Mi a projekt hatóköre? Hogyan lehet létrehozni egy App Dev Project számára?

A projekt (jövőbeni) sikerének alapos megértése minden projekt indításakor mindig a végső cél kell, hogy legyen.

Egy dolog, ami biztosan elhozza Önt, egy jól meghatározott projektkör. Egy ilyen létrehozása azonban nem triviális tevékenység.

A projekt hatóköre nem csupán a projekt céljainak és mérföldköveinek leírása, a teljesítések listája, a kötelezően kezelendő feladatok, a részletezett költségek felsorolása, a szükséges erőforrások vagy a teljesítendő határidők.

Gyakran azt is konkrétan felvázolja, hogy a projekt mit nem fog megvalósítani. Ez kissé trükkösen hangozhat, mivel azt állítom, hogy egy projekt nem teljesíti a hatókörön kívül. Mindenesetre egyesek ezt csak a személyes biztonság kedvéért szeretik kiemelni.

Ez egy olyan dokumentáció, amely rögzíti az összes érdekelt fél közötti megállapodásokat, és elvárás, hogy mindenki hivatkozzon rájuk a projekt teljes időtartama alatt. Tehát nézzük meg, hogyan közelíthetjük meg egy ilyen dokumentum felépítését.

A hatókör fejlesztése

Mielőtt bármi is létezne, meg kell találnia egy olyan megközelítést, amellyel jó mennyiségű ötletet és tartalmat generálhat, amelyek alkotják a potenciális jövőbeli projekt hatókörét. Számos technikát használhat erre, és itt van ezek közül néhány.

#1. Ötletelés

Annyira régi módszerről van szó, hogy valószínűleg mindenki hallott már róla, de egy jó ötletelés a valóságban akkora meglepetés, mint 20 évvel ezelőtt.

A cél az érdekelt felek egy csoportjának összegyűjtése és a lehető legtöbb ötlet generálása. Ezután nézze át őket még egyszer, csiszolja ki a szükséges dolgokat, rangsorolja az eredményeket, és végül állapodjon meg a projektkövetelményeket alkotó végső állításkészletben.

Egy ilyen beszélgetés moderátora nagyon fontos része a sikernek, hiszen a vita mindig a cél felé halad, megőrizve az ötletalkotás szabadságát.

Fókuszcsoportokat is létrehozhat, és alapvetően ugyanezt teheti, de több érdekelt csoporttal, mint egy. Lehet, hogy az érintetteknek kevés a megkülönböztetett kompetenciaterületük, és akkor ennek van értelme.

#2. Interjúk

Egy másik megközelítés lehet az, hogy külön-külön külön-külön interjúkat készítenek az érdekelt felekkel. Ez kiküszöbölhet némi káoszt az út során, de magas elvárásokat is megkövetel a kérdezőtől.

#3. Felmérések

Egy kevésbé hatékony, de még mindig lehetséges módszer néhány részletes felmérés elvégzése előre meghatározott válaszlehetőségekkel. Ez jórészt megvonja a hitelességet az érintettektől. De hé, lehet, hogy Ön jobban ismeri a lehetőségeket, mint ők, és akkor ennek ismét lesz értelme.

#4. Benchmarking

Kutathat és gyűjthet össze több, a megkezdendő projekthez hasonló projekt eredményeit. Ezután a legjobb gyakorlatok és a lehetséges kihívások összegyűjtése leegyszerűsítheti az egész folyamatot. Ön sem fog semmi különösebb áttörést elérni, de ha ez a végső cél, akkor legyen.

#5. Prototípuskészítés

Ez egy nagyon érdekes módszer, amelyet valószínűleg nem használnak elég gyakran. Körülbelül ebből a (már működő) prototípusból készíti el a végső projekt makettjét, és azonosítja a követelményeket, sőt a lehetséges problémákat is. Ez olyan információkat ad, amelyeket szó szerint megérinthet a projekt megkezdése előtt.

  Hogyan készítsünk biztonsági másolatot az Oculus játékokról és beállításairól, és vigyük át a telepítést egy új helyre

#6. Munka lebontási struktúra (WBS)

A WBS egy régimódi technika a projekt jövőbeli feladatainak felépítésére. Ezzel az a probléma, hogy már az elején ismernie kell és előre látnia kell mindazokat a feladatokat, amelyekre a projekt során szüksége lesz.

