Hogyan rendszerezem a teendőlistáimat az Apple Emlékeztetőkben

Ha csak az Apple Emlékeztetők alkalmazását használod alapvető emlékeztetők hozzáadásához, akkor kihagyod annak teljes potenciálját. Noha az egyszerűségéről ismert, az Apple Emlékeztetők teljes értékű feladatkezelőként is használható. A mindennapi életünkben szerzett tapasztalataink gyakran megmutatják, hogy mennyire fontos a feladataink megfelelő kezelése a hatékonyság és a produktivitás növelése érdekében. Az Apple Emlékeztetők kiemelkedő eszköz lehet, amely segít megszervezni mindennapi teendőinket, és megszabadítani a felesleges stressztől. Ez az útmutató bemutatja, hogyan használhatod az Emlékeztetők alkalmazást a legjobban, és hogyan alakíthatod ki a saját rendszereidet a feladataid nyomon követésére és kezelésére.

1. Hozz létre egy Bejövő listát a teendők rögzítéséhez

Ha több szerepet is betöltesz, valószínű, hogy gyakran túlterhelté válasz a különböző forrásokból érkező feladatok miatt. Ez a halogatáshoz és a határidők elmulasztásához vezet, mivel több időt töltesz a teendők átgondolásával, mint a végrehajtásukkal. Ennek elkerülése érdekében a Getting Things Done (GTD) módszert alkalmazom az Emlékeztetők alkalmazással.

Az első lépés, hogy hozz létre egy Bejövő listát az Emlékeztetőkben, ahol rögzítheted minden teendődet. Itt gyűjtöd össze a feladataidat, beleértve a feladatokat, e-maileket, elintéznivalókat és egyéb dolgokat. Ez egy ideiglenes tárolóhely, ahová mindent összegyűjtesz, amire szükséged van a munkádhoz, így tisztábban tudod tartani az elméd, és elkerülheted az ötletek elfelejtését.

Íme, hogyan hozhatsz létre egy Bejövő listát az Emlékeztetők alkalmazásban a Mac-en:

Nyisd meg az Emlékeztetők alkalmazást, és kattints duplán az Alapértelmezett Emlékeztetők listára a Saját listáim alatt.

Nevezd át ezt a listát Bejövőre, válassz ki egy színt és ikont, majd kattints az OK gombra.

Bár létrehozhatsz új listát is ebben a célban, jobb, ha átnevezed a meglévő alapértelmezett listát, ahová a teendőid automatikusan mennek. Így, amikor új teendőt adsz hozzá, és nincs időd azonnal rendezni, az alapértelmezett Bejövő listára kerül.

2. Hozz létre külön listákat a teendők kategorizálásához

Most, hogy van egy csomó feladatod a Bejövő listában, szükség van arra, hogy különböző listákba szervezd őket a természetük szerint. Mielőtt ezt tennéd, hozz létre külön listákat, amelyek lefedik az életed minden területét, mint például munka, személyes, családi, iskola, utazás és így tovább.

Például minden iskolai feladatod és diákra vonatkozó tennivalód egy Iskola listába kerülhet, míg a Munka listád emlékeztetőket tartalmazhat munkahelyi feladatokról, határidőkről és találkozókról. Ez segít, hogy világosan átlásd a felelősségeidet és kötelezettségeidet az egyes területeken.

Íme, hogyan hozhatsz létre új listákat az Emlékeztetők alkalmazásban a Mac-en:

Nyisd meg az Emlékeztetők alkalmazást, és kattints az Új lista hozzáadása alatt a Saját listáim részben.

Írd be a kívánt nevet, válassz színt és ikont.

Kattints az OK gombra az új lista hozzáadásához.

Ismételd meg ezt a folyamatot a többi lista esetén.

Miután létrehoztad az új listákat (kategóriákat), könnyebb lesz rendezni a Bejövő listádból származó teendőidet, amikor van egy kis szabad időd.

3. Hozz létre szakaszokat az egyes projektekhez a listákon belül

Sok kategóriát (listát) létrehoztam az Emlékeztetőkben, de sokszor szükségem van arra, hogy ezeket egyes projektekre vagy szakaszokra bontsam. Ebben az esetben egy projekt olyan kapcsolódó alfeladatok csoportját jelentheti, amelyek közös célt szolgálnak vagy egy konkrét eredményhez vezetnek.

Például a Munka listán belül lehet egy projekt (szakasz) a Marketing kampányhoz új termék bevezetéséhez, amely számos feladatot tartalmaz, mint például Készíts közösségi média bejegyzéseket, Tervezd meg a promóciós anyagokat, Koordinálj az értékesítési csapattal, és Időpontot egyeztess potenciális ügyfelekkel.

