Mi az AutoArchive az Outlookban, és hogyan működik?

Ha használta a postafiók-tisztító eszközt, akkor láthatta az Automatikus archiválás gombot, de lehet, hogy óvatosan fog működni és mit fog tenni. Íme, mit csinál, és hogyan használhatod.

Az Automatikus archiválás gombra kattintva egy folyamat végigpörgeti az Outlook összes mappáját, és alkalmazza az Ön által beállított automatikus archiválási szabályokat (ne aggódjon, az alapértelmezett automatikus archiválási szabály nem tesz semmit, így nem tehet kárt gombra kattintva). Ha azonban a régebbi elemeit olyan archívumba szeretné helyezni, ahol nincsenek útban, az Automatikus archiválás segítségével automatizálhatja a folyamatot. Végezzük el a beállítását és a futtatását.

Az automatikus archiválás bekapcsolása

Először is be kell kapcsolnia az Automatikus archiválást, és meg kell adnia a beállításait. Nyissa meg a Fájl > Beállítások > Speciális menüpontot, majd kattintson az „Automatikus archiválási beállítások” gombra.

Amíg a „Run AutoArchive every” opció ki van kapcsolva (ez az alapértelmezett), az AutoArchive soha nem fut.

Miután bekapcsolta az „Automatikus archiválás minden futtatása” opciót, az összes lehetőség elérhető.

Ellentétben a Folder Cleanup programmal, amely egy beállítási ablakot tartalmaz a Fájlbeállításokban, és lehetővé teszi, hogy ezeket a beállításokat tetszőleges mappában lefuttassa manuális feladatként, az itt látható automatikus archiválási beállítások az alapértelmezett beállítások. Minden olyan mappa, amelynél be van kapcsolva az automatikus archiválás, használhatja ezeket az alapértelmezett beállításokat, vagy ha szeretné, különböző beállításokat is megadhat a különböző mappákhoz. A későbbiekben végigmegyünk ennek módján, de most nézzük meg az alapértelmezett beállításokat.

Az automatikus archiválás beállítása

Az első dolog, amit észre kell venni, az az, hogy az AutoArchive bekapcsolása után 14 naponta fut. Ezt a fel és le nyilakkal vagy egy szám beírásával módosíthatja, és bármilyen értéket kiválaszthat 1 és 60 nap között. Bármilyen kétjegyű számot beírhat, de ha több mint 60, az Outlook hibaüzenetet jelenít meg, amikor az „OK” gombra kattint, és a mentés előtt módosítania kell az értéket.

A következő lehetőség – „Kérdés az automatikus archiválás futtatása előtt” – lehetőséget ad arra, hogy az Outlook üzenetet jelenítsen meg, mielőtt az automatikus archiválás megtörténik. Ezzel a kérdéssel áttekintheti a beállításokat, vagy megszakíthatja az automatikus archiválás futtatását, ha szeretné.

A többi beállítás arra vonatkozik, hogy mely elemek lesznek archiválva, és mi történik az archiválási folyamat során. Az első lehetőség itt – „Lejárt elemek törlése (csak e-mail mappa)” – azokra az e-mailekre vonatkozik, amelyekhez lejárati dátumot adtak hozzá. Ez nem lesz hatással a feladatokra vagy eseményekre, még akkor sem, ha ezekhez a mappákhoz kapcsolja be az automatikus archiválást.

A többi beállítás az összes elemre vonatkozik, nem csak az e-mailekre. Ez naptári eseményeket, feladatokat, feljegyzéseket és naplóbejegyzéseket jelent.

Feltéve, hogy a „Régi elemek archiválása vagy törlése” be van kapcsolva, az Outlook alapértelmezett beállításai szerint a 6 hónapnál régebbi elemeket egy új, különálló, Archívum nevű .pst fájlba helyezi át (alapértelmezés szerint), és ezt láthatóvá teszi a navigációs ablakban Outlook, így bármikor hozzáférhet az archivált elemekhez. Módosíthatja a „Tisztítsd ki a régebbi elemeket” értéket 1 naptól 60 hónapig, válassz egy másik .pst fájlt az elemek archiválásához, vagy válaszd a „Régi elemek végleges törlése” lehetőséget.

