Bei der gemeinsamen Nutzung von Google Tabellen ist es wichtig, die Integrität der Daten zu gewährleisten. Eine effektive Methode hierfür ist die Datenvalidierung. Diese Funktion ermöglicht es, die Art der Eingaben, die in bestimmten Zellen zulässig sind, zu steuern und so Fehler zu vermeiden.
Datenvalidierung in Google Tabellen einrichten
Öffnen Sie zuerst Ihren Webbrowser und navigieren Sie zur Google Tabellen Startseite. Wählen Sie das gewünschte Tabellenblatt aus und markieren Sie den Zellbereich, für den Sie die Eingabe einschränken möchten.
Gehen Sie nun in der Menüleiste auf „Daten“ und wählen Sie anschließend „Datenvalidierung“ aus.
Im sich öffnenden Dialogfenster finden Sie das Dropdown-Menü neben „Kriterien“. Hier legen Sie fest, welche Art von Daten in den gewählten Zellen zulässig sein soll. Beispielsweise könnten Sie festlegen, dass nur Zahlen, Text, Datumsangaben oder Einträge aus einer vordefinierten Liste erlaubt sind. Sie können auch eine Formel zur benutzerdefinierten Validierung verwenden. In unserem Beispiel möchten wir sicherstellen, dass die Jahreszahl eines Films eingegeben wird. Daher wählen wir „Zahl“ als Kriterium.
Jede Option bietet spezifische Einstellungen, mit denen Sie die zulässigen Eingaben genau definieren können. Für unser Beispiel wählen wir die Option „zwischen“ und legen einen Mindestwert von 1887 (dem Jahr des ersten Films) und einen Maximalwert von 2500 fest.
Als Nächstes bestimmen Sie, wie Google Tabellen mit ungültigen Eingaben umgehen soll. Sie können entweder eine Warnmeldung anzeigen oder die Eingabe vollständig ablehnen.
Wählen Sie die Warnmeldung, wird dem Nutzer eine rote Benachrichtigung in der Zelle angezeigt, wenn die Eingabe nicht im definierten Bereich liegt. Die ungültige Eingabe bleibt jedoch bestehen.
Wenn Sie die Eingabe ablehnen, wird ein Popup mit einer Fehlermeldung angezeigt, und die Eingabe wird gelöscht.
Um den Nutzern bei der Eingabe zu helfen, können Sie eine benutzerdefinierte Fehlermeldung anzeigen lassen. Aktivieren Sie dazu die Option „Hilfetext zur Validierung anzeigen“ und geben Sie eine erläuternde Nachricht ein.
Wenn nun ein Nutzer versucht, ungültige Daten einzugeben, erhält er eine informative Fehlermeldung, die ihm bei der Korrektur der Eingabe hilft.
Die Datenvalidierung ist ein unverzichtbares Werkzeug, um sicherzustellen, dass die in Ihre Tabellen eingegebenen Informationen korrekt und im richtigen Format sind. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie Daten von anderen sammeln oder automatisierte Prozesse basierend auf diesen Daten verwenden.