Zoom bietet die Möglichkeit, detaillierte Protokolle von bereits abgehaltenen Meetings zu generieren. Diese Berichte können spezifische Details über die Teilnehmer sowie Antworten auf Umfragefragen enthalten. Im Folgenden wird erläutert, wie Sie solche Meeting-Berichte in Zoom erstellen können.
Bevor Sie mit der Erstellung von Besprechungsberichten beginnen, gibt es einige Voraussetzungen. Zunächst ist diese Funktion ausschließlich für Nutzer mit einer Lizenz verfügbar, d.h. Sie benötigen ein kostenpflichtiges Zoom-Konto. Zudem muss die Teilnehmerregistrierung und/oder eine Umfrage für das betreffende Meeting aktiviert gewesen sein. Schließlich müssen Sie entweder der Host des Meetings gewesen sein oder über die entsprechenden Berechtigungen für Nutzungsberichte verfügen, um den Bericht generieren und einsehen zu können.
Wichtig ist auch zu wissen: Meeting-Berichte werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Dies entspricht dem Zeitraum, in dem Meetings auch aus dem Tab „Vorherige Meetings“ entfernt werden. Es ist daher ratsam, die Berichte direkt nach dem Ende eines Meetings abzurufen, um den Verlust wichtiger Informationen zu vermeiden.
Erstellen und Anzeigen von Meeting-Berichten
Um einen Besprechungsbericht zu erstellen, melden Sie sich in Ihrem Zoom-Konto an. Im Zoom-Webportal navigieren Sie im linken Menü unter „Admin“ zu „Kontoverwaltung“ und wählen anschließend „Berichte“ aus.
Sie befinden sich nun im Bereich „Nutzungsberichte“. Wählen Sie hier die Option „Meeting“ aus der Liste.
Auf der Seite „Meeting Report“ angekommen, wählen Sie den gewünschten Berichtstyp (Anmeldebericht oder Umfragebericht) und legen einen Datumsbereich fest, um die Meetings innerhalb dieses Zeitraums anzuzeigen. Klicken Sie danach auf „Suchen“.
Es wird eine Liste von Meetings angezeigt, die im gewählten Zeitraum stattgefunden haben. Klicken Sie neben dem Meeting, für das Sie einen Bericht erstellen möchten, auf „Generieren“.
Zoom wird nun den Meeting-Bericht erstellen. Sobald der Prozess abgeschlossen ist, wählen Sie „Herunterladen“.
Der Bericht wird nun im .csv-Format heruntergeladen.
Inhalte der Berichte
Die Meeting-Berichte von Zoom enthalten nützliche Informationen über die Teilnehmer. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht der in den jeweiligen Berichten enthaltenen Daten.
Anmeldeberichte
Anmeldeberichte beinhalten folgende Informationen zu den Teilnehmern:
| Vor- und Nachname |
| E-Mail-Adresse |
| Datum und Uhrzeit der Registrierung |
| Freigabestatus |
Umfrageberichte
Umfrageberichte beinhalten diese Daten zu den Teilnehmern:
| Nutzername |
| E-Mail-Adresse |
| Datum und Uhrzeit der Antwortabgabe |
| Die Umfragefrage und die jeweilige Antwort |
Diese Berichte liefern wertvolle Einblicke in die Teilnehmerdaten und können beispielsweise zur Nachverfolgung der Anwesenheit bei bestimmten Meetings (z.B. für Online-Kurse über Zoom) verwendet werden. Achten Sie darauf, die Daten innerhalb des angegebenen Zeitrahmens zu sichern.