A munka fontossági sorrendjének meghatározása meglehetősen egyszerűnek tűnhet. Csak töltse ki azt, amelyet az ügyfele sürgősnek mond. De nem ez a professzionális módja a feladat-prioritizálásnak és az üzleti projekteknek. Egy csomó tudomány van bizonyos feladatok hangsúlyozása mögött. Ez a tudomány a projekt prioritási mátrixaként ismert.
Vállalkozásának növekedéséhez és riválisainak leküzdéséhez többre van szüksége, mint egy zseniális koncepcióra, egy képzett csapatra és fejlett eszközökre. A feladatok minőségi végrehajtására van szükség, legyen szó alkalmazások fejlesztéséről vagy fogyasztási cikkek gyártásáról.
Csak akkor érhet el kiváló minőséget a kivitelezésben, ha csapata fegyelmezett, és tudományosan követi a feladatkiosztást, a teljesítést és a másik feladatra való rátérést. A prioritási mátrix az egyik ilyen eszköz, amely egyszerűsíti a projektfeladatokat, és rövidebb idő alatt többet ér el az értékes feladatok tervezett végrehajtása révén.
Olvassa tovább ezt a cikket a projekt prioritási mátrixáról, az előnyökről, a használati esetekről és a prioritási mátrix sablonokról.
Tartalomjegyzék
Mi az a prioritási mátrix?
A prioritási mátrix egy projektfeladat-elemző eszköz, amelyet főként más üzleti folyamatkezelési eszközökkel használnak. A Six Sigma technikákkal együtt is használják a választások bizonyos kritériumok alapján történő értékelésére, és annak eldöntésére, hogy az üzletembereknek hova kell összpontosítaniuk.
Akár egyszerű, akár évekig tartó projektről van szó, az eszközt mindkét forgatókönyvhöz használhatja. Ráadásul ez nem csak egy feladat-prioritizálási eszköz a vállalkozások számára. Szabadúszók, egyéni vállalkozók és szakemberek is használhatják ezt az eszközt munkahelyi vagy személyes okokból.
Előfordulhat, hogy a projektben érdekelt felek szűk keresztmetszetet jelentenek annak eldöntésében, hogy melyik feladatot kell előnyben részesíteni. Az ilyen problémák megoldására a prioritási mátrix tudományos alapként működik a megfelelő értékű és sürgős feladat kiválasztásához.
A prioritási mátrix különböző formákat ölthet a projekt összetettségétől és az értékelési kritériumoktól függően. Például egyesek olyan egyszerűek, mint a 2X2 rácskvadránsok, amelyekben az „Érték” a „költség” függvényében van ábrázolva. Éppen ellenkezőleg, egyesek tervezése és végrehajtása nagyon bonyolult lehet, ha a prioritási mátrixot a Six Sigma módszertannal egyesíti.
Hat Szigma prioritási mátrix
A Six Sigma kezelési módszertana hiányos a prioritásmátrix eszközzel. Mivel a Six Sigma a hiányelemzésről, a folyamatos folyamatfejlesztésről és a hulladék kiküszöböléséről szól, a prioritási mátrix tökéletesen illeszkedik ebbe a menedzsment megközelítésbe.
Ebben a folyamatban a prioritási mátrixok egynél több adatkészletet, legalább kettőt hasonlítanak össze, és súlyozott kritériumok segítségével rangsorolják a feladatokat a kiemelés érdekében. Mivel a Six Sigma prioritásmátrix több adatkészletet is kiértékel, a végső eszköz több lesz, mint egy 2X2-es kvadráns.
A következőkből áll:
- Kimeneti változók oszlopfejlécként a diagram tetején
- Változók bevitele sorokként a bal oldali panelen
- Súlyozott pontszám, százalék, rang és állapotok a táblázat jobb szélén
- És egy számított súlyozott pontszám az oszlopfejlécek alján
Ha az abszolút Six Sigma módszert használja a projektfeladatok priorizálására, logikusan hozhatja meg a megfelelő döntéseket. Ezenkívül minden érdekelt fél konszenzusra juthat a Six Sigma használatakor.
Lynne Hambleton vezető üzleti tanácsadó, stratégiafejlesztő és szerző szerint a Six Sigma prioritási mátrixok három különböző típusúak lehetnek. A szerző a következőket említette benne Six Sigma kincsesláda növekedési módszerek, eszközök és bevált gyakorlatok könyv:
#1. Ha a magasabb pontszámú változók fontosabbak, a konszenzuskritériumot kell választani. Figyelembe veszi a csapattagok összes inputját egy konszenzus alapú, numerikus pontszámokkal rendelkező modell létrehozásához.
