A vállalkozás működtetése magában foglalja a napi prioritások listájának elkészítését a kívánt végeredmény elérése érdekében.
A feladatkezelés egy módja annak, hogy Ön mindig magas prioritású feladatokon dolgozzon, és a lehető leghatékonyabb legyen.
Könnyen hangozhat, nehéz követni a nagyszabású projekteket, és még nehezebb alkalmazni a kis léptékű projektekre.
Ha sok csapattaggal dolgozik együtt, akkor rendelkeznie kell feladatkezelő szoftverrel.
Ez a blog a feladatkezelés különböző aspektusait vizsgálja, és meghatározza, hogyan lehet leküzdeni a feladatkezelő szoftverrel kapcsolatos problémákat.
Tartalomjegyzék
Mi az a Feladatkezelés?
A feladatkezelés minden sikeres projekt kritikus része. Megfelelő feladatkezelés nélkül kihívást jelent annak biztosítása, hogy minden feladat időben elkészüljön, és hogy a projekt a megfelelő pályán maradjon.
A projektek kezelésének helyes módja az, ha a kiemelt feladatok elvégzésére összpontosít, és létrehozza a soron következő feladatokat.
A feladatkezelés magában foglalja a feladatok tervezését, megszervezését és rangsorolását a mérföldkövek elérése érdekében. Ez magában foglalja a feladatlista létrehozását, a feladatok csoporttagokhoz való hozzárendelését és a határidők beállítását. Az is fontos, hogy nyomon kövessük az előrehaladást, és szükség szerint módosítsuk a tervet.
Bár könnyen hangozhat a projektek kezelése és a csapatok vezetése, számos kihívással találkozhat az út során.
Nézzünk meg részletesen néhány ilyen feladatkezelési kihívást.
Kihívások a feladatkezelésben
Bármely projekt menedzselése rengeteg kihívással jár.
Több feladatot szisztematikus sorrendben kell létrehoznia és összehangolnia. Miközben gondoskodnia kell a feladatok kiosztásáról, kommunikálnia kell a csapattagokkal, és be kell tartania a projekt határidőit.
Nézzünk meg néhány gyakori kihívást a feladatkezelésben.
- Csapat-együttműködés hiánya: Megfelelő irányítási rendszer nélkül a csapattagok nehezen tudnak együttműködni a futó és a következő feladatokban.
- Helytelen információmegosztás: A megfelelő és pontos kommunikáció a projekt sikeres befejezésének alapja. Ezáltal a csapattagok együtt dolgozhatnak, az üzleti szereplők pedig naprakészek maradhatnak a folyamatban lévő projektekről.
- Nem megfelelő feladatszervezés: Nehéz excel-táblázatokban nyomon követni a kiosztott feladatokat, és késedelmes határidők esetén ellenőrizni az elvégzett feladatokat.
- Csapatkonfliktusok: A sikeres projektmenedzsmenthez szinkronra van szükség a vezetők és az előadók között. Az irányhiány, a félreértések és a félreértések azonban konfliktusokat szülhetnek a csapat között. Ez hosszú távon jelentős akadályt jelent, és a hangsúly a munkáról más, nem produktív gondolatokra helyeződik át.
- Kétértelműség a feladatelosztásban: A projektmenedzsment rendszer hiánya kétértelműséget okoz a feladatelosztásban. Ez azt eredményezheti, hogy feladatokat rendelnek olyan tagokhoz, amelyek nem felelnek meg a szükséges készségeknek, és a projekt kudarcához vezethet.
A feladatkezelési kihívások leküzdéséhez választhat egy olyan platformot, mint a Monday.com
Ez egy felhő alapú munkaeszköz, amelyben a csapatok munkafolyamatokat hozhatnak létre, és strukturálhatják a projektfolyamatokat.
A Monday.com 100%-ban kódmentes, így a projektben résztvevők könnyen végrehajthatják a változtatásokat, például feladatokat hozhatnak létre, határidőket állíthatnak fel, prioritásokat állíthatnak fel és megjegyzéseket fűzhetnek hozzá.
Ideje felfedezni a Monday.com néhány olyan funkcióját, amelyek segítenek a projektek jobb megszervezésében.
