Bei der Zusammenarbeit an einer gemeinsam genutzten Google Tabellen-Datei kann es vorkommen, dass andere Personen unerwartete Daten eingeben oder Formeln unbeabsichtigt ändern. Eine effektive Methode, um sicherzustellen, dass alle die gewünschten Informationen eintragen, ist die Verwendung einer Dropdown-Liste zur Datenvalidierung.
Erstellung einer Dropdown-Liste
Eine Dropdown-Liste ist ein hervorragendes Hilfsmittel, um sicherzustellen, dass die in Formulare, Anwendungen oder Tabellen eingegebenen Daten Ihren Vorgaben entsprechen. Sie bietet Nutzern zudem eine beschleunigte Eingabemöglichkeit durch die Auswahl aus einer von Ihnen zusammengestellten Liste.
Zuerst öffnen Sie Ihre Google Tabellen-Datei und markieren die Zelle(n), für die Sie eine Dropdown-Liste einrichten möchten.
Navigieren Sie anschließend zum Menü „Daten“ und wählen Sie den Befehl „Datenvalidierung“ aus.
Im Dropdown-Menü „Kriterien“ wählen Sie entweder „Liste aus einem Bereich“ oder „Liste der Elemente“.
Liste aus einem Bereich: Hierbei handelt es sich um eine Liste von Werten, die aus anderen Zellen innerhalb desselben oder eines anderen Tabellenblatts bezogen werden. Wenn Sie beispielsweise die Werte der Zellen B1 bis B9 aus Tabellenblatt 2 verwenden möchten, geben Sie „Sheet2!B1:B9“ ein. Alternativ können Sie die entsprechenden Zellen direkt im Tabellenblatt auswählen.
Liste der Elemente: Dies ist eine Liste mit vordefinierten Datenelementen. Diese können aus Text oder Zahlen bestehen. Sie geben jeden Wert manuell ein und trennen diese durch Kommas (ohne Leerzeichen). Mit dieser Option ist das direkte Einfügen von Daten aus anderen Zellen nicht möglich.
Im weiteren Verlauf verwenden wir die Option „Liste der Elemente“ und geben einige numerische Auswahlmöglichkeiten ein.
Nachdem Sie die gewünschten Daten für die Dropdown-Liste eingegeben haben, stellen Sie sicher, dass die Option „Dropdown-Liste in Zelle anzeigen“ aktiviert ist, da sonst die Werte in den ausgewählten Zellen nicht erscheinen.
Zusätzlich können Sie festlegen, was passieren soll, wenn jemand versucht, einen Wert einzugeben, der nicht in der Liste vorhanden ist. Die Option „Warnung anzeigen“ erlaubt die Eingabe ungültiger Daten, markiert diese jedoch im Tabellenblatt (wir werden uns das gleich näher ansehen). Die Option „Eingabe ablehnen“ verhindert die Eingabe von Werten, die nicht auf Ihrer Liste stehen.
Schließlich können Sie die Option „Hilfetext zur Validierung anzeigen“ aktivieren, um den Nutzern eine kurze Anleitung zu den wählbaren Werten zu geben. Nach der Aktivierung dieser Option können Sie die gewünschten Anweisungen eingeben.
Nachdem alle Einstellungen vorgenommen wurden, klicken Sie auf „Speichern“.
Verwendung Ihrer neuen Dropdown-Liste
Nach der Erstellung kann jeder Nutzer, der die Tabelle verwendet, auf den Dropdown-Pfeil in den entsprechenden Zellen klicken und einen Wert aus der Liste auswählen.
Falls Sie die Option „Hilfetext zur Validierung anzeigen“ gewählt haben, wird dieser Text angezeigt, sobald eine der validierten Zellen ausgewählt wird.
Sollte jemand versuchen, einen nicht in der Liste enthaltenen Wert einzugeben, und Sie haben die Option „Warnung anzeigen“ aktiviert, werden die ungültigen Daten in der Zelle markiert.
Bewegen Sie den Mauszeiger über die markierte Zelle, um die Begründung der Markierung einzusehen.
Haben Sie stattdessen die Option „Eingabe ablehnen“ gewählt, erscheint eine Warnmeldung, wenn versucht wird, einen Wert einzugeben, der nicht auf Ihrer Liste steht.
Wenn Sie ein Element aus der Dropdown-Liste entfernen oder ändern müssen, navigieren Sie erneut zu Daten > Datenvalidierung, um Elemente der erstellten Liste zu bearbeiten. Das vollständige Entfernen der Liste erfolgt durch das Klicken auf die Schaltfläche „Validierung entfernen“ am unteren Rand.