Ob Sie als Freelancer für unterschiedliche Auftraggeber tätig sind oder als Firma Ihren Kunden einen Zahlungsrahmen anbieten möchten, eine Rechnung ist unerlässlich. Eine eigene Rechnung in Excel zu erstellen, ist nicht kompliziert und ermöglicht Ihnen, schnell Zahlungen zu erhalten.
Rechnungsvorlagen nutzen
Eine einfache Rechnung mit Excel zu gestalten, ist unkompliziert. Mit wenigen Tabellen, Regeln und Angaben ist sie schnell fertig. Alternativ stellen zahlreiche Webseiten kostenlose Vorlagen bereit, die von Experten erstellt wurden. Diese können Sie als Basis oder Inspiration für eigene Vorlagen verwenden.
Auch Excel selbst bietet eine Sammlung von Rechnungsvorlagen an. Diese erreichen Sie über „Datei“ -> „Neu“ und geben „Rechnung“ in die Suchleiste ein.
Nach dem Bestätigen mit Enter werden Ihnen verschiedene Vorlagen zur Auswahl angezeigt.
Durchstöbern Sie die verfügbaren Designs, um eine passende Vorlage zu finden.
Eine eigene Rechnung in Excel gestalten
Um in Excel eine eigene Rechnung zu entwerfen, ist es wichtig zu wissen, welche Informationen benötigt werden. Um den Prozess zu vereinfachen, beschränken wir uns auf die wesentlichen Angaben für eine erfolgreiche Zahlung:
Angaben des Verkäufers:
Name
Adresse
Telefonnummer
Informationen des Käufers:
Firmenname
Adresse
Rechnungsdatum
Rechnungsnummer
Beschreibung des Artikels (Dienstleistung oder Produkt)
Preis pro Artikel (Produkt oder Dienstleistung)
Gesamtbetrag
Zahlungsart
Starten wir nun mit der Erstellung.
Öffnen Sie ein leeres Excel-Dokument. Zuerst entfernen wir die Gitternetzlinien für eine übersichtliche Arbeitsfläche. Gehen Sie zu „Ansicht“ und deaktivieren Sie unter „Anzeigen“ die Option „Gitternetzlinien“.
Passen wir nun die Größe einiger Zeilen und Spalten an. Dies gibt uns zusätzlichen Raum für längere Informationen, wie beispielsweise Artikelbeschreibungen. Die Größenänderung erfolgt einfach durch Klicken und Ziehen.
Standardmäßig sind Zeilen auf 20 Pixel Höhe und Spalten auf 64 Pixel Breite eingestellt. Für eine optimale Ansicht empfehlen wir folgende Einstellungen:
Zeilen:
Zeile 1: 45 Pixel
Spalten:
Spalte A: 385 Pixel
Spalte B: 175 Pixel
Spalte C: 125 Pixel
In Zeile 1 werden Ihr Name und der Begriff „Rechnung“ stehen. Um diese Angaben hervorzuheben, vergrößern wir die Schriftgröße, damit sie sofort ins Auge fallen.
Spalte A enthält die wichtigsten (und potenziell längeren) Rechnungsangaben wie Käufer- und Verkäuferdetails, Artikelbeschreibung und Zahlungsmethode. Spalte B ist für spezifische Daten der aufgeführten Posten gedacht und benötigt weniger Platz. Spalte C enthält die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, den Einzelpreis und den Gesamtbetrag. Diese Angaben sind ebenfalls kurz und benötigen daher nicht viel Raum.
Passen Sie Ihre Zeilen und Spalten entsprechend an und beginnen Sie mit der Dateneingabe!
In Spalte A, Zeile 1 tragen Sie Ihren Namen ein. Wählen Sie eine größere Schriftgröße (ca. 18pt) und fetten Sie den Text.
In Spalte B, Zeile 1 schreiben Sie „Rechnung“, damit sofort deutlich wird, um welches Dokument es sich handelt. Hier empfehlen wir eine 28pt-Schriftart in Großbuchstaben. Eine hellere Farbe kann zusätzlich für Aufmerksamkeit sorgen.
In Spalte A, den Zeilen 4, 5 und 6, tragen wir unsere Adresse und Telefonnummer ein.
In Spalte B, den Zeilen 4 und 5, schreiben wir „DATUM:“ und „RECHNUNG:“ in Fettschrift und rechtsbündig. In Spalte C, Zeilen 4 und 5, kommen das aktuelle Datum und die Rechnungsnummer.
