Lejárati dátum hozzáadása az e-mailekhez az Outlook programban (és mire valók)

Az Outlook lehetővé teszi, hogy lejárati dátumot adjon hozzá az elküldött vagy fogadott e-mailekhez. A lejárati dátum lejárta után az e-mail különböző formázással jelenik meg, és az Outlook beépített eszközeivel automatikusan kezelheti a lejárt leveleket.

A lejárati dátumok csak az e-mailekre vonatkoznak, a naptári eseményekre vagy feladatokra nem, mert ezeknek az elemeknek saját dátumaik vannak, amelyeket használhat a kezelésükhöz

Hogyan állítsunk be lejárati dátumot egy e-mailben

Ha lejárati dátumot szeretne hozzáadni egy küldött e-mailhez, meg kell nyitnia az e-mail Tulajdonságok ablakát. Nyissa meg az e-mailt, majd kattintson az Üzenet > Címkék elemre.

Ezzel megnyílik az e-mail Tulajdonságok ablaka, amelyet a Beállítások > További beállítások vagy a Fájl > Tulajdonságok menüpontra kattintva is elérhet. Kapcsolja be a „Lejárat után” jelölőnégyzetet, majd válassza ki a dátumot és az időt.

Kattintson a Bezárás gombra az e-mailhez való visszatéréshez. Nem lesz látható jele annak, hogy lejárati dátumot adtak hozzá, és az e-mailt a szokásos módon küldheti el.

Ha lejárati dátumot szeretne hozzáadni egy kapott e-mailhez, nyissa meg az e-mailt, és kattintson az Üzenet > Címkék (vagy a Fájl > Tulajdonságok) elemre.

  Hogyan adhatjuk hozzá a „Keresés a Google-ban” kifejezést a Microsoft Edge jobb gombbal történő helyi menüjéhez

Ezzel megnyílik az e-mail Tulajdonságok ablaka. A beérkezett e-mailekre nincs annyi lehetőség, mint az Ön által küldött üzeneteknél, de még mindig beállíthat egy lejárati dátumot és időpontot.

Mit jelent a lejárati dátum?

Tehát hozzáadott egy lejárati dátumot egy e-mailhez. Ez nagyszerű meg minden, de mi haszna van ennek?

A lejárati dátumokat az Outlook többféleképpen használja, hogy segítsen a fontosra összpontosítani. A lejárt e-mailek általában nem olyan fontosak, mint a le nem járt e-mailek, ezért az Outlook automatikusan másként formázza a lejárt e-maileket.

Ha megvizsgálta a feltételes formázás beállítását az Outlook programban, akkor valószínűleg észrevette a „Lejárt elemek” formázási szabályt.

Ez a szabály szürke betűtípussal és áthúzott szöveggel formáz minden olyan e-mailt, amelynek lejárt a lejárati dátuma.

Ez tudatja Önnel, hogy az e-mail lejárt, így először a fontosabb e-mailekre koncentrálhat. Ha e-mailt küldött lejárati dátummal, akkor ez a formázás a címzett Outlookjában is érvényesül, de más levelezőprogramokban, például a Thunderbirdben, vagy az olyan webes alkalmazásokban, mint a Gmail vagy a Yahoo! Mail, figyelmen kívül hagyja a dátumot, és nem tesz vele semmit.

Hozzáadhat egy oszlopot egy mappához, amely bármely e-mail lejárati dátumát mutatja. Kattintson a jobb gombbal egy oszlopfejlécre abban a mappában, amelyhez hozzá szeretné adni az oszlopot, majd kattintson a „Mezőválasztó” elemre.

Válassza a „Dátum és idő mezők” lehetőséget a legördülő listából, majd válassza a „Lejárat” lehetőséget.

  A Pidgin beépülő modulok használata az Empathy Chatben Linuxon

Húzza a „Lejár” elemet a mappájába, hogy hozzáadja az oszlopokhoz.

Amikor megnyit egy lejárt e-mailt, az Outlook egy üzenettel értesíti a fejlécben.

Továbbra is válaszolhat vagy továbbíthat egy lejárt e-mailt, de ha megpróbálja továbbítani, az Outlook először figyelmeztetést jelenít meg.

Kattintson az „Igen” gombra az e-mail elküldéséhez, vagy a „Nem” gombra a visszavonáshoz.

A lejárati dátum használata az e-mailek kezelésére

Az Outlook egyes beépített eszközei a lejárati dátumokat is használják. Ha beállította az automatikus archiválást az Outlook programban, akkor észrevehette a „Lejárt elemek törlése (csak e-mail mappa)” lehetőséget.

Ha ez be van kapcsolva, akkor az AutoArchive törli vagy áthelyezi (a többi beállítástól függően) minden olyan e-mailt, amelynél a dátum már elmúlt. Ez egy nagyszerű módja annak, hogy automatikusan eltávolítsa a lejárt e-maileket, és megakadályozza, hogy telezsúfolják postafiókját.

Ha nem szeretné, hogy lejárt e-mailjeit töröljék vagy áthelyezzék, de nem szeretné látni őket az Outlookban sem, akkor beállíthatja az Outlook szinkronizálási szabályait, hogy megakadályozzák azok letöltését az Exchange levelezőszerverről.

A szinkronizálási szűrő összeállításakor kattintson a „Speciális” fülre, majd a „Mező” gombra.

Válassza a Dátum/Idő mezők > Lejárat lehetőséget a menüből. A mező az „Összes levélmező” és az „Összes posta mező” opciókban is elérhető.

Állítsa a „Feltétel” beállítást „on vagy korábban” értékre, az „Értéket” pedig „tegnap” értékre, majd kattintson a „Hozzáadás a listához” gombra.

  Élő feliratok használata Google Pixel telefonon

Ez kiszűri az összes lejárt feladatot, így ha azok tegnap vagy korábban jártak le, akkor nem lesznek szinkronizálva az Outlook programmal, és nem jelennek meg a postafiókjában. Továbbra is elérhetők lesznek az Outlook webalkalmazásban, ha ott szeretné látni őket.

Nem állíthat be olyan szabályokat, amelyek automatikusan lejárati dátumot adnak hozzá a bejövő e-mailekhez, vagy nem hozhatnak létre olyan gyors lépést, amely egy gombnyomásra alkalmazza a lejárati dátumot, de automatikusan hozzáadhat lejárati dátumot minden kimenő e-mailhez. Kattintson a Fájl > Beállítások > Levelezés lehetőségre, görgessen le az Üzenetek küldése lehetőséghez, és kapcsolja be az „E-mailek megjelölése lejártként ennyi nap után” lehetőséget.

Adja meg, hány nap után szeretné lejárni az üzeneteket, majd kattintson az „OK” gombra. Ez automatikusan hozzáad egy lejárati dátumot az összes elküldött e-mailhez.

A lejárati dátumok hasznos módja a prioritások és a postafiók kezelésének a már nem releváns, gyengén megvilágított üzenetekkel, és lehetővé teszik az Outlook eszközeinek használatát a már nem szükséges üzenetek törlésére vagy elrejtésére. Ez egy újabb eszköz a postafiókja ellenőrzése alóli mentesülésének megakadályozására, és egy nagyon hasznos eszköz.