#2. A kombinációs mátrix inkább egy ok-okozati diagram, valamint egy prioritási mátrix. Ez a módszer kiszámítja az összes változó hatását a másikra.
#3. A Full Analytical Criteria a legösszetettebb Sig Sigma priorizálási eszköz, amelyet főként a projektportfólió-menedzserek használnak több projekt és azok üzleti bevételi modellre és ügyfélkapcsolatokra gyakorolt hatásának értékelésére.
A prioritási mátrix előnyei
#1. Nagyszámú feladat fontosságuk és értékük szerinti rendszerezése könnyebbé válik a prioritási mátrix eszközökkel. Mivel nem könnyű megjegyezni egy hatalmas projekt minden feladatát, ha nem használja ezt az eszközt, a fontos elemek elkülönítése a kevésbé fontosaktól csak találgatásokká válhat.
#2. Más szoftverekkel ellentétben ez az eszköz testreszabható. Egy projekt során az egész csapat összeülhet, és a feladatoknak megfelelően további változókat adhat hozzá, vagy eltávolíthat néhányat. Ezért sok különböző típusú prioritási mátrixot találhat.
#3. Egy meglévő projekt prioritási mátrixait használhatja új projektekhez. Egyszerűen hozzon létre egy sablont az eszközből, és frissítse a súlyokat, kritériumokat, változókat, feladatokat stb., amikor a projekt megváltozik.
#4. Ez az eszköz könnyen érthető minden csapattárs számára, még azok is, akik nem jártasak a technikában. Csak írja be a teendők listáját, a pontszámokat és a kritériumokat. A többit az eszköz elvégzi.
#5. Az eszköz tárgyilagossággal dolgozik a középpontjában, és így a vállalkozások elveszíthetik a kézi munkával járó személyiségpoggyászt.
#6. A projektmenedzserek és tulajdonosok ezzel az eszközzel hatékonyan delegálhatják feladataikat beosztottakra, és maximalizálhatják a rájuk bízott munkaerő kihasználását.
Mikor kell használni a prioritási mátrixot
Megbízhat ebben az eszközben, ha:
- Az összetett feladatok, jegyek vagy több változót érintő kérdések prioritása, amelyekhez képest ezeket a tételeket értékelni kell.
- Bemeneti adatok kiértékelése hibák, jegyek, feladatok, projektek stb. rangsorolásához, rangsoroláshoz.
- Üzleti vagy személyes projektfeladatok leegyszerűsített ütemezése az időben történő befejezés érdekében.
- Egyoldalas dokumentum készítése, amely megjeleníti a projekt kulcsfontosságú területeit.
- A feladatok megfelelő delegálása a csapattagokra a projekt ütemezésének destabilizálása nélkül.
- Együttműködő munka elősegítése a projektcsapatban.
Ha kíváncsi arra, hogy kinek lesz hasznos ez az eszköz:
- Otthonról dolgozó személyzet, aki ellátja az irodai és otthoni feladatokat.
- A szabadúszóknak és a vállalkozóknak értékelniük kell projekteiket, és ennek megfelelően kell elvégezniük a feladatokat.
- A mikro-, kis-, közép- és nagyvállalkozások az üzleti érték alapján értékelik a projekteket.
- Projektmenedzserek, akik egynél több projektet és projektcsapatot felügyelnek.
A prioritási mátrix használata
Ha hatékonyan szeretné használni ezt az eszközt, teljes mértékben meg kell értenie a prioritási mátrix kvadránsait:
1. kvadráns
- A nagy értékű feladatok kis erőfeszítést igényelnek, de a hatások nagyobbak, mint másoké.
- Ennek a téglalapnak a feladatai sürgősek és kritikusak, ezért ezeket minél hamarabb végezze el.
2. kvadráns
- A nagyprojektek több erőfeszítést igényelnek, és az ebből eredő hatás is magas.
- Ezek a feladatok többnyire nem járnak határidővel.
- Ezekhez a projektekhez ésszerű mérföldköveket kell kitűznie, és rendszeresen teljesítenie kell egy mérföldkövet.
3. kvadráns
- Ezek gyakran kis erőfeszítést igénylő és csekély hatású feladatok.