Vizuális irányítópultok
A hétfői Kanban irányítópultok lehetővé teszik Önnek és csapatának, hogy szemléltesse, hol állnak a dolgok az adott pillanatban.
Használhat idővonalat, naptárat, diagramokat és egyéb nézeteket az előrehaladás nyomon követésére a csúcstól az utolsó részletig.
A hétfői adateszközök lehetővé teszik a feladatok rangsorolását, a fájlok megosztását és a csapattagok munkaállapotának vizuális ellenőrzését. Így jobb döntéseket hozhat a projektek előrehaladását illetően.
Könnyen használható kezelőfelületével gyorsan létrehozhat egyéni irányítópultokat, és egy pillantással beállíthatja a költségvetést.
Automatizálás
A Monday.com elegendő kódmentes automatizálást kínál, hogy időt takarítson meg a felesleges megbeszéléseken, és kézi frissítéseket kapjon e-mailben. Ehelyett munkafolyamatokat hozhat létre különböző csapatok számára, és szinkronizálhatja a feladatok határidőit a Google Naptárral.
A hétfőt integrálhatja olyan népszerű, harmadik féltől származó automatizálási alkalmazásokkal is, mint a Zapier, hogy egyéni triggereket készítsen. Minden alkalommal, amikor egy esemény aktiválódik, automatikusan létrehoz egy új elemet a hétfői irányítópulton.
Ez azt jelenti, hogy nincs manuális feladat létrehozása. Easy Peasy!
Integrációk
Hétfő megérti, hogy a projektmenedzserek milyen fájdalmon mennek keresztül az elkülönült kommunikációs szálak egyesítése miatt.
Ennek az oda-vissza traumának a leküzdésére a Monday zökkenőmentes integrációt kínál kedvenc kommunikációs eszközeivel, mint például a Slack, a Microsoft csapatai, az Outlook és még sok más a munkafolyamat-képességek javítása érdekében.
Például a Gmail-integráció lehetővé teszi, hogy az e-maileket műveleti elemekké alakítsa, és a csapat naprakészen tartsa a beszélgetéseket.
Kanban és Gantt munkafolyamat
A Kanban egy vizuális módszer a csapat munkafolyamatának egyszerűsítésére.
Segít az adatok könnyen érthető oszlopformátumban történő megjelenítésében, és gyorsabb döntéshozatalban. Ráadásul a csapattagok könnyen használhatják, és valós időben szinkronizálhatják a változásokat.
Ezenkívül a Kanban irányítópultjai nagyszerű lehetőséget kínálnak az iterációk és a lemaradások nyomon követésére, így figyelemmel kísérheti a mérföldköveket.
A Gantt-diagramokkal pedig a táblázatokat intelligens vizuális táblákká alakíthatja, amelyek segítenek nyomon követni a fontos dátumokat, mérföldköveket és függőségeket. Így biztos lehet benne, hogy mindent időben és magas színvonalon végeznek el.
Monday.com használati esetek
Most, hogy tisztában van a hétfő funkcióival, nézzük meg, hogyan használhatja a Monday.com webhelyet projektek kezelésére.
Szoftverfejlesztés
A Sprint ciklusok kezelése és az agilis módszertan követése kulcsfontosságú a szoftverfejlesztési iparág számára.
Vannak határidők a folyamatban lévő feladatokra és a soron következő feladatok egyszerűsítésére. A hatékonyság érdekében valós időben kell módosítania és rangsorolnia kell a feladatokat.
A hétfő segít a sprintek megtervezésében, rangsorolásában és menedzselésében, ütemtervek készítésében és a termék jövőképének megosztásában az érdekelt felekkel. Automatizálhatja a feladatok kiosztását és a terméktervezés jóváhagyását, és integrálhatja azokat olyan eszközökkel, mint a GitHub.
Marketing és tartalomtervezés
A cégek sok időt töltenek marketingkampányok készítésével.
A folyamat általában magában foglalja az ötletek jóváhagyását, kreatív biztosítékokat, valamint gyakori találkozókat szövegírókkal és tervezőkkel a változtatások érdekében.
