Die Herausforderung der Terminplanung über Zeitzonen hinweg
Die Organisation von Besprechungen, die sich über verschiedene Zeitzonen erstrecken, kann eine echte Herausforderung darstellen. Fragen nach der Gültigkeit der Sommerzeit und deren genauen Beginnzeiten tauchen immer wieder auf. Hinzu kommt die ständige Berücksichtigung der Zeitverschiebung. Selbst etablierte Programme wie Outlook scheinen hier oft an ihre Grenzen zu stoßen. Eine hilfreiche Lösung bietet hier das Tool „My Meeting Time“. Dieses ermöglicht eine visuelle Darstellung der Zeitunterschiede, zeigt gemeinsame Arbeitszeiten auf und unterstützt bei der Planung eines für alle Teilnehmer optimalen Meetingtermins.
Zu Beginn legen Sie Ihre primäre Zeitzone fest, die höchstwahrscheinlich Ihre eigene ist. In der App wird diese als „Host“-Zeit bezeichnet. Sie können diese im entsprechenden Feld durch die Eingabe einer Stadt oder eines Landes bestimmen. Anschließend geben Sie im Feld „Teilnehmer“ die Standorte der anderen Teilnehmer ein. Nach der Auswahl des gewünschten Termins übernimmt die App die Berechnung und Anpassung der Zeiten.
Die „Host“-Blase kann durch Ziehen an einem Schieberegler in ihrer Dauer angepasst werden. Die Zeiten der anderen Zeitzonen werden dabei automatisch aktualisiert. My Meeting Time hebt auch die üblichen Geschäftszeiten in den jeweiligen Regionen hervor.
Ein Beispiel im Screenshot verdeutlicht, dass es bei größeren Zeitunterschieden vorkommen kann, dass der Arbeitstag in der einen Region endet, während er in der anderen gerade erst beginnt. „My Meeting Time“ ist auch als Chrome-App verfügbar, diese ist jedoch im Wesentlichen nur ein Link zur Webseite und bietet keine zusätzlichen Funktionen.
Nachdem Sie einen Termin festgelegt haben, können Sie einen Link mit den ausgewählten Zeiten generieren und ihn per E-Mail oder über soziale Medien teilen.
Aktualisiert: 8. Dezember 2020 um 23:58 Uhr