Mik azok a megjegyzések az Outlookban, és hogyan kell használni őket?

A Microsoft Outlook lehetővé teszi elektronikus cetlik létrehozását, amelyeket akár az Outlookban, akár közvetlenül az asztalon jeleníthet meg, így az összes valódi cetlik lekerülhet az asztaláról.

Mielőtt elkezdenénk, emlékezzünk arra, hogy a jelszavak feljegyzése a Post-It jegyzetekre, akár elektronikusan, akár más módon, egyszerűen rossz. Az évek során sokat írtunk a jelszavas biztonságról, ezért szánjon néhány percet egy jelszókezelő kiválasztására és használatára. Egy napon meg fogod köszönni nekünk.

Új jegyzet létrehozása

Az első dolog, hogy nyissa meg a Notes opciót az Outlookban. Ehhez lépjen az Outlook bal alsó sarkába, kattintson a Navigációs lehetőség három pontjára, majd kattintson a „Megjegyzések” elemre.

Megnyílik a Jegyzetek opció, ahol hozzáadhatja, szerkesztheti és törölheti a jegyzeteit.

Új jegyzet létrehozásához kattintson az „Új jegyzet” gombra. Ezzel új jegyzetet hoz létre az alapértelmezett mérettel és színnel.

Munka jegyzetekkel

Az Outlook jegyzetei egyszerűnek tűnnek, de sok funkcionalitást tartalmaznak egy kis négyzetben. A jegyzetének hat különálló területe van.

1. Maga a jegyzet, ahová beírhatja a szövegét.
2. A jegyzet menüje, különféle opciókkal, amelyeket a jegyzeten végezhet.
3. A „mozgatás fogantyúja”, amelyre rákattintva húzhatja a jegyzetet a képernyőn.
4. A bezárás opció, amely leállítja a jegyzetet.
5. Az „átméretező fogantyú”, amelyre kattintva átméretezheti a jegyzetet, és elhúzhatja.
6. A jegyzet legutóbbi módosításának dátuma és időpontja.

  A résztvevők regisztrációjának engedélyezése a Zoom-találkozókra

Egy dolog, amit nem fog látni, az a Mentés opció. Ha rákattint a bezárás lehetőségre, vagy akár a jegyzetről egy másik helyre kattint, a jegyzet automatikusan mentésre kerül, és nincs verziószámítás (mint a fizikai post-it esetében).

A jegyzet első sora lesz a fájlnév (még akkor is, ha az első sor üres), így ha át akarja nevezni a jegyzetet, át kell írnia benne az első szövegsort.

Jegyzeteinek rendszerezése

Használhatja azt a tényt, hogy a jegyzet első sora a fájlnévvé válik, hogy segítse a jegyzetek rendszerezését azáltal, hogy az első szóból a szükséges műveletet teszi (pl. „Teendő”, „Hívás”, „Emlékeztető”, stb). Alapértelmezés szerint a jegyzetei az Ikonnézetben jelennek meg.

Ez a jegyzeteket a módosításuk dátuma szerint rendezi, a legutóbb módosított (vagy létrehozott) jegyzetekkel elöl. Ha átvált a Jegyzetlista nézetre, ezt tisztábban láthatja.

Ha inkább a művelet típusa szerint szeretné rendezni a jegyzeteit, a Nézet > Nézetbeállítások menüpontban téma szerint rendezheti őket.

Korábban már foglalkoztunk a nézetbeállítások módosításával, ezért itt nem megyünk végig a részleteken, de ha ezt megtette a levelező mappáinál, akkor tudni fogja, hogy ez nagyon egyszerű. Miután megváltoztatta a nézetet a tárgy szerinti rendezésre, a különböző műveletek könnyebben láthatók lesznek.

A jegyzetek kategorizálása szín szerint

A jegyzetek színét a kategória módosításával is módosíthatja. Ezt háromféleképpen lehet megtenni:

1. Válassza ki a jegyzetet a Jegyzetek ablakban, és kattintson a Kezdőlap > Kategorizálás lehetőségre.

2. Kattintson jobb gombbal a jegyzetre a Jegyzetek ablakban, és válassza a „Kategorizálás” lehetőséget a helyi menüből.

  Hang hozzáadása a Google Diákhoz (Teljes útmutató)

3. Kattintson a megnyitott jegyzet bal felső sarkában található menüre, és válassza a „Kategorizálás” lehetőséget a menüből.