A Monday.com segítségével egyetlen irányítópulton nyomon követheti az összes marketingkampányát. Vizuális tábláik segítenek gyorsabban meghozni a döntéseket, és mindenkit szinkronban tartanak a kampánymódosításokkal és ütemezésekkel kapcsolatban.
Ahelyett, hogy e-maileket írna a változtatásokról, közvetlenül írhat fájlokra, hogy elkerülje az oda-vissza állapotfrissítéseket. Nem csak ez, hétfőn szabadon csatlakozhat kedvenc alkalmazásaihoz, például az Adobe Photoshophoz, az Acrobathoz és még sok máshoz.
Humánerőforrás és műveletek
A hétfői alkalmazotti irányítási rendszerrel a HR-csapatok nyomon követhetik a toborzási folyamatot, és simábbá tehetik a felvételi folyamatot.
Megfelelő alkalmazotti irányítási rendszer nélkül a HR-nek asszisztensre lenne szüksége a napi megbeszélések lebonyolításához, az interjúk ütemezéséhez és az alkalmazottak napi teljesítményének nyomon követéséhez.
További kiegészítésként a Monday kész HR-sablonokat biztosít a jelenlét, a szabadságok nyomon követéséhez és az alkalmazottak adatainak karbantartásához. Még olyan platformokat is integrálhat, mint a Slack, a LinkedIn és a Gmail az alkalmazottak adatainak automatikus importálásához.
Értékesítési CRM platform
A Monday.com központosított rendszerként szolgál az ügyfelekkel való kommunikációhoz. Használhatja a CRM-szoftvert az e-mailekkel való integrációval, e-mail sablonok létrehozásával és e-mail válaszok küldésével egyetlen irányítópultról.
Emellett automatizálhatja az ismétlődő értékesítési feladatokat, például a hívásokat és értekezleteket, emlékeztetőket állíthat be, és nyomon követheti az elküldött e-maileket az új potenciális ügyfelek generálásához.
Mint minden más, a piacon elérhető Saas eszköz, a Monday.com is számos előnnyel és hátránnyal rendelkezik. Bár az előnyök felülmúlják a hátrányokat, ezek kezelése elengedhetetlen, mielőtt bármilyen eszközt választana.
Nézzük először a Monday.com Prosait.
Profik
- A Monday.com könnyen érthető felülettel rendelkezik, használata meglehetősen egyszerű, és könnyedén méretezhető, ahogy a cég minden probléma nélkül növekszik.
- Egy kattintással válthat a különböző vizualizációs nézetek, például Gantt, Kanban, naptár és idővonal között.
- A Monday kész sablonokat kínál a kampánytervezéshez, az ügyfelek bevonásához, a kapcsolattartáshoz, a feladatkezeléshez, a jelenlét nyomon követéséhez és még sok máshoz.
- Megbízható platform a projektinformációk rendszerezéséhez, a csapatokkal való együttműködéshez, a feladatok hozzáadásához és hozzárendeléséhez, valamint a projektek elérhetővé tételéhez a szervezetben mindenki számára.
- Beépített integrációk olyan népszerű kommunikációs eszközökkel, mint a Slack, Zoom, Shopify, Gmail, Google Calendar, Dropbox és még sok más.
Hátrányok
- Mobilalkalmazásuk gyakran nem szinkronizálódik valós időben a webalkalmazással, ezért a frissített nézet eléréséhez néhányszor frissítenie kell.
- Korlátozott automatizálás e-mailekkel és e-mail-követési funkcióval, amely nem érhető el a Pulse-on keresztül.
- Bár számos integráció elérhető, megfizethető csomagjaiból hiányzik a teljes funkcióintegráció a Salesforce-szal és más népszerű harmadik féltől származó platformokkal.
- A belépő szintű tervekből hiányoznak olyan fontos szolgáltatások, mint a privát táblák, az automatizálás és számos alapvető integráció. Néhány más feladatkezelő szoftver ingyenes verziójában kínálja ezeket a funkciókat.
A Monday.com öt díjcsomagban érhető el, amelyek közül választhat:
Egyedi terv
Ha elindítja vállalkozását, és csak két tagja van a csapatnak, használhatja a Monday.com ingyenes verzióját.
