Melyik projektmenedzsment eszközt válassza

Az internetet böngészi a csapatának és vállalkozásának leginkább megfelelő projektmenedzsment eszközért?

Talán válaszúton találja magát, akár a Trello vizuálisan intuitív, teljes Kanban megközelítését, akár a Notion oldalorientált, minimalista és adatbázis-központú tulajdonságait választja.

Akkor jó helyen jársz! Szilárd háttérrel rendelkezem a szoftvertesztelés és -áttekintés terén, és ma összehasonlítom a népszerű projekt- és munkakezelési eszközöket, a Trellót és a Notiont.

Olvassa el ezt a végső útmutatót a végéig, miközben mérlegelem a Trello erősségeit és gyengeségeit a Notion ellenében, és lehetővé teszi, hogy tájékozott és magabiztos döntést hozzon.

Mi az a Trello?

Trello egy modern, dinamikus és vizuális projektmenedzsment eszköz magánszemélyek, vállalkozások, ügynökségek és vállalkozások számára. Vizuális és kód nélküli megközelítést kínál a feladatok és projektek nyomon követésére, tervezésére, feladatkiosztására és kommentálására, és a szabadúszók vagy koncertmunkások éppen ezért szívesen használják.

Létrehozhat táblákat, listákat és kártyákat, amelyek személyes vagy szakmai életének különböző aspektusait ábrázolják, és egyszerűen kezelheti a feladatokat a fogd és vidd felülettel.

Üzleti és ügynökségi szempontból a Trello együttműködésen alapuló projektmenedzsment és csapatkoordinációs eszközként tűnik ki. Megosztott táblái, feladatkiosztásai és platformon belüli kommunikációja segíti a vállalkozásokat és ügynökségeket a projektek és a munkaerő menedzselésében távoli, helyszíni és hibrid munkahelyeken.

Olvassa el még: Trello vs. monday.com: A legjobb projektmenedzsment eszközök összehasonlítása

A Trello mint projektmenedzsment (PM) eszköz

A projektmenedzsment, mint például az Excelben unalmas Gantt-diagramokat használók, nem lehet a végső választás az Ön számára. Többet érdemel, és itt jön a Trello, mint vizuális projektmenedzsment eszköz.

Legyen szó akár otthoni feladatokról, akár egy több ezer alkalmazottat foglalkoztató vállalkozásról, a Trello mindent kínál, amire szüksége van – az egyszerűség, az intuitív felhasználói felület, a legmodernebb PM-eszköz-szolgáltatások és a megfizethetőség.

Az alábbiakban megtalálja azokat a PM-funkciókat, amelyek a Trellót mindenki számára kötelező eszközzé teszik:

  • A Trello PM sablonok segítenek a projektek beindításában anélkül, hogy időt veszítenénk a tervezésre.
  • A Kanban táblákat vagy más projektnézeteket gombokkal, parancsokkal és szabályokkal automatizálhatja a Butler automatizálás segítségével.
  • Tegye a Trellót az egyetlen eszközzé ön és alkalmazottai számára, ha más alkalmazásokat kapcsol össze a Power-Ups segítségével.
  • Fedezze fel a Trello Integrations használatával végzett projektek egyedi módjait, hogyan válhat termelékenysé és nyereségessé.
  • A feladatok és részfeladatok hét különböző vizualizációja:
    • Drag and drop Kanban táblák
    • Idővonal nézet a projekt előrehaladásának jobb megértéséhez
    • Naptárnézet a heti vagy havi munkaerő-kihasználtság ütemezéséhez, átütemezéséhez és becsléséhez
    • Táblázat nézet az általános közönség számára, ahol további információk érhetők el a feladatokról
    • Az irányítópult nézet madártávlatból nyújt egy vagy több projektet a Trellóban
    • Munkaterület nézetek a különböző részlegek vagy csapatok projektjei megjelenítéséhez
    • Térképnézetek a feladatok és projektek regionális nézőpontból való perspektívájához
  A Nanoleaf Shapes vagy Elements fénypanelek visszaállítása

Hogyan működik a Trello?

A Trellóban végzett projektmenedzsment útja egy új munkaterület létrehozásával kezdődik. A Trello-munkaterületeken táblákat hozhat létre, és ezeken a Trello-táblákon belül tetszőleges számú listát és kártyát adhat hozzá. A Trello-táblákat azonban közvetlenül is hozzáadhatja, de mindenképpen szülő munkaterületet kell választania.

