In unserer technologiegetriebenen Welt existieren zahlreiche Anwendungen für die Erstellung von Checklisten. Doch ist es wirklich notwendig, eine weitere App zu installieren? Wenn Sie bereits Tabellenkalkulationen nutzen, können Sie eine Checkliste unkompliziert in Microsoft Excel anfertigen. Excel ist nicht nur ein leistungsstarkes Tabellenkalkulationsprogramm, sondern bietet auch die Flexibilität, Checklisten zu gestalten, die sich nahtlos in Ihre aktuellen Projekte integrieren lassen. Selbst wenn Sie Excel nicht primär für einfache To-Do-Listen verwenden möchten, ist eine Checkliste eine ausgezeichnete Methode, um den Überblick über Aufgaben zu behalten, die Sie direkt in Ihrer Tabelle bearbeiten müssen. Diese Anleitung führt Sie durch den Prozess, eine anpassbare und effiziente Checkliste in Excel zu erstellen, die Ihre Produktivität steigert und Ihnen hilft, alles im Auge zu behalten.
Checkliste in Excel erstellen
Dank der neuesten Updates können Sie in Excel mühelos Kontrollkästchen einfügen, ohne die Entwicklerregisterkarte aktivieren zu müssen. Wenn Sie jedoch mit einer älteren Excel-Version arbeiten oder keinen Zugriff auf die aktuellen Updates haben, bietet die hier beschriebene traditionelle Methode dennoch eine zuverlässige Möglichkeit, Kontrollkästchen hinzuzufügen und Ihre Tabelle anzupassen.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie eine Excel-Checkliste mit anklickbaren Kontrollkästchen erstellen, die es Ihnen ermöglichen, auf einen Blick den Fortschritt Ihrer Aufgaben zu verfolgen.
Hier ist eine kurze Übersicht der Schritte: Sie müssen die Entwicklerregisterkarte aktivieren, Ihre Liste eingeben und anschließend Kontrollkästchen hinzufügen, optional ergänzt durch fortgeschrittene Formatierungen, um Ihrem Dokument den letzten Schliff zu geben.
1. Entwicklerregisterkarte aktivieren
Für die Erstellung einer Checkliste müssen Sie die Entwicklerregisterkarte in der Menüleiste aktivieren. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Menüleiste und wählen Sie „Menüband anpassen“.
Im Abschnitt „Hauptregisterkarten“ auf der rechten Seite des Dialogfelds „Excel-Optionen“ aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Entwickler“ und bestätigen mit „OK“.
2. Checklisten-Elemente in die Tabelle eingeben
Geben Sie Ihre Aufgabenliste ein, wobei jedes Element in eine eigene Zelle gehört. In unserem Beispiel haben wir eine Zelle für die Gesamtanzahl der Elemente und eine weitere für die Anzahl der erledigten Elemente, also wie viele Punkte auf unserer Liste abgehakt wurden.
Wenn nicht alle Elemente abgehakt sind, erscheint in der Zelle „Bin ich bereit?“ der Text „NEIN“ in roter Farbe.
Sobald Sie alle Elemente abgehakt haben, wechselt die Zelle „Bin ich bereit?“ zu einer grünen Farbe und zeigt „JA“ an.
Gehen Sie zur Entwicklerregisterkarte. Klicken Sie im Bereich „Steuerelemente“ auf „Einfügen“ und wählen Sie das Kontrollkästchen (Formularsteuerung).
3. Kontrollkästchen hinzufügen
Wählen Sie die Zelle aus, in die Sie das Kontrollkästchen einfügen möchten. Sie werden feststellen, dass neben dem Kontrollkästchen Text steht. Wir benötigen nur das Kontrollkästchen, nicht den Text. Markieren Sie den Text neben dem Kontrollkästchen und löschen Sie ihn, während das Kontrollkästchen ausgewählt ist.
Das Kontrollkästchen wird nicht automatisch neu skaliert, nachdem Sie den Text gelöscht haben. Wenn Sie es anpassen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle, um das Kontrollkästchen auszuwählen, und klicken Sie dann mit der linken Maustaste darauf (damit das Kontextmenü verschwindet). Es wird mit Kreisen an den Ecken ausgewählt (wie oben gezeigt).