Az Egyéni csomagon belül legfeljebb 3 táblához, 200+ sablonhoz, 20 oszloptípushoz és teljes dokumentumokhoz férhet hozzá.
Alapterv
Az alapterv a legjobb választás, ha néhány tagból álló csoportot alkot. Megfizethető és ára mindössze 8 USD per ülés/hó a csapattevékenységi táblák kezeléséhez.
Az alapcsomag kiemelt ügyfélszolgálatot, korlátlan számú ingyenes nézőt és az Egyéni csomag funkcióihoz való hozzáférést tartalmazza.
Standard terv
A standard terv a legnépszerűbb a csapattal való együttműködéshez és az általános termelékenység növeléséhez.
Ez az árterv hozzáférést biztosít az idővonalhoz és a Gantt-nézetekhez, a naptárnézetekhez, a beállítási folyamatok automatizálásához és a platform-integrációkhoz.
Pro terv
A hétfői Pro-tervvel leegyszerűsítheti az összetett folyamatot, és hozzáférhet a Monday.com összes funkciójához.
Ennek a csomagnak az ára 16 USD ülés/hónap, és lehetővé teszi egy olyan irányítópult létrehozását, amely akár 10 táblát is kombinálhat benne.
Vállalati terv
A vállalati tervek segíthetnek az automatizálási és integrációs folyamatok méretezésében. Létrehozhat egy irányítópultot, amely akár 50 táblát is kombinálhat benne.
Bár a Monday.com vezeti a projektmenedzsment szoftverek listáját, vannak más hasonló Saas szoftverek, amelyeket kipróbálhat.
Íme egy lista a három legnépszerűbb Monday.com-alternatíváról.
Kattintás
A ClickUp egy másik csodálatos projektmenedzsment szoftver, amelyet kifejezetten távoli munkacsoportok számára terveztek. Ez egy könnyen használható platform, amely szinte minden funkciót kínál a Monday.com oldalon.
A ClickUp segít a csapatnak produktív és szervezett maradni, valamint a vizuális táblákon való erőfeszítés nélküli együttműködésben. A csapattagok egy helyen sprinteket hozhatnak létre, cseveghetnek, feladatokat oszthatnak ki, megjegyzéseket és dokumentumokat adhatnak hozzá, erőforrásokat oszthatnak ki, határidőket állíthatnak be, és mindenről értesítést kaphatnak.
Írj
A Wrike olyan projektmenedzserek számára jelent megoldást, akiknek segítségre van szükségük a projektkövetelmények összegyűjtésében és megszervezésében, projekttervek készítésében, valamint az ütemezések Gantt-diagramon való megjelenítésében.
A Wrike segítségével a munka előrehaladtával egyszerűen módosíthatók a projekttervek, és minden érintett csapat értesítést kap a változásokról.
Smartsheet
A Smartsheet kiváló lehetőség, ha olyan vállalati használatra alkalmas felhőalkalmazást keres, amely segíthet a munkakezelésben és az együttműködésben. A világszerte több millió felhasználóval rendelkező Smartsheetben sok vállalkozás megbízik.
A Smartsheet alkalmazása hasonló a táblázatokhoz, így könnyen használható és sok ember számára ismerős. Alkalmas feladatok nyomon követésére, értékesítési folyamatokra, ütemezési feladatokra és üzleti folyamatok egyszerűsítésére.
A Smartsheet használható munkafolyamatok automatizálására, tartalom-együttműködésre, projektmenedzsmentre, tevékenységnaplózásra, ütemezésre, valós idejű adatkövetésre stb.
Összegzés
Megpróbáltunk rövid áttekintést nyújtani a Monday.com webhelyről, és arról, hogy miként segíthet hatékonyan egyszerűsíteni üzleti feladatait.
Reméljük, cikkünket hasznosnak találta, és készen áll a projektek egyszerű megszervezésére a Monday.com oldalon. Könnyen használható, hozzáférhető, és világszerte több száz vállalkozás bízik benne.
Mire vársz még? Most nézd meg a hétfőt.
Azt is felfedezheti, hogy miként kezelheti legjobban értékesítési munkáját a hétfői értékesítési CRM segítségével.