Természetesen ez ritkán fordul elő, ezért a WBS-t a projekt során frissítik, átdolgozzák vagy átdolgozzák. Tehát elveszti eredeti célját. Mindazonáltal ez egy érvényes módszer a projekt hatókörének meghatározására a projekt által elvégzendő összes feladat felsorolásával.

Miért fontos a projekt hatóköre?

A projekt hatóköre meghatározza a projekt határait, és meghatározza a projekttel kapcsolatos elvárásokat. Íme néhány konkrétabb ok, amiért a projekt hatóköre fontos:

#1. Világosság

Alapvető fontosságú annak világos megértése, hogy hogyan kell kinéznie a leszállítandónak. E vízió nélkül senki sem tudja egyértelműen megmondani, hogyan néz ki a jó.

#2. Elvárások beállítása

A hatókör meghatározza az elvárásokat a csapattal, az érintettekkel és a felhasználókkal szemben. Eltávolítja vagy (legalább) nagymértékben minimalizálja a jövőbeni konfliktusokat vagy félreértéseket. Meghatározza, hogy mit kell tenni egy sarokhelyzetben (amiről senki sem gondolja, hogy megtörténik, de természetesen megtörténik).

#3. Irányelv

A jó projekt hatóköre meghatározza a döntések irányvonalait. A végső cél az, hogy minden döntés összhangban legyen a projekt céljaival.

Az iránymutatások abban is segítenek, hogy a projekt az eredeti határokon belül maradjon, és ne lépje túl azokat.

#4. Erőforrás menedzsment

A projekt hatóköre az erőforrásokat a projekt befejezéséhez szükséges feladatok és teljesítések azonosításával kezeli. Ez pedig elősegíti a megfelelő erőforrás-allokációt.

A projekt hatókörének összetevői

Most, hogy tudjuk, hogyan kezdjük el a hatókör fejlesztését, és miért van rá szükségünk, fontos megérteni, hogy melyek azok az összetevők, amelyeket egy jó projektkörnek tartalmaznia kell.

  • Projekt céljai
    • Leírják a projekt általános céljait és célját, valamint azt, hogy a projekt pontosan mit kell elérnie.
  • Szállítandók
    • A projekt várható eredményének részét képező dokumentumok, szolgáltatások vagy teljes termékek listája.
  • Mérföldkövek
    • Még ha a projekt ütemezése egy adott időkeretre vonatkozik, a projekt idővonalán kulcsfontosságú időpontok vagy ellenőrzőpontok találhatók, amelyek az egész projekt megfelelő előrehaladását jelzik. Pontos meghatározásuk biztosítja, hogy ha a mérföldköveket elérjük, akkor a projekt jó úton halad.
  • Hatókör határai
    • Ez egy explicit definíciója annak, hogy mi tartozik a hatálya alá, és mi az, ami esetleg kívül esik. Méltányos felvenni a nem hatályos listára, különösen azokat a tételeket, amelyekről egyébként egyes érdekelt felek azt feltételezhetnék, hogy valóban a hatálya alá tartoznak.
  • Feltételezések
    • Dokumentálja a projekttel kapcsolatos feltételezéseket. Ezek lehetnek például ütemtervek, mérföldkövek, költségvetési előrejelzések vagy erőforrás-elosztás a projekt időtartama alatt. Tartalmakkal kapcsolatos feltételezéseket is tartalmazhat az adott leszállítandó termékekről.
  • Korlátok
    • Ha vannak olyan korlátozások, amelyek befolyásolhatják a projekt előrehaladását, akkor sorolja fel itt.
  • Kockázatok
    • Meg kell határoznia minden olyan potenciális kockázatot, amely veszélyeztetheti vagy nagymértékben befolyásolhatja a projektet, ha valódi problémákká válnak. Még ennél is fontosabb, hogy stratégiákat határozzunk meg arra vonatkozóan, hogy a projekt hogyan tudja mérsékelni az ilyen kockázatokat.
  • Az érintettek
    • Ebben a részben szeretné azonosítani a projektben részt vevő összes kulcsfontosságú érintettet szerepkörük és felelősségük mellett.
      A Netflix-terv megváltoztatása
  • Elfogadási feltételek
    • Ez egy kritikus rész, amely meghatározza, hogy pontosan mikor tekinthető sikeresnek vagy befejezettnek a szállítmány. Pontosan mit kell teljesíteni ahhoz, hogy a projektet befejezettnek jelöljék?
  • Sablon a projekt hatókörének létrehozásához