Ziehen Sie einen der Kreise an der rechten Seite zum Kontrollkästchen, um die Umrandung an die Größe des Kontrollkästchens anzupassen. Anschließend können Sie das Kontrollkästchen mit dem Vier-Wege-Cursor in die Mitte der Zelle verschieben.
Wir möchten dieses Kontrollkästchen in die restlichen Elemente unserer To-Do-Liste kopieren.
Um die Zelle mit dem Kontrollkästchen auszuwählen, wählen Sie eine beliebige Zelle ohne Kontrollkästchen um sie herum aus. Verwenden Sie dann eine der Pfeiltasten auf Ihrer Tastatur, um zur Zelle mit dem Kontrollkästchen zu gelangen.
Um das Kontrollkästchen in die anderen Zellen zu kopieren, bewegen Sie den Cursor über die untere rechte Ecke der ausgewählten Zelle mit dem Kontrollkästchen, bis er zu einem Pluszeichen wird. Achten Sie darauf, dass der Cursor keine Hand zeigt, da dies das Kästchen abhaken würde.
Ziehen Sie das Pluszeichen über die Zellen, in die Sie das Kontrollkästchen kopieren möchten, und lassen Sie die Maustaste los. Das Kontrollkästchen wird in all diese Zellen kopiert.
Erweiterte Checklisten-Formatierung
Je nachdem, wie Sie Ihre Checkliste verwenden möchten, können Sie zusätzliche Formatierungselemente hinzufügen, um Ihre Liste zu validieren und ihren Status anzuzeigen.
Wahr/Falsch-Spalte erstellen
Für diesen Schritt müssen wir die Spalte rechts neben den Kontrollkästchen verwenden, um die WAHREN und FALSCHEN Werte für die Kontrollkästchen zu speichern. Dies ermöglicht uns, diese Werte zu nutzen, um zu überprüfen, ob alle Kästchen abgehakt sind.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das erste Kontrollkästchen (nicht die Zelle mit dem Kontrollkästchen) und wählen Sie „Steuerelement formatieren“.
Fügen Sie im Tab „Steuerung“ im Dialogfeld „Objekt formatieren“ die Zellenauswahl rechts neben dem Feld „Zellverknüpfung“ hinzu.
Wählen Sie die Zelle rechts neben der Zelle mit dem Kontrollkästchen aus. Eine absolute Referenz zur ausgewählten Zelle wird in das Feld „Zellverknüpfung“ in der kompakten Version des Dialogfelds „Steuerelement formatieren“ eingefügt.
Klicken Sie erneut auf die Zellenauswahl, um das Dialogfeld zu erweitern. Klicken Sie abschließend auf „OK“, um das Fenster zu schließen.
Wiederholen Sie diesen Vorgang für jedes Kontrollkästchen in Ihrer Liste.
Gesamtzahl der Elemente eingeben und abgehakte Elemente berechnen
Geben Sie als Nächstes die Gesamtzahl der Kontrollkästchen in Ihrer Liste in die Zelle rechts neben der Zelle mit „Gesamtanzahl der Elemente“ ein.
Verwenden wir nun eine spezielle Funktion, die berechnet, wie viele Kontrollkästchen abgehakt wurden.
Geben Sie den folgenden Text in die Zelle rechts neben der Zelle mit der Bezeichnung „Eingepackte Elemente“ (oder wie auch immer Sie sie genannt haben) ein und drücken Sie „Enter“.
=COUNTIF(C2:C9;WAHR)
Dies zählt die Anzahl der Zellen in der Spalte C (von Zelle C2 bis C9), die den Wert WAHR haben.
In Ihrem Tabellenblatt können Sie „C2:C9“ durch den entsprechenden Spaltenbuchstaben und die Zeilennummern ersetzen, die zu der Spalte rechts neben Ihren Kontrollkästchen gehören.
Wahr/Falsch-Spalte ausblenden
Wir müssen die Spalte mit den WAHR- und FALSCH-Werten nicht anzeigen, also blenden wir sie aus. Klicken Sie zuerst auf die Spaltenüberschrift, um die gesamte Spalte auszuwählen. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift und wählen Sie „Ausblenden“.
