Microsoft hat in den vergangenen Jahren stetig neue Funktionen zu seiner Office-Suite hinzugefügt. Ein besonders nützliches Werkzeug ist dabei Microsoft Forms, mit dem Sie auf einfache Weise Umfragen, Quizze oder Fragebögen erstellen können. In diesem Artikel erfahren Sie, wie es funktioniert.
Forms ist ein webbasiertes Tool, das Sie kostenlos nutzen können. Um es zu verwenden, benötigen Sie jedoch ein kostenloses Microsoft-Konto. Die gesammelten Daten können Sie anschließend in Excel exportieren, ebenfalls kostenlos online verfügbar, wo Sie die Antworten analysieren, filtern und auswerten können. Wenn Sie Forms noch nicht verwendet haben, besuchen Sie die Forms-Webseite und klicken Sie entweder auf den großen grünen Button „Erste Schritte“ oder auf „Anmelden“ in der oberen rechten Ecke. Melden Sie sich mit Ihrem bestehenden Microsoft-Konto an oder erstellen Sie ein neues.
Nach der Anmeldung sehen Sie eine Willkommensseite, falls Sie noch kein Formular erstellt haben. Diese können Sie schließen.
Ein Formular erstellen
Die Benutzeroberfläche von Forms ist intuitiv gestaltet, aber es gibt einige Funktionen, die etwas versteckt sind. Wir beginnen mit einem einfachen Fragebogen. Klicken Sie auf „Neues Formular“, um loszulegen.
Es öffnet sich ein leeres Formular. Klicken Sie auf „Unbenanntes Formular“ und geben Sie Ihrem Fragebogen einen passenden Namen.
Nachdem Sie den Titel eingegeben haben, können Sie optional ein Bild und eine Beschreibung hinzufügen. Wir widmen uns aber direkt den Fragen und klicken auf „Frage hinzufügen“, um zu beginnen.
Bei der Auswahl einer Frage können Sie zwischen verschiedenen Fragetypen wählen: Multiple-Choice, Text, Bewertung oder Datum/Uhrzeit. Wenn Sie auf die drei Punkte am Ende klicken, stehen Ihnen zusätzliche Optionen zur Verfügung, wie z. B. Ranking, Likert-Skala oder Net Promoter Score.
Wir starten mit einer Multiple-Choice-Frage. Klicken Sie auf „Auswahl“, um eine neue Multiple-Choice-Frage zu erstellen.
Fügen Sie die Frage und die gewünschten Antwortoptionen hinzu. Wir verwenden die zwei Standardoptionen und setzen die Frage als „erforderlich“, sodass die Befragten eine Antwort geben müssen. In Forms werden Ihre Daten automatisch gespeichert. Wenn Sie möchten, dass die Befragten mehrere Antworten auswählen können, aktivieren Sie die Option „Mehrere Antworten“.
Sobald Sie fertig sind, können Sie von der Frage wegklicken, um zu sehen, wie sie für die Befragten aussieht. (Beachten Sie den roten Stern, der anzeigt, dass die Frage obligatorisch ist.)
Klicken Sie auf „Frage hinzufügen“, um weitere Fragen zu erstellen. Wenn Sie alle Fragen hinzugefügt haben, klicken Sie im Menü oben rechts auf „Vorschau“, um den gesamten Fragebogen so anzuzeigen, wie ihn Ihre Benutzer sehen werden. Füllen Sie den Fragebogen selbst aus, um seine Funktion zu testen.
Um das Design des Fragebogens anzupassen, klicken Sie auf die Option „Thema“ und wählen Sie eine Hintergrundfarbe oder ein Hintergrundbild. Sie können auch ein benutzerdefiniertes Bild hochladen, indem Sie auf die Schaltfläche „Bild hochladen“ unten rechts klicken.
Bevor Sie Ihr Formular freigeben, sollten Sie die zusätzlichen Einstellungen prüfen. Klicken Sie dazu auf die drei Punkte oben rechts und dann auf „Einstellungen“.
Die einzige standardmäßig aktivierte Option ist „Antworten akzeptieren“. Das bedeutet, dass Personen den Fragebogen ausfüllen können, sobald Sie ihn freigeben.
Sie können ein Start- und Enddatum für die Befragung festlegen, die Reihenfolge der Fragen für jeden Teilnehmer zufällig mischen lassen, E-Mail-Benachrichtigungen bei neuen Antworten erhalten und die Dankesnachricht nach dem Ausfüllen des Fragebogens anpassen. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor und geben Sie Ihren Fragebogen dann frei.
Klicken Sie dazu auf „Teilen“ oben rechts auf der Seite. Sie haben vier Möglichkeiten:
- Einen Link, den Sie kopieren können (Standardoption)
- Einen QR-Code, den Sie als .png-Datei herunterladen können
- Ein HTML-Tag zum Einbetten in eine Webseite
- Eine E-Mail mit dem Link
Wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, das Office 365 nutzt, haben Sie möglicherweise zusätzliche Optionen, um den Fragebogen auf Mitarbeiter in Ihrer Organisation zu beschränken. Wählen Sie die passende Option und teilen Sie Ihren Fragebogen!
Antworten anzeigen
Sobald die ersten Personen Ihren Fragebogen ausfüllen, möchten Sie sich die Antworten ansehen. Melden Sie sich wieder bei Forms an. Ihr Fragebogen wird auf der Startseite angezeigt.
Klicken Sie darauf und dann auf die Registerkarte „Antworten“.
Sie können die einzelnen Antworten anzeigen, indem Sie auf „Ergebnisse anzeigen“ klicken oder alle Antworten nach Excel exportieren.
Wenn Sie eine Zusammenfassung anzeigen oder vorhandene Antworten löschen möchten, klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie die entsprechende Option aus dem Menü.
Dies sind die grundlegenden Schritte zum Erstellen eines Fragebogens in Microsoft Forms. Es gibt weitere Funktionen zur Erstellung von Quizzen und zum Verzweigen von Fragen (je nach Antwort des Befragten), wenn Sie mehr erfahren möchten. Für die meisten Anwender wird diese Einführung jedoch alles abdecken, was sie benötigen.