A Trello navigációs gombjai a bal felső eszköztáron és a bal oldali panelen találhatók. Miután létrehoz egy új munkaterületet, a Trello átváltja a nézetet az újonnan létrehozott munkaterületre. A meglévő sablonok megkereséséhez vagy az előre konfigurált Trello-sablonok felfedezéséhez kattintson a Trello eszköztárán a Munkaterületek, Legutóbbi, Csillagozott és Sablonok lehetőségre.

Ha már egy munkaterületen van, a bal oldali navigációs ablaktáblával lapozhat a projekt Kanban-táblái között, megtekintheti, hogy ki dolgozik a projekten a Tagok lapon, vagy válthat alternatív projektnézetekre, például a táblázatra vagy a naptárra.

A Trello előnyei a PM-ben

A Trello gyakorlatilag nem rendelkezik tanulási görbével, mivel PM eszköz, és ez az elsődleges előnye ennek a nagyszerű munkakezelési szoftvernek.

További fontos előnyök az alábbiak:

  • A Trello alkalmazás többirányú titkosítási stratégiájának köszönhetően biztonságossá teheti a professzionális és üzleti dokumentumokat online. Titkosítja az adatokat nyugalmi állapotban és szállítás közben.
  • Függetlenül attól, hogy asztali számítógépről, Chrome Book könyvről vagy okostelefonról dolgozik, vannak dedikált alkalmazások, és az összes alkalmazás szinkronizálja az adatokat közöttük. Így bármikor és bárhol szüneteltetheti a munkát a Trello Android alkalmazásban, és folytathatja a munkát Windows PC-jén.
  • Van egy ingyenes próbaverzió, így vásárlás előtt kipróbálhatja.
  • A Trello rendkívül alkalmazkodó, és különféle típusú projektekhez használható, a személyes feladatoktól az összetett üzleti projektekig.

A Trello mint PM eszköz korlátai

  • A beépített Gantt-diagram alapú projektidővonal nem érhető el a Trellóban. A Trello Power-Up telepítésével azonban létrehozhat egyet.
  • Nem állíthat be automatikus feladatütemezéseket, és nem tudja könnyen megjeleníteni a feladatok közötti függőséget.
  • A Trello jelentéskészítési képességei alapvetőek a dedikált projektmenedzsment eszközökhöz képest.

Olvassa el még: Trello kontra ClickUp: A legjobb projektmenedzsment szoftver kiválasztása

Mi a Fogalom?

Fogalom egy blokk alapú termelékenységi eszköz. Jól hasznosíthatja szervezeti wikik, termékfejlesztési ütemtervek, célkitűzések és kulcseredmények (OKR) oldalak, értekezlet-jegyzetek vagy nyaralástervező készítésekor.

Mivel egy blokkalapú tartalomszerkesztő, a Notion lehetővé teszi, hogy szinte bármit hozzáadjon a projektmenedzsment táblához. Például blokkokat adhat hozzá szövegekhez, számokhoz, címsorokhoz, táblázatokhoz, idézetekhez, feliratokhoz, képekhez stb.

A Notionben az a legjobb, hogy publikus webhelyként teheti közzé munkáját, így bárki biztonságosan hozzáférhet hozzá a tartalom módosítása nélkül. Tehát, ha közösségi finanszírozási vagy közérdekű projekteket kíván indítani, a Notion platformot biztosít a projekttáblák létrehozásához és a projekt webhelyként való közzétételéhez.

A fogalom a legalkalmasabb magánszemélyek és vállalkozások számára egyaránt. Egyéni nézeteket és munkafolyamatokat is fejleszthet a Notionon az alacsony kódú fejlesztési megközelítést használva. Ez a funkció akkor hasznos, ha egyedi élményt szeretne teremteni ügyfelei vagy ügyfelei számára.

Fogalom mint projektmenedzsment (PM) eszköz

A Notion egy teljes körű szolgáltatást nyújtó projektmenedzsment eszköz. Mindenféle funkciót beszerezhet egy PM-eszközhöz, mint például a Blocks in Notion. Legyen szó projektnézetekről, rendezésről és szűrésről, projektfüggőségekről, alcsoportokról, adatbázisokról és projekttulajdonságokról, mindent megtalál, amire szüksége van.

  8 legjobb héliumbányász, aki HNT-t keres

Mivel a Notion egy minimalista és alacsony kódú termelékenységi eszköz, kissé trükkösnek találhatja a projektek kezelését az első napon. Itt jön a Fogalomsablon funkció a segítségedre. Több száz releváns sablont talál ingyenesen a Notion Templates oldalon. Vagy csatlakozhat az internethez, és kereshet prémium és fizetős sablonokat, amelyeket szakértő Notion fejlesztők készítettek.

