Mit Office 365 for Business können Nutzer Dokumente über ein einziges Abonnement an Personen weitergeben, die nicht unter derselben Lizenz arbeiten. Diese Funktion, bekannt als Gastfreigabe, ist speziell dafür konzipiert, Dateien mit externen Partnern zu teilen. Es ist wichtig zu wissen, dass Gäste Dokumente zwar ansehen, sie aber nicht herunterladen oder in einer Desktop-App öffnen können. Diese Einschränkungen gewährleisten, dass Ihr Unternehmen die Kontrolle über den Zugriff und die Anzeige behält. Eine direkte Freigabe mit Download-Möglichkeit ist standardmäßig nicht vorgesehen. Um dies zu ermöglichen, ist eine kleine Modifikation der Gastfreigabe-URL notwendig.
Schritte zur Erstellung eines direkten Download-Links
Schritt 1: Loggen Sie sich in die Office 365 Weboberfläche ein und navigieren Sie zu dem gewünschten Dokument.
Schritt 2: Kopieren Sie den Freigabelink und fügen Sie ihn in einen Texteditor Ihrer Wahl ein, um ihn bearbeiten zu können. Alternativ können Sie ihn auch direkt in die Adressleiste Ihres Browsers einfügen.
Schritt 3: Der ursprüngliche Freigabelink könnte etwa so aussehen:
https://at.sharepoint.com/personal/_layouts/15/guestaccess.aspx?guestaccesstoken=[token]
Das [Token] ist eine spezifische Zahlenfolge für jede Datei und ist für unseren Zweck nicht weiter relevant. Der entscheidende Schritt ist, `guestaccess.aspx` durch `download.aspx` zu ersetzen. Der modifizierte Link sollte dann so aussehen:
https://at.sharepoint.com/personal/_layouts/15/download.aspx?guestaccesstoken=[token]
Schritt 4: Teilen Sie diesen neuen Link. Wenn Empfänger darauf klicken, wird die Datei direkt auf ihre lokale Festplatte heruntergeladen.
Bitte beachten Sie, dass die externe Freigabe in Office 365 aktiviert sein muss, um die Gastfreigabe-URL überhaupt zu erhalten. Das Token ist für die Funktionalität des Download-Links unabdingbar. Wenn eine Datei nicht extern freigegeben werden kann, ist dieser Trick nicht anwendbar.