- Amikor csak lehetséges, delegálja ezeket a feladatokat beosztottjaira vagy társaira.
4. kvadráns
- Ezek a feladatok nem járulnak hozzá sokat az üzleti befektetés megtérüléséhez (ROI), de nagy erőfeszítést igényelnek.
- Ezeket a feladatokat később kell végrehajtania, mint a többi kvadránsnál.
- Az ilyen feladatok teljes kiküszöbölése érdekében érdemes lehet rögtönözni is az üzleti folyamatot.
Ha megértette a kvadránsokat, ideje használatba venni a prioritási mátrixot:
#1. Válasszon projekteket vagy feladatokat a mátrixból, mivel az a változók és a kiválasztott kritériumok szerint súlyoz.
#2. A mátrixból kiválasztott elemek automatikusan valódi értéket képviselnek az Ön vállalkozása számára. Az anyagi veszteségek elkerülése érdekében azonban ellenőrizze újra.
#3. Válassza ki a következő feladatot a prioritási mátrixból a feladatok rangsorolása szerint. Ez az eszköz könnyedén működik projektütemező alkalmazásként.
#4. Próbáljon meg szoftveres vagy prioritási mátrixsablont használni a prioritási mátrixfájlok karbantartásához. Az érdekelt felek gyorsan áttekinthetik a munka prioritásait. Ezenkívül a sablont a jövőben újra felhasználhatja.
A prioritási mátrix legjobb gyakorlatai
#1. A projekttulajdonos, a menedzser, a csapattagok és a végfelhasználók megfelelő ötletbörze során válassza ki a feladat vagy a probléma rangsorolási kritériumait.
#2. Használja az Analytic Hierarchy Process (AHP) eljárást, hogy egyértelmű és erős konszenzust alakítson ki az érdekelt felek között. Ezután állítsa be azokat a súlyozott kritériumokat, amelyekben mindenki megbízhat.
#3. A pontozási folyamatnak erősen együttműködőnek kell lennie. Különféle eszközökkel, például online űrlapokkal és táblákkal konszenzusra juthat a prioritási mátrix szubjektív megítélésében.
Itt az ideje, hogy vessen egy pillantást néhány eszközre és sablonra, amelyek segíthetnek a prioritási mátrixok meghatározásában:
Smartsheet
Smartsheet egy világszerte elismert munkaterület és projektmenedzsment eszköz, amelyet különféle méretű vállalkozások használnak agilitással és sikerrel. Ha munkahelyén már van előfizetés erre a felhő alapú alkalmazásra, egyszerűen használhatja a projektmenedzsment megoldási központját egy könnyen használható termékprioritási tábla létrehozásához.
Miután a Smartsheet alkalmazás Megoldásközpontjába került, különféle projekttáblákat találhat, például Pénzügy és számvitel, Ügyfelek és ügyfelek, Emberi erőforrás stb. A Termékfejlesztési csoporton belül meg kell találnia a szükséges prioritási mátrixot.
Ha nem használ előfizetést a Smartsheettől, vagy nem szeretné kipróbálni a próbaverzióját, akkor nem kell aggódnia. A Smartsheet néhány alapvető prioritási mátrixot is kínál, amelyet bárki letölthet és használhat bármilyen okból, amilyennek megfelelőnek tűnik. Egyszerűen keresse fel ezt a tisztviselőt Smartsheet sablonok könyvtári portál. 2-3 sablont kap, amelyeket letölthet Excel, PDF vagy Word fájlformátumban.
Miro Priority Matrix
Miro egy újabb megbízható és megbízható megoldás, amely több üzleti alkalmazást egy helyre hoz, például táblát, hibrid munkaterületet, távoli értekezleteket, folyamatábra-rajzolást, projekttervezést stb. Ezen túlmenően, ez egy kiváló minőségű tárhely különféle idő- és projektmenedzsment sablonokhoz. mint gondolattérképek, Kanban táblák, szolgáltatási tervrajzok, prioritási mátrixok stb.
Ha felkeresi a sablonkönyvtárát, keressen rá a „Prioritás meghatározása” kifejezésre, és olyan használható prioritási mátrixsablonokat fedezhet fel, mint a 2X2, 3X3 és RICE (elérés, hatás, bizalom és erőfeszítés) prioritási módszersablonok.