Válassza ki a jegyzet színét. Ha korábban nem használta a kategóriákat, akkor megjelenik egy lehetőség a kategória átnevezésére és a szín megváltoztatására.

Miután kiválasztotta a kategóriát, az egész jegyzet megegyezik a kiválasztott színnel, és az ikon színe megváltozik a Jegyzet ablakban.

Ez egy egyszerű módja a különböző típusú jegyzetek nyomon követésének, mivel nem kell elolvasnia vagy megrendelnie a jegyzeteket, hogy megtudja, melyikről van szó.

Jegyzetek hozzáadása az asztalhoz

OK, ez magában foglalja a jegyzetek összeállítását és kategorizálását. Nézzük, hogyan adhatjuk hozzá őket az asztalhoz. A jó hír az, hogy ez olyan egyszerű, mint egy jegyzet megnyitása, majd az Outlook minimalizálása. A megnyitott jegyzetek körbehúzhatók, és bárhová elhelyezhetők az asztalon.

Az Outlook bezárása után a Notes is bezárul, ami logikus, de nem ideális. Ha azonban egyenként újra megnyitja őket az Outlook alkalmazásból, ugyanazon a helyen nyitja meg őket, ahol hagyta őket, így ha gondosan elrendezi őket, ugyanazon a helyen maradnak. És ha Ön az a fajta ember, aki soha nem zárja be az Outlookot, hacsak nem indítja újra a számítógépet, akkor ez amúgy sem lesz nagy probléma.

Ha azt szeretné, hogy a jegyzetek megnyíljanak, de az Outlook nem, mentheti a jegyzeteket az Outlookon kívül, és megnyithatja azokat anélkül, hogy megnyitná a fő Outlook alkalmazást. Ehhez kattintson a jegyzet menüopciójára, és válassza a „Mentés másként” lehetőséget.

  Az apró deduplikátor a hash-érték alapján keres a duplikált fájlokban

Megnyílik egy szabványos Windows párbeszédpanel, ahol kiválaszthatja a mentési helyet. Az asztalt választjuk.

Amikor megnyitja a mentett üzenetet, a jegyzet pontosan ott nyílik meg, ahol hagyta, anélkül, hogy az Outlook alkalmazás nyitva lenne. (Technikailag az Outlook alkalmazás meg van nyitva a háttérben, de nem látja, és nem kap értesítést.) Mivel ez a jegyzet másolata az Outlookban, és nem az eredeti jegyzet, a módosítása nem történik meg. frissítse az Outlookot, de ez rendben van, ha a feljegyzéseket vizuális emlékeztetőként használja, nem pedig a teendők összegyűjtésére.

Jegyzetek küldése másoknak

Jegyzeteket is küldhet másoknak. Ha rendelkezik Outlookkal, meg tudják nyitni azokat Notesként, és ugyanúgy használhatják őket, mint te. Ha jegyzetet szeretne küldeni valakinek, kattintson a jegyzet menüopciójára, és válassza a „Továbbítás” lehetőséget.

Ezzel létrehoz egy e-mailt, amelyben a jegyzet melléklete lesz.

Ha a címzett megnyitja a csatolt feljegyzést egy levelezőprogramban, például a Gmailben, vagy egy olyan kliensben, mint a Thunderbird, a rendszer egyszerű szöveges e-mailként kezeli, de ha megnyitja az Outlookban, akkor jegyzetként kezeli. Ez különösen hasznossá teszi az Outlookot használó irodai kollégáknak való küldéshez, különösen akkor, ha a csapata a Notes alkalmazást használja.

A jegyzetek nem a legszembetűnőbb vagy a legtöbb funkcióban gazdag része az Outlooknak, de ha Ön egy Post-It jegyzetfajta geek, akkor egyértelműek és hatékonyak. És soha nem kell aggódnia amiatt, hogy a tisztítószerek eltávolítják őket, kifogynak a ragacsosságukból és leesnek, vagy az információ láthatóvá válik bárki számára, aki elhalad mellettük.