Hogyan működik a fogalom?

A Notion rugalmas tartalomkészítő adathordozóként működik, amely blokkalapú rendszert használ. A blokkok elrendezésével és testreszabásával projekttáblákat hozhat létre. A blokkok különféle típusú információkat képviselhetnek, például szöveget, adatbázisokat, naptárakat, nézeteket és egyebeket.

A Notion alkalmazkodik az Ön egyedi igényeihez, például néhány kattintással átállítja a projektmenedzsment Kanban táblát adatbázisra vagy fordítva.

A távoli üzleti igényekhez együttműködési munkaterületeket kínál, ahová belső és külső tagokat is meghívhat. Éppen ellenkezőleg, egyszerűen használhatja személyes termelékenységi munkaterületként az otthoni házimunkák, szakmai feladatok és hobbik kezelésére.

Elkezdheti a projektek kezelését egy üres oldal hozzáadásával a Notionhoz. Ezután más mezőket is kitölthet a blokkszerkesztő vásznáról, például táblázatokat, táblákat, naptárakat, galériákat és egyebeket. Ha több projektje vagy részlege van a vállalkozásában, létrehozhat egyedi Notion Teamspace-eket, és ezeken a munkaterületeken Notion oldalakat vehet fel.

A Notion előnyei a PM-ben

A Notion elsődleges előnye az alacsony kódú oldalfejlesztési funkció. Ezt az eszközt akkor kell használnia, ha tapasztalattal rendelkezik a projektmenedzsmentben, és olyan egyedi nézeteket szeretne létrehozni, amelyeket más vállalkozások nem használnak. Ezenkívül rugalmasan alakíthatja át a fogalomoldalakat különböző formátumokká, például wikikké, adatbázisokká, webhelyekké, irányítópultokká, automatizált munkafolyamatokká stb.

Az alábbiakban találja az eszköz további fontos előnyeit:

  • Ingyenes próbaverzió a költségmentes projekthez.
  • Az ingyenes próbaverzió tartalmazza az összetett projektek kezeléséhez szükséges összes alapvető funkciót.
  • Tegyen közzé oldalakat valós webhelyként, tárhelyi díj fizetése nélkül.
  • Minimalista és zavaró projektmenedzsment platform.

A PM-eszköz fogalmának korlátai

  • Az elképzelés meredek tanulási görbével jár.
  • Rugalmassága és testreszabhatósága elképesztő lehet az új felhasználók számára.
  • Nem jön egy klasszikus Gantt-szerű idővonal.
  • A projekt idővonalának létrehozása a Notionban szakértelmet és sok manuális erőfeszítést igényel, ha nem szeretné használni a Notion egyik sablonját.

Trello vs Notion: A jellemzők szerinti összehasonlítás

Ez a táblázat segít megérteni, hogy Trellóra vagy Notionra van szüksége egy közelgő projekthez:

Összehasonlított szolgáltatásokTrelloNotionAutomatizálásAz automatizálás létrehozása a képernyőn megjelenő útmutatásokkal egyszerű Speciális PM-sablonokat kell vásárolnia harmadik féltől származó Notion fejlesztőktől. Fájlfeltöltési kapacitás korlátlan az ingyenes csomag 5 MB-os korlátjától kezdve, és korlátlan az összes fizetős csomaghoz Fájlfeltöltés mérete 10 MB/fájl az ingyenes csomaghoz és 250 MB/fájl az összes fizetős csomaghoz 5 GB mellékletenként csak fizetős csomagokban. Oldalelőzmények és tevékenységnaplók A projektmunkaterületek előzményei egy életen át elérhetők. Az előzmények 7 nap után az ingyenes, 30 nap után a plusz szintnél és 90 nap után az üzleti szintnél is törlődnek; Korlátlan oldalelőzmények csak a Vállalati terv esetén érhetők el.Weboldal-funkcióNem teheti közzé a Trello-táblákat weboldalkéntA Notion-oldalakat webhelyként teheti közzé. Egyéni tartományokNem teheti közzé a Trello-táblákat weboldalként. Egyéni fogalmi.webhely-domaineket vásárolhat nyilvános webhelyekhezGantt-diagram és idővonalak. könnyen létrehozhat Gantt-diagramokat vagy idővonalakat a Trellóban a szabadon elérhető Power-Up-ok segítségével. Csak saját maga alakíthat ki egyéni idővonalat a Notionon, vagy használhatja a harmadik féltől származó forrásból vásárolt fizetős sablonokat Workspace Admin. Elérhető a Premium és Enterprise csomaghozCsak az Enterprise planAPI AccessNot számára érhető el. elérhetőElérhetőAdatbázis-automatizálásNem elérhetőProjektköltségvetések létrehozásaNem támogatott