    Ha mindezt összevonja, akkor egy sablon lesz, hogyan lehet sikeresen létrehozni egy projekt hatókörét, amely meghatározza a projekt teljes élettartamát. Az alábbiakban egy lépésről lépésre bemutatjuk a projekt hatóköri nyilatkozatának létrehozását egy szoftver-, alkalmazás- vagy webfejlesztési projekthez:

    ➡️ Határozza meg a projekt céljait a fent leírt fejlesztési technikák egyikével. Kezdje az általános célok meghatározásával, majd alakítsa át konkrét követelményekre. Ennek tartalmaznia kell annak meghatározását, hogy a szoftvernek vagy webhelynek mit kell elérnie végeredményként.

    ➡️ Határozza meg azokat a projektteljesítményeket, mint a termékek, dokumentumok, szolgáltatások vagy a projekt során végzett bármely fontos tevékenység, amely a siker mércéjéhez tartozik. Ez magában foglalhatja a szoftver vagy a webhely összes funkciójának és funkciójának listáját.

    ➡️ Határozza meg a projekt határait, beleértve azt is, hogy mi szerepel és mi nem. Ennek világos leírást kell tartalmaznia a projekt korlátairól és kizárásairól.

    ➡️ Azonosítsa a projektre vonatkozó, a projektre érvényes feltételezéseket, például az erőforrásokkal, ütemtervekkel vagy költségvetéssel kapcsolatos feltételezéseket.

    ➡️ Határozza meg azokat a projektkorlátokat, amelyek hatással lehetnek a projektre. Ez akár hasonló területeket is tartalmazhat, mint a feltételezések rész, de ezúttal a korlátok szempontjából (mi van, ha ez vagy az fog történni a korábban megbeszéltek helyett).

    ➡️ Határozza meg a projekt kockázatait és stratégiáit azok leküzdésére. A kockázatok alapvetően még nem kialakult problémák, ezért célszerű megoldani őket, mielőtt valódi problémákká válnának.

    ➡️ Sorolja fel a projektben részt vevő projektben érintett feleket, beleértve szerepeiket és felelősségeiket.

    ➡️ Határozza meg azokat a projekt elfogadási kritériumokat, amelyeknek teljesülniük kell ahhoz, hogy a projektet befejezettnek és sikeresnek tekintsék. Ez alapvetően annak átfogó leírása, hogy mit jelent a projekt sikeres eredménye.

    A projekt hatókörének létrehozásának bevált gyakorlatai

    Miközben követi ezt a sablont, és tökéletes teret készít a következő projektjéhez, mindig jó, ha figyelembe vesz néhány múltbeli tapasztalatot.

    A végén már sok projektet teljesítettek, és jogosan; feltételezhető, hogy ezt a témát már alaposan feltárták, és ezért minden új projektdefiníciónak sikeresnek kell lennie.

    Érdekes tudni, hogy ez valójában távol áll az igazságtól. Ennek ellenére még ma is rengeteg olyan projekt van, amelyek nem sikeresek. Ennek sok oka lehet, de ezek egyike minden bizonnyal a projekt hatókörének halvány meghatározása. Íme tehát néhány bevált gyakorlat egy megbízható projektkör létrehozásához.

    #1. Az érdekelt felek bevonása

    A lehető legkorábban és a lehető legnagyobb mértékben vonjon be minden érdekelt felet. Minél kevesebb feltételezés és több valós tény, annál jobb a projekt számára. A kulcsfontosságú érdekelt felek elképzeléseinek és kívánságainak félretétele jelentős problémákhoz vezethet a projekt időtartama alatt.

    Legtöbbjük a projekt elfogadási kritériumainak szakaszában derül ki, ez a legrosszabb időszak a problémák megoldására a projekt eredeti ütemtervén belül.

    #2. Ragaszkodjon a sablonokhoz és folyamatokhoz

    Minél kevésbé szilárd folyamatok, annál inkább elfogadják a káoszt és a kiszámíthatatlanságot. A folyamatok struktúrát adnak a projektnek. A sablonok implicit módon meghatározzák az űrlap elvárásait, és így nagyobb valószínűséggel hamarabb fogadják el a szállítmányokat.