Abschließend fügen wir in Spalte A, Zeile 8 den Text „Rechnung an:“ (fett) ein. In den Zeilen 9, 10 und 11 folgen die Angaben des Empfängers.
Als nächstes erstellen wir eine Tabelle für die Auflistung unserer Artikel, Lieferdaten und Beträge. So wird’s gemacht:
Zuerst verbinden wir die Spalten A und B in Zeile 14 zu einer einzigen Zelle. Dies dient als Überschrift für unsere Artikel (Spalte A, Zeilen 15-30) und Lieferdaten (Spalte B, Zeilen 15-30). Nachdem Sie die Zellen A14 und B14 verbunden haben, umranden Sie die Zelle. Dies können Sie unter dem Reiter „Start“ im Abschnitt „Schriftart“ tun. Hier wählen Sie das Rahmensymbol aus. Wir wählen hier „Alle Rahmenlinien“.
Wiederholen Sie das für die Zelle C14. Sie können die Zellen auch farblich gestalten, z.B. mit einem hellen Grau. Um eine Zelle farbig zu füllen, wählen Sie die Zelle aus und klicken Sie auf den Pfeil neben dem Symbol „Füllfarbe“. Unter „Schriftart“ im Reiter „Start“ wählen Sie Ihre Farbe.
In die erste Zelle schreiben Sie „BESCHREIBUNG“ mit mittiger Ausrichtung. In C14 kommt „BETRAG“ mit mittiger Ausrichtung. Machen Sie beide Einträge fett. Damit haben Sie die Tabellenüberschrift.
Wir möchten sicherstellen, dass unsere Tabelle ausreichend Zeilen für alle Artikel bietet. In diesem Beispiel verwenden wir sechzehn Zeilen. Passen Sie dies nach Bedarf an.
Gehen Sie zum Ende Ihrer Tabelle und fügen Sie den ersten beiden Zellen in der Zeile eine untere Rahmenlinie hinzu.
Markieren Sie nun die Zellen C15-29 und versehen Sie diese mit linken und rechten Rändern.
Wählen Sie jetzt Zelle C30 aus und geben Sie ihr einen linken, rechten und unteren Rand. Zum Schluss fügen wir noch den Bereich „Gesamt“ ein. Markieren Sie Zelle C31 und rahmen Sie die gesamte Zelle ein. Sie können dieser auch eine Farbe geben, um sie hervorzuheben. Beschriften Sie die Zelle daneben mit „GESAMT“.
Damit ist das Grundgerüst unserer Tabelle fertig. Jetzt folgen ein paar Regeln und eine Formel, um das Ganze abzuschließen.
Die Lieferdaten stehen in Spalte B, Zeilen 15-30. Markieren Sie diese Zellen. Wenn alle markiert sind, klicken Sie unter dem Reiter „Start“ im Abschnitt „Zahl“ auf das Feld „Zahlenformat“.
Es erscheint ein Dropdown-Menü. Wählen Sie die Option „Kurzes Datum“. Wenn Sie nun eine Zahl wie 12/26 in eine dieser Zellen schreiben, wird sie automatisch in das Kurzdatumsformat umgewandelt.
Wenn Sie die Zellen C15-30, in denen die Artikelbeträge stehen, markieren und die Option „Währung“ auswählen, wird jeder eingegebene Betrag entsprechend formatiert.
Um die Einzelbeträge automatisch zu addieren und im Feld „Summe“ anzuzeigen, wählen Sie die Zelle (in unserem Beispiel C31) und geben Sie die folgende Formel ein:
=SUMME(C15:C30)
Wenn Sie nun einen Betrag in den einzelnen Betragszellen eingeben (oder entfernen), wird dies automatisch in der Summenzelle angezeigt.
Dies wird Ihre Arbeit auf Dauer effizienter gestalten.
Als nächsten Schritt schreiben Sie „Zahlungsmethode:“ in A34.
Die Informationen, die Sie daneben eintragen, sind zwischen Ihnen und Ihrem Kunden. Die gängigsten Zahlungsmethoden sind Bargeld, Scheck und Banküberweisung. Gelegentlich werden Sie vielleicht um eine Zahlungsanweisung gebeten. Einige Unternehmen bevorzugen auch die direkte Einzahlung oder nutzen PayPal.
Vergessen Sie zum Schluss nicht, Ihrem Kunden zu danken!
Senden Sie Ihre Rechnung und erhalten Sie Ihr Geld!