  Helyfrissítés küldése Skype csoportos beszélgetéshez

A Trello projektmenedzsment használati esetei

A Trello olyan projektekhez illeszkedik, mint a marketing, a tervezés, a tervezés, az emberi erőforrások, a termékmenedzsment stb. Itt van az a két felhasználási eset, ahol sikeresen használtam a Trellót:

#1. Tartalom naptár tervezés

A Trello kiválóan teljesít a marketing tartalomnaptárkezelésében. Marketingcsapatai tervezési célból Trello-táblákat hozhatnak létre.

A Táblákban listákat adhat hozzá a tartalomkészítési szakaszok, például az ötletelés, a vázlatkészítés, a szerkesztés és a közzététel megszervezéséhez. A kártyák egyedi tartalomelemeket (pl. blogbejegyzéseket, közösségi média frissítéseket) ábrázolhatnak, a határidők betartásához szükséges feladatokkal és határidőkkel.

#2. Lead nyomon követése és értékesítése

A potenciális ügyfelek nyomon követése és az értékesítési folyamat felügyelete szintén egyszerű a Trellóval. Különböző táblákat kell létrehoznia a különböző értékesítési projektekhez. Ezután hozza létre ezeket a listákat, amelyek egy értékesítési folyamatot vagy munkafolyamatot képviselnek: potenciális ügyfelek generálása, minősítés, tárgyalás és lezárt ügyletek. Az egyéni Trello-kártyák potenciális ügyfeleket vagy potenciális ügyfeleket képviselhetnek. Különböző értékesítőkhöz is hozzárendelhet kártyákat.

Projektmenedzsment használati esete

A Notion segítségével olyan projekteket kezelhet, mint a tervezés, gyártás, tervezés és termékek fejlesztése. Íme egy példa, ahol nemrégiben használtam a Notiont:

#1. Termék ütemterv és funkciótervezés

A termék- és szoftverfejlesztő csapatok gyakran használják a Notion-t projektjeik alapvető és összetett szakaszaihoz. Létrehozhat egy adatbázist a szolgáltatások vagy felhasználói történetek nyomon követésére, beleértve az olyan részleteket, mint a prioritás, állapot, jogosultak és határidők. Ezután kapcsolja össze az adatbázis-összetevőket olyan projektelemekkel, mint a Táblázat nézet, a Tábla nézet, az Idővonal nézet és a Naptár nézet az azonnali megjelenítés érdekében.

Ezenkívül a Notion egyéni tulajdonságai, relációi és szűrői lehetővé teszik a termékjellemzők alapos kategorizálását és fontossági sorrendbe állítását. Végül dokumentumokat, maketteket és értekezlet-jegyzeteket is integrálhat a Notion segítségével.

Trello vs Notion: Az ítélet

Ha pusztán az alapszintű és a haladó projektmenedzsmentet keresi, a Trello a legjobb választás.

Először is, ez egy egyszerű PM-eszköz, amelyet bárki használhat. Új felhasználóként használhatja a kis léptékű projektmenedzsmentet személyes hobbikkal, teendők listájával, kis dokumentum mellékletek megosztásával, kis léptékű együttműködési munkával stb.

Ezzel szemben a fogalom gyakorlatot igényel mind az új, mind a meglévő projektmenedzserek számára. Meg kell értenie a projekt idővonalainak, projektmezőinek, feladatoknak, feladatfüggőinek és blokktulajdonságainak használatát, mielőtt sikeresen kezelheti a projekteket a Notion-on.

Másodszor, a Trello ára is megfizethetőbb, mint a Notion. Megfelelő mennyiségű funkciót kap a Trello kereskedelmi projektjeihez egy kis csapattal ingyenesen. Másrészt a Notion ingyenes funkciói meglehetősen korlátozottak, és csak az egyéni felhasználók számára.

Fizetős előfizetések mérlegelésekor a Trello Standard előfizetési csomagja sokkal több funkciót kínál megfizethető áron, mint a Notion azonos előfizetése.

Ezután a Jira szoftveralternatívák a zökkenőmentes projektmenedzsment kipróbálásához.