Figyelmeztetés: ez a törlés megkerüli a Törölt elemek mappát, és az elemek teljesen törlődnek az Outlookból. Előfordulhat, hogy a beállításoktól függően továbbra is hozzáférhet a levelezőszerverén, de nem szabad erre hagyatkoznia. Csak akkor válassza ezt a lehetőséget, ha örökre törölni szeretné az elemeket.

Ha az „OK” gombra kattint, az automatikus archiválás bekapcsol. Mától kezdve a kiválasztott „Automatikus archiválás futtatása minden” értékkel összhangban fog futni (alapértelmezés szerint 14 naponta). Tehát miután bekapcsolta, számítania kell arra, hogy elég gyorsan fog futni. Tesztjeink során kevesebb mint tíz perc telt el a bekapcsolás és az AutoArchive futtatására vonatkozó felszólítás megérkezése között. Az AutoArchive alapértelmezés szerint csak néhány mappán fut, ezért ha azt szeretné, hogy bizonyos mappákban fusson – vagy testre szeretné szabni a különböző mappákban való működést –, folytassa az olvasást.

Az automatikus archiválás bekapcsolása és testreszabása különböző mappákhoz

Ha bekapcsolja az automatikus archiválást, az alapértelmezés szerint csak a következő mappákban fut:

Elküldött elemek
Törölt tárgyak
Naptár
Feladatok

Ha azt szeretné, hogy bármely másik mappában fusson, akkor minden mappához be kell kapcsolnia (vagy ki kell kapcsolnia azon négy mappa bármelyikén, amelyen nem szeretné futtatni). Ehhez kattintson a jobb gombbal a mappára a navigációs ablakban, és kattintson a „Tulajdonságok” elemre.

A mappa tulajdonságait úgy is elérheti, hogy a szalagon kiválasztja a Mappa > Mappa tulajdonságai menüpontot. (Az olyan mappák esetében, mint a Naptár és a Feladatok, amelyek nem jelennek meg a navigációs ablaktáblában, ez az egyetlen módja a mappatulajdonságok elérésének.) Lehetőség van arra is, hogy közvetlenül az Automatikus archiválási beállításokhoz lépjen, amely lépést takarít meg, ha egyszer újra a Mappa tulajdonságai között.

A Mappa tulajdonságai ablakban kattintson az Automatikus archiválás fülre a mappa beállításainak eléréséhez.

A legtöbb mappa esetében a „Ne archiváljon elemeket ebben a mappában” beállítás alapértelmezés szerint be van kapcsolva. Ez azt jelenti, hogy amikor az automatikus archiválási folyamat fut, a rendszer figyelmen kívül hagyja a mappát, és egyetlen elem sem lesz archiválva. Ha azt szeretné, hogy a mappa szerepeljen, kapcsolja be az „Elemek archiválása ebben a mappában az alapértelmezett beállításokkal” opciót.

Alternatív megoldásként, ha azt szeretné, hogy a mappa automatikus archiválási beállításai eltérjenek az alapértelmezett értékektől, kapcsolja be a „Mappa archiválása ezekkel a beállításokkal” lehetőséget, és módosítsa a beállításokat ízlése szerint.

Ha bármikor vissza szeretné állítani az összes mappát az alapértelmezett beállítások használatára, lépjen vissza a Fájl > Beállítások > Speciális > Automatikus archiválási beállítások menüpontra, és kattintson a „Ezek a beállítások alkalmazása minden mappára most” gombra. Ezzel az összes olyan mappát módosítja, amelynél be van kapcsolva a „Mappa archiválása ezekkel a beállításokkal” lehetőség, és helyette az „Elemek archiválása ebben a mappában az alapértelmezett beállításokkal” lehetőség lesz bekapcsolva.

Miután megszerezte az automatikus archiválás alapértelmezett beállításait, és a mappánkénti beállításokat a kívánt módon, hagyhatja, hogy a folyamat csendesen a háttérben működjön, így helyet szabadít fel, és megakadályozza, hogy a mappák túlságosan felduzzadjanak.