Etiketten erstellen. Wenn Ihre Liste für Unternehmen und nicht für Einzelpersonen gilt, können Sie die Überschriften „Vorname“ und „Nachname“ auslassen und stattdessen einfach „Firmenname“ wählen. Für diese Anleitung gehen wir von einer persönlichen Mailingliste aus. Unsere Liste umfasst die folgenden Überschriften:
Vorname
Nachname
Adresse
Stadt
Bundesland
Postleitzahl
Dies sind die Standardinformationen, die sich üblicherweise auf Versandetiketten finden. Bei Bedarf können Sie später in Word auch Bilder in die Adressetiketten einfügen.
Nachdem Sie die Kopfzeilen erstellt haben, geben Sie die Daten ein. Ihre Liste sollte nach der Eingabe in etwa so aussehen:
Speichern Sie Ihre Liste und wechseln Sie zu Microsoft Word.
Schritt 2: Etiketten in Word einrichten
Öffnen Sie ein leeres Word-Dokument. Gehen Sie dann zur Registerkarte „Sendungen“ und wählen Sie „Seriendruck starten“.
Wählen Sie im angezeigten Dropdown-Menü „Etiketten“.
Das Fenster „Etikettenoptionen“ wird angezeigt. Hier können Sie die Marke und die Produktnummer Ihrer Etiketten auswählen. Klicken Sie auf „OK“, wenn Sie fertig sind.
Die Etikettenumrisse werden nun in Word angezeigt.
Hinweis: Wenn die Etikettenkonturen nicht zu sehen sind, gehen Sie zu Design > Rahmen und wählen Sie „Gitternetzlinien anzeigen“.
Schritt 3: Verbindung des Arbeitsblatts mit den Etiketten in Word
Bevor Sie die Daten aus Excel auf Ihre Etiketten in Word übertragen können, müssen Sie die beiden miteinander verbinden. Wählen Sie im Word-Dokument unter der Registerkarte „Sendungen“ die Option „Empfänger auswählen“.
Ein Dropdown-Menü wird angezeigt. Wählen Sie „Vorhandene Liste verwenden“.
Der Windows Datei-Explorer öffnet sich. Suchen und wählen Sie damit Ihre Mailinglisten-Datei aus. Klicken Sie auf „Öffnen“, wenn die Datei ausgewählt ist.
Das Fenster „Tabelle auswählen“ wird eingeblendet. Wenn Ihre Arbeitsmappe mehrere Blätter enthält, werden diese hier angezeigt. Wählen Sie das Blatt aus, das Ihre Liste enthält. Stellen Sie sicher, dass die Option „Erste Datenzeile enthält Spaltenüberschriften“ aktiviert ist, falls dies noch nicht geschehen ist, und klicken Sie dann auf „OK“.
Ihre Etiketten sind nun mit Ihrem Arbeitsblatt verbunden.
Schritt 4: Hinzufügen von Seriendruckfeldern zu den Etiketten
Jetzt ist es Zeit, Ihre Seriendruckfelder zu den Etiketten in Word hinzuzufügen. Wählen Sie das erste Etikett aus, gehen Sie zur Registerkarte „Sendungen“ und klicken Sie dann auf „Adressblock“.
Klicken Sie im sich öffnenden Fenster „Adressblock einfügen“ auf die Schaltfläche „Felder zuordnen“.
Das Fenster „Felder zuordnen“ wird geöffnet. Stellen Sie in der Gruppe „Erforderlich für Adressblock“ sicher, dass jede Einstellung mit der Spalte in Ihrem Arbeitsblatt übereinstimmt. Beispielsweise sollte „Vorname“ mit „Vorname“ übereinstimmen usw. Wenn Sie sich vergewissert haben, dass alles richtig eingestellt ist, klicken Sie auf „OK“.
Zurück im Fenster „Adressblock einfügen“ überprüfen Sie die Vorschau, um sicherzustellen, dass alles gut aussieht, und klicken Sie dann auf „OK“.
«Adressblock» erscheint nun in Ihrem ersten Etikett.
Wechseln Sie wieder zur Registerkarte „Sendungen“ und klicken Sie dann auf „Etiketten aktualisieren“.
Nach der Auswahl sollte «Adressblock» in jedem Etikett erscheinen.
Jetzt können Sie den Seriendruck ausführen.
Schritt 5: Ausführen des Seriendrucks
Nun wird es spannend. Klicken Sie auf der Registerkarte „Sendungen“ auf „Fertig stellen und zusammenführen“.
Wählen Sie im sich öffnenden Dropdown-Menü „Einzelne Dokumente bearbeiten“.
Das Fenster „Merge to New Document“ wird angezeigt. Wählen Sie „Alle“ und klicken Sie dann auf „OK“.
Ihre Liste aus Excel wird nun mit den Etiketten in Word zusammengeführt.
Jetzt müssen Sie die Etiketten nur noch ausdrucken und Ihre Post versenden!