Ezeket a sablonokat testre kell szabnia a Miro rajztáblán belül. A Smartsheet-tel ellentétben nem egyszerűen letöltheti a sablont, hogy Excel-munkafüzetben használhassa. Ehelyett exportálhatja a táblát különféle megosztható formátumokba, például JPEG, PDF, CSV és JIRA-kompatibilis fájlokba.
Ez még nem minden! Miro nagy elismerést kapott a projekttervezés és ötletbörze terén végzett online együttműködésért. Ezért számos csatlakoztatási eszközt kap Miro prioritási mátrixsablonján, például szavazást, prezentációs módot, valós idejű jegyzetelést, csevegést, videocsevegést és online táblamegosztást.
Eisenhower Mátrix sablon: Evernote
Evernote az egyik vezető jegyzetkészítő alkalmazás, amely rendelkezik dokumentumok szinkronizálásával, dokumentumszkennelésével, naptári ütemezések rendezésével, feladatok egyszerűsítésével stb. Az eddig említett egyéb eszközökkel összhangban az Evernote számos sablont kínál üzleti, otthoni, a magánélet és a munka céljaira. Az egyik ilyen sablon az Eisenhower Matrix.
Az Eisenhower Mátrixot, hasonlóan a prioritási mátrixhoz, régóta használják az üzleti folyamatokban a legfontosabb feladatok rangsorolására. Ez egyszerűen egy 2X2-es kvadráns, ahol a feladatait a rangjuk vagy fontosságuk és sürgősségük alapján rangsorolja.
Például a bal oldali oszlop két halmozott oszlopfejlécet tartalmaz: Sürgős + Fontos, alatta pedig Sürgős + Nem fontos. Most a jobb oldali oszlopban két függőleges oszlopfejléc is található egy másikon: Fontos + Nem sürgős és Nem fontos + Nem sürgős.
Testreszabhatja a sablont az Evernote alkalmazásban próbaverzióval vagy fizetős előfizetéssel.
Google Workspace Priority Matrix
Ha a szervezeti kód vagy az üzleti alkalmazás használati szabályzata korlátozza Önt a Google Workspace-ökoszisztémán belül, meg kell próbálnia Prioritás Mátrix, amelyet a prioritymatrix.com fejlesztett ki. Ez egy dedikált Google Workspace Marketplace alkalmazás, amelyet a Google erőforrásaival, például a Google Cloud alkalmazásmotorjával és így tovább fejlesztettek.
Intuitív felhasználói felülete (UI) keretet biztosít a prioritások meghatározásához. Az együttműködési projektnézetekkel a csapat prioritásait is közvetítheti. Néhány figyelemre méltó jellemzője:
- Feladat delegálása
- Feladatok kezelése
- Több projekt menedzselése
- Integrálható a Gmail, a Google Drive, a Google Docs stb. szolgáltatással.
- Feladatok rendezése speciális szűréssel
Dióhéjban az eszköz segít Önnek és csapatának a megfelelő feladatra összpontosítani. Ez azonban egy előfizetés alapú alkalmazás. Az ingyenes próbaidőszak lejárta után előfizetéses licencet kell vásárolnia az eszköz használatának folytatásához.
Eddig megtanulta, hogy a prioritási mátrix egy népszerű időgazdálkodási eszköz a döntéshozatalhoz. Számos egyszerű és összetett projekt használja ezt az eszközt, hogy tudományosan eldöntse, mely feladatok igényelnek azonnali összpontosítást, és melyiket lehet félretenni a későbbi végrehajtáshoz.
A technika mögött meghúzódó koncepció és tudomány szilárd. Ez arra készteti csapatát, hogy maximalizálja a feladatok összehangolását a projekt céljaival. Ennek igazolására az eszköz súlyozott pontozást használ a feladatok rangsorolásához. A prioritási mátrix kihasználása azonban elmaradhat a következők miatt:
- Az eszköz alkalmazásának megfelelő kritériumainak elsajátítása
- E kritériumok helyes mérlegelése az ügyfelekkel folytatott megbeszélések révén
- Valós idejű együttműködési munka és a közös munka szokása
- Tökéletes sablon létrehozása, amely a legtöbb projektben működhet
Az ebben a cikkben ismertetett fogalmak és az ingyenes prioritási mátrix eszközök segítségével sokkal könnyebben kipróbálhatja ennek megvalósítását egyéni vagy csapatprojektekben.
Érdekelheti a legjobb folyamatmenedzsment szoftver is, amely potenciálisan elősegítheti az üzleti növekedést.