Microsoft Excel zeigt standardmäßig negative Zahlen mit einem vorangestellten Minuszeichen an. Um negative Werte hervorzuheben, bietet Excel diverse Formatierungsoptionen, falls die Standardeinstellung nicht Ihren Bedürfnissen entspricht.
Excel stellt einige vordefinierte Darstellungsweisen für negative Zahlen bereit, erlaubt aber auch die Erstellung eigener, individueller Formate. Schauen wir uns das genauer an.
Alternative vordefinierte Formate für negative Zahlen
Es ist wichtig zu wissen, dass Excel, abhängig von Ihren regionalen und sprachlichen Systemeinstellungen, unterschiedliche Standardoptionen anzeigen kann.
Für Nutzer in den USA bietet Excel folgende vordefinierte Optionen an:
- Schwarz mit vorangestelltem Minuszeichen
- Rot
- In Klammern (wahlweise rot oder schwarz)
In Großbritannien und vielen anderen europäischen Ländern sind negative Zahlen in der Regel entweder schwarz oder rot, mit oder ohne Minuszeichen (in beiden Farben) darstellbar, jedoch ohne die Option von Klammern. Genauere Informationen zu diesen länderspezifischen Einstellungen finden Sie auf Microsofts Website.
Unabhängig von Ihrem Standort haben Sie die Möglichkeit, über benutzerdefinierte Zahlenformate weitere Optionen zu definieren, wie im nächsten Abschnitt erläutert wird.
Um ein anderes vordefiniertes Format zu wählen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Zelle (oder einen Bereich ausgewählter Zellen) und wählen Sie „Zellen formatieren“. Alternativ können Sie auch die Tastenkombination Strg+1 verwenden.
Wechseln Sie im Dialogfenster „Zellen formatieren“ zum Reiter „Zahl“. Wählen Sie links die Kategorie „Zahl“. Wählen Sie rechts unter „Negative Zahlen“ eine passende Option und bestätigen Sie mit „OK“.
Das Bild unten zeigt die in den USA üblichen Optionen. Wir werden im nächsten Abschnitt besprechen, wie Sie eigene benutzerdefinierte Formate erstellen können. Somit stellt es kein Problem dar, wenn die gewünschte Option nicht standardmäßig angeboten wird.
Hier haben wir uns für die Anzeige negativer Werte in Rot und mit Klammern entschieden.
Diese Darstellung ist wesentlich deutlicher als die Excel-Standardanzeige.
Benutzerdefinierte Zahlenformate für negative Zahlen erstellen
Sie haben in Excel die Möglichkeit, Ihre eigenen Zahlenformate zu definieren. Dies ermöglicht Ihnen eine umfassende Kontrolle darüber, wie Ihre Daten visualisiert werden.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Zelle (oder einen Zellbereich) und wählen Sie „Zellen formatieren“ oder verwenden Sie die Tastenkombination Strg+1.
Wählen Sie im Reiter „Zahl“ links die Kategorie „Benutzerdefiniert“.
Auf der rechten Seite sehen Sie eine Liste mit diversen benutzerdefinierten Formaten. Auf den ersten Blick kann dies verwirrend erscheinen, ist aber einfacher als gedacht.
Jedes benutzerdefinierte Format besteht aus bis zu vier Abschnitten, die jeweils durch ein Semikolon getrennt sind.
Der erste Abschnitt definiert das Format für positive Werte, der zweite für negative Werte, der dritte für Nullwerte und der letzte für Text. Es ist nicht erforderlich, alle Abschnitte in einem Format zu verwenden.
Erstellen wir beispielsweise ein negatives Zahlenformat mit folgenden Eigenschaften:
- Blaue Farbe
- In Klammern
- Keine Nachkommastellen
Geben Sie im Feld „Typ“ folgenden Code ein:
#,##0;[Blue](#,##0)
Jedes Symbol hat eine spezifische Bedeutung. In diesem Format steht „#“ für die Anzeige einer signifikanten Ziffer und „0“ für eine nicht signifikante Ziffer. Negative Zahlen werden durch Klammern eingeschlossen und blau dargestellt. Es gibt 57 verschiedene Farben, die Sie in benutzerdefinierten Formatierungsregeln per Name oder Nummer anwenden können. Das Semikolon dient zur Trennung der Anzeige für positive und negative Zahlen.
Und hier ist das Ergebnis:
Benutzerdefinierte Formatierung ist eine wertvolle Funktion in Excel. Sie ermöglicht Formatierungen, die über die Standardeinstellungen hinausgehen und somit besser auf Ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten werden können. Die Formatierung negativer Zahlen ist eine häufige Anwendung dieses Tools.