A Microsoft Outlook e-mailjeit, feladatait és találkozóit PST- vagy OST-fájlként tárolja. Mindkettő ugyanazt az alapfeladatot végzi. Vannak azonban fontos különbségek, attól függően, hogy biztonsági másolatot szeretne készíteni, visszaállítani vagy áthelyezni.
A PST és OST fájlok közötti különbség magyarázatához el kell magyaráznunk egy kis technológiai előzményt – különösen a POP és IMAP e-mail protokollok közötti különbséget. Íme egy gyors áttekintés.
Tartalomjegyzék
Mi az a POP?
A betárcsázási időkben használt hagyományos e-mail protokoll a Post Office Protocol (POP) volt. A POP jelenlegi verziója a 3-as verzió (POP3).
A POP letöltötte az összes e-mailt a kliensre, majd alapértelmezés szerint törölte őket az e-mail szerverről. Ez azt jelentette, hogy az e-mailjeiből csak egy másolat volt a számítógépén. Beállíthatja, hogy a POP ne törölje az e-maileket a szerverről.
Azonban akkoriban az emberek általában csak egy számítógépről nézték meg e-maileiket, így nem igazán volt szükség egy második példányra a szerveren.
POP használatakor az e-mail kliensben végzett változtatások nem jelennek meg az e-mail szerveren. Ha töröl egy e-mailt a levelezőprogramban, semmi sem történik az e-mail szerveren, és fordítva.
Mi az IMAP?
Az Internet Messaging Access Protocol (IMAP) egy modernebb protokoll, amely letölti az e-mailek másolatát a szerverről a számítógépén lévő kliensre. Az e-mail kliensben végzett minden módosítás szinkronizálva van a szerverrel. Ha töröl egy e-mailt a számítógépén, az az e-mail szerverről is törlődik, és fordítva.
Az IMAP sokkal jobban megfelel a modern világnak. Most már több eszközön is hozzáférünk ugyanahhoz az e-mail fiókhoz, és a legtöbb ember „mindig bekapcsolt” szélessávú vagy üvegszálas kapcsolattal és mobiladat-kapcsolattal rendelkezik. IMAP használata esetén minden, amit az e-mailjével csinál, szinkronizálva lesz.
Például, ha e-mailt küld a telefonjáról, megnézheti a táblagépe „Elküldött” mappáját, és ott lesz az elküldött e-mail is. Ezért javasoljuk az IMAP használatát, hacsak nincs konkrét oka a POP3 használatára.
Azt is fontos megjegyezni, hogy a Microsoft az IMAP helyett az Üzenetkezelés API-t (MAPI) használja e-mail fiókjaihoz. Bár különböznek egymástól, a MAPI és az IMAP is szinkronizálja az e-maileket az ügyfél és az e-mail szerver között.
POP, IMAP, valamint PST és OST fájlok
Ha rendelkezik POP-fiókkal, az Outlook az összes e-mailt és találkozót egy Personal Storage Table (.pst) fájlban tárolja. A PST-fájl importálható az Outlookba. Ez ideálissá teszi az e-mailek új számítógépre költöztetéséhez, vagy biztonsági másolat készítéséhez, amelyet menthet arra az esetre, ha a számítógép összeomolna vagy működésképtelenné válik.
A Microsoft Outlook 2013-ig a PST-fájlokat is használták az IMAP- vagy MAPI-fiókokhoz. Az Outlook 2016-tól kezdve azonban az ügyfél az IMAP- és MAPI-fiókokból származó összes e-mailt és találkozót egy Offline Storage Table (.ost) fájlban tárolja.
Az OST fájlok automatikusan szinkronizálódnak az e-mail szerverrel, ha van internetkapcsolata. A PST-fájlokkal ellentétben azonban nem importálhat OST-fájlt az Outlookba – mert nem kell.
Ha az Outlookot egy új gépen állítja be, és IMAP-on vagy MAPI-n keresztül csatlakozik e-mail fiókjához, minden e-mailje a szerveren lesz, és automatikusan letöltődik.
A PST- és az OST-fájlok közötti kritikus különbség az, hogy a PST-fájlok tartalma csak abban a fájlban érhető el. Az OST tartalma azonban az e-mail szerveren és minden más eszközön is elérhető, amelyet az e-mail fiók eléréséhez használ.
Mikor van szükséged rájuk?
Az idő nagy részében nem kell aggódnia a PST- és OST-fájlok miatt. Valószínűtlen, hogy egyiket sem látja vagy közvetlenül eléri, hacsak nem keresi őket.
Valójában csak akkor fontosak, ha adatokat helyez át egy új számítógépre, vagy ha archiválni szeretné az e-mailjeit. Ha POP3 e-mail fiókot használ, át kell másolnia a PST-fájlt az új számítógépére, majd importálnia kell az Outlookba, különben minden e-mailje elveszik.
Ha IMAP-ot vagy MAPI-t használ, csak az e-mail szerveren lévő postafiók méretével kell tisztában lennie. Ha valaha is eléri a maximális méretet, és meg akarja őrizni az összes e-mailt, exportálnia kell egy részét PST-fájlba, majd törölnie kell őket az e-mail szerverről.
Ezt követően továbbra is megtekintheti ezeket az e-maileket, ha importálja a PST-fájlt az Outlookba, de már nem lesznek az e-mail szerveren.