      Az Ultimate Video Repair Tool

    #3. Legyen konkrét és mérhető

    Használjon jól ismert nyelvezetet, amelyet minden érdekelt fél ismer. Konkrét tényekkel kommunikáljon, ne érzelmekkel vagy elmosódott kijelentésekkel. Ne fogalmazd meg úgy a kijelentést, hogy valakinek a hátát fedje, ha valami nem a kívánság szerint alakul. Ha a megfogalmazás nyílt, őszinte és minden részre mérhető, ez a legjobb biztosíték egy jó kapcsolatra.

    #4. Együttműködésen alapuló megközelítés

    Minden alkalommal, amikor döntésre van szükség, alkalmazzon együttműködő megközelítést. Minél több felet és érdekelt felet vonjon be, akár álláspontjaik kifejezésére is. Ezután átveheti őket, és figyelembe veheti őket a következtetések megfogalmazásakor. Mindenki látásmódja és álláspontja valamilyen módon fontos. Tehát törekedjen a megértésre, mielőtt az érintettek megértenék Önt.

    #5. Gyakran tekintse át és frissítse

    Végezze el a hatókör átdolgozását és frissítését a lehető legkorábban a projekt idővonalán belül. Minél később lépnek életbe az ilyen változások, annál nehezebb lesz megoldani az általuk jelentett következményeket. A lehetséges problémákkal való várakozás, hogy azok maguktól elmúlnak-e, sosem bizonyult megfelelő stratégiának, ezért minden alkalmazható helyzetben pontosan az ellenkezőjét kell tenni.

    A jó projektkör előnyei

    Tehát követte a fenti jó tanácsokat, szilárd sablont és folyamatokat hozott létre, minden érdekelt felet bevont, és pontosan felépített projektkört alakított ki. Ha most azt kérdezi, hogy mi lesz ennek a sok erőfeszítésnek és munkának az előnyei, akkor íme néhány a való világ előnyei, amelyeket előbb-utóbb észrevehet.

    Először is, nagy előrelépésekre számíthat a projekttervezés terén. Mivel már amúgy is jelentős időt fektetett a tervekbe (például a WBS definícióval), jobban felkészült bármilyen tervezési tevékenységre a projekt során.

    Előfordulhat, hogy jobb kommunikációt is tapasztalhat a felek és az érdekelt felek teljes spektrumában, nem csak a belső csapaton belül. Egyszerűen fogalmazva, mindenki ugyanazon az oldalon van, és világos céljai vannak, amelyek mindenki számára azonosak. Ha az emberek ugyanazokkal a szavakkal írják le a sikert, akkor ez azt jelenti, hogy szinkronban vagy a portfólión belül.

    A nem tervezett kockázatok csökkentése egy másik nagy mellékhatása a jó projekttervnek. Minél több erőfeszítést tesznek a kockázatok meghatározására és mérséklésére a projekt keretein belül, annál kevésbé valószínű, hogy újabb váratlan kockázati forgatókönyv következik be. Arra is alkalmasabb, hogy dinamikusan hajtsa végre a projektterv módosításait, ha a jelenlegi helyzet úgy kívánja.

    Aztán ott van az erőforrás-gazdálkodás javulása. Egy jó terv a megfelelő emberek optimális elosztását eredményezi a projektek megfelelő fázisaihoz. Ez nem varázslat, hanem a jó projekttervezés természetes implicit eredménye.

    Egy másik közvetlen mellékhatás, hogy az érintettek elégedettek lesznek, és az elégedettségmérés magas számokat fog elérni. Az emberek szeretnek dolgozni a projekten, és valószínűleg több kreatív időt fognak fektetni a projektbe, mert úgy érzik, ez a helyes dolog. Annyi értelme lesz. Nyilvánvaló, hogy a projekt hatókörének rossz meghatározása közvetlenül olyan véleményekhez vezet, hogy semmi sem számít, mert egyébként sem működik jól.

    Végül a projekt eredményei minősége javulni fog. Az eredmények a projekt idővonala alatt végrehajtott tevékenységek közvetlen eredményei. Ha a tevékenységeknek jó terve és leírása van, sokkal valószínűbb, hogy az eredmények követik a példát.

    Következtetés

    Tessék, itt van. Konkrét terv arra vonatkozóan, hogyan közelítsük meg a projekt hatókörének létrehozását. Nyilvánvalóan ez nem minden, amire szüksége lesz ennek a feladatnak a sikeréhez, de remélhetőleg néhány fontos útmutatást ad a helyére, amelyek megmutatják a helyes utat.

    Ezután tekintse meg a legjobb projekt charta sablonokat a projekt zökkenőmentes elindításához.