Die benannten Spaltenüberschriften überspringen nun C, aber eine doppelte Linie zeigt eine versteckte Spalte an.
Überprüfen, ob alle Kontrollkästchen abgehakt sind
Wir verwenden die WENN-Funktion für „Bin ich bereit?“ (oder wie auch immer Sie es nennen), um zu prüfen, ob alle Kontrollkästchen abgehakt sind. Wählen Sie die Zelle rechts neben „Bin ich bereit?“ und geben Sie den folgenden Text ein.
=WENN(B11=B12;"JA";"NEIN")
Das bedeutet, dass, wenn die Zahl in Zelle B11 gleich der Anzahl der abgehakten Kontrollkästchen in B12 ist, automatisch „JA“ in die Zelle eingegeben wird. Andernfalls wird „NEIN“ eingegeben.
Bedingte Formatierung anwenden
Sie können die Zelle auch farblich kennzeichnen, je nachdem, ob die Werte in den Zellen B11 und B12 gleich sind oder nicht. Dies wird als bedingte Formatierung bezeichnet.
Lassen Sie uns sehen, wie wir die Zelle rot färben können, wenn nicht alle Kontrollkästchen abgehakt sind, und grün, wenn sie es sind. Lesen Sie unseren Artikel zur bedingten Formatierung, um Informationen zum Erstellen von Regeln zu erhalten.
Wählen Sie die Zelle neben „Bin ich bereit?“ aus. Es ist B14 in diesem Beispiel-Tabellenblatt.
Erstellen Sie eine Regel für diese Zelle im Dialogfeld „Regeln für die bedingte Formatierung“. Gehen Sie zu Start > Bedingte Formatierung > Neue Regel. Wählen Sie dann die Regel „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“.
Geben Sie den folgenden Text in das Feld „Werte formatieren, wenn diese Formel wahr ist“ ein.
Ersetzen Sie B11 und B12 durch die Zellbezüge für Ihre Gesamt- und Eingepackten Elemente (oder wie auch immer Sie diese Zellen genannt haben), falls diese nicht gleich sind. (Lesen Sie unseren Leitfaden zum Excel-Namenfeld, wenn Sie weitere Informationen benötigen.)
=$B11=$B12
Klicken Sie dann auf „Formatieren“ und wählen Sie eine rote Füllfarbe aus und klicken Sie auf „OK“.
Erstellen Sie eine weitere neue Regel desselben Typs, aber geben Sie den folgenden Text in das Feld „Werte formatieren, wenn diese Formel wahr ist“ ein. Ersetzen Sie auch hier die Zellbezüge, um sie Ihrer Checkliste anzupassen.
=$B11=$B12
Klicken Sie dann auf „Formatieren“ und wählen Sie eine grüne Füllfarbe aus und klicken Sie auf „OK“.
Geben Sie im Dialogfeld „Regeln für die bedingte Formatierung“ im Feld „Gilt für“ eine absolute Referenz für die Zelle ein, die Sie grün oder rot einfärben möchten.
Geben Sie für beide Regeln denselben Zellbezug ein. In unserem Beispiel haben wir =$B$14 eingegeben.
Klicken Sie auf „OK“.
Die Zelle „Bin ich bereit?“ in der Spalte B wird grün und zeigt „JA“ an, wenn alle Kontrollkästchen abgehakt sind. Wenn Sie ein Element abwählen, wird sie rot und zeigt „NEIN“ an.
Die Erstellung einer Checkliste in Excel ist relativ unkompliziert. Dies ist aber nur eine Art von Liste. Sie können auch Dropdown-Listen in Excel mit Ihren eigenen Elementen erstellen.
Zusammenfassung: In diesem Artikel haben wir detailliert den Prozess der Erstellung einer Checkliste in Microsoft Excel beschrieben. Ob Sie eine To-Do-Liste, eine Aufgabenliste oder eine Packliste erstellen möchten, Excel bietet viele Anpassungs- und Funktionalitätsmöglichkeiten. Mit den richtigen Schritten und Formatierungen können Sie nicht nur sicherstellen, dass Sie nichts übersehen, sondern auch Ihre Produktivität steigern. Nutzen Sie die Möglichkeiten von Excel, um Ihre Aufgaben effizient zu verwalten!