In Microsoft Word ist das Hinzufügen von Überschriften zu Dokumenten ein fundamentales Element. Diese Überschriften sind mehr als nur formatierter Text mit einer größeren Schriftgröße oder einer anderen Farbe. Sie sind vielmehr strukturelle Bestandteile eines Dokuments, die zur Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses dienen und die hierarchische Gliederung des gesamten Textes widerspiegeln. Untergeordnete Überschriften sind dabei den übergeordneten Überschriften nachgestellt und ermöglichen die einfache Strukturierung eines Dokuments in verschiedene Abschnitte. Sollten Sie nach der Erstellung eines umfangreichen Dokuments feststellen, dass Sie mehrere Überschriftenebenen ändern müssen, gibt es effiziente Methoden, dies schnell zu bewerkstelligen.
Zwar können Sie jede Überschrift im Dokument einzeln auswählen und die entsprechende Überschriftenebene über die Formatierungsleiste zuweisen, was grundsätzlich funktioniert, aber zeitaufwändiger ist. Eine intelligentere Alternative bietet der Navigationsbereich.
Um diesen zu aktivieren, klicken Sie in MS Word auf die Fußzeile, in der die aktuelle Seitenzahl angezeigt wird (z.B. „Seite x von y“). Dadurch öffnet sich der Navigationsbereich auf der linken Seite. Wechseln Sie hier zum Tab „Überschriften“. Hier werden alle Überschriften Ihres Dokuments aufgelistet. Durch einfaches Drag-and-Drop können Sie die Überschriften innerhalb des Dokuments verschieben. Der dazugehörige Inhalt, einschließlich Text, Tabellen und Bilder, wird dabei automatisch mitverschoben.
Sobald die Überschrift an der gewünschten Position platziert ist, können Sie die Überschriftenebene direkt über den Navigationsbereich anpassen.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Überschrift, deren Ebene Sie ändern möchten. Im Kontextmenü finden Sie die Optionen „Höherstufen“ und „Tieferstufen“. Mit „Höherstufen“ wird die Überschriftenebene der ausgewählten Überschrift um eine Stufe angehoben. Beispielsweise wird eine Überschrift der Ebene 2 zu einer Überschrift der Ebene 1.
Analog dazu reduziert die Option „Tieferstufen“ die Überschriftenebene um eine Stufe. Eine Überschrift der Ebene 2 würde dadurch zur Überschrift der Ebene 3.
Nachdem Sie die Überschriftenebenen angepasst haben, sollten Sie das Inhaltsverzeichnis aktualisieren. Der Navigationsbereich wird automatisch angepasst.
Leider ist es nicht möglich, mehrere Überschriften gleichzeitig auszuwählen und deren Ebenen auf einmal zu ändern. Diese Funktion würde den Prozess erheblich vereinfachen, ist aber aus unerfindlichen Gründen in Microsoft Word nicht implementiert. Möglicherweise wird diese Funktion in zukünftigen Versionen wie MS Office 2019 enthalten sein, die allerdings nur auf Windows 10-Computern genutzt werden kann.