Hasonlóképpen, az Egészség listádban lehet egy projekt (szakasz) a Fitnesz célokkal, amely alfeladatokat tartalmaz, mint például Fuss egyet, Végezzen el 50 fekvőtámaszt, és Igyál egy pohár vizet.

Íme, hogyan hozhatsz létre szakaszokat egy listán belül az Emlékeztetőkben:

Válaszd ki a konkrét listát, amelyhez szakaszt szeretnél hozzáadni, majd kattints az Új szakasz hozzáadása ikonra a menüsorban, vagy menj a Fájl > Új szakasz menüpontra.

Írd be a szakasz nevét, és kezdj el feladatokat hozzáadni a határidőkkel.

A lista minden feladata alatt alfeladatokat is hozzáadhatsz. Ehhez csak be kell húznod a feladatot a Szerkesztés > Emlékeztető behúzása menüpont alatt.

Miután több szakaszt adtál hozzá egy listához, a nézet kissé zsúfoltnak tűnhet. Ezt megoldhatod az Oszlopszerű nézet használatával, amely külön oszlopként mutatja a szakaszokat, így Kanban-stílusban láthatod a feladataidat. Menj a Nézet > oszlopok szerint menüpontra.

4. Rendezd a feladatokat prioritás szerint, és hozz létre okos listákat

Nem minden feladat egyenlő fontosságú vagy sürgős, ami különösen releváns, ha korlátozott időd van. Ezért fontos prioritáscímkéket beállítani az Emlékeztetők alkalmazásában, miután a feladataidat a megfelelő listákba és szakaszokba rendezted.

A feladat prioritási szintjeinek beállításához válaszd ki a prioritást igénylő emlékeztetőt, kattints az információs ikonra, és válaszd ki a prioritási szintet a Prioritás legördülő menüből. A feladatokat prioritás szerint is rendezheted a Nézet > Rendezd a következő szerint > Prioritás menüpontot választva.

Ezenkívül az Emlékeztetők alkalmazás legjobb kihasználási módja az okos listák létrehozása. Ez a hasznos funkció lehetővé teszi, hogy az összes feladatodat néhány helyen, különböző listákból nézd meg specifikus kritériumok alapján, beleértve a dátumot, időt, prioritást, helyet és egyebeket.

Például az Emlékeztetők okos listáit használom, hogy láthassam azokat a feladatokat, amelyeket a következő hét során kell elvégeznem. Így, amikor ezt az okos listát választom, látni tudom az összes olyan feladatomat a különböző listákból, amelyek a következő hét folyamán esedékesek.

Íme, hogyan hozhatsz létre okos listát az Emlékeztetők alkalmazásban:

Kattints az Új lista gombra az alkalmazás bal alsó sarkában.

Írd be az okos lista nevét, kattints a Lista típusa legördülő menübe, és válaszd ki az Okos lista opciót.

Válaszd ki a kívánt kritériumokat a listához. Például válaszd ki a Dátumot a Címkék legördülő menüben, ha az aktuális heti feladatokat szeretnéd látni.

Következő lépésként válaszd ki a Viszonylagos hatótávolságot a következő legördülő menüben, és írd be a napok számát, amelyet bele szeretnél foglalni. Ebben az esetben 7 lenne.

Kattints az OK gombra, miután beállítottad az összes kritériumot.

5. Hozz létre sablonokat az ismétlődő feladatokhoz

Valószínűleg ugyanazokal a típusú feladatokkal dolgozol újra és újra, így egy-egy feladat elkészítése időigényes lenne. Szerencsére, elmentheted egy emlékeztető lista sablonját az Emlékeztetőkben, és gyorsan beállíthatod vele a rutinfeladatokat.

Íme, hogyan készíthetsz el emlékeztető lista sablont az Emlékeztetők alkalmazásban:

Válassz ki egy meglévő emlékeztető listát, amelyet sablonként szeretnél használni.

Kattints a Fájl > Mentés sablonként menüpontra, add meg a nevet, és kattints a Mentés gombra.

Új emlékeztető listát is létrehozhatsz, és alkalmazhatod ugyanazokat a lépéseket a sablonként való mentéshez.

Ha egy mentett emlékeztető lista sablont szeretnél használni, kattints az Új lista gombra a bal alsó sarokban, majd válaszd a Sablonok fület. Válaszd ki a használni kívánt sablont, és kattints a Lista létrehozása gombra.

6. Állíts be egy heti értékelési folyamatot

Az heti értékelési folyamat létfontosságú ahhoz, hogy rendszerezetten és produktívan tudj dolgozni, és hogy biztosan ne mulaszd el a fontos határidőket vagy célokat. Ahogy az e-mailek, személyes kötelezettségek, feladatok és egyéb teendők felhalmozódnak, könnyű elveszíteni a fonalat, hogy mi van készen és mi az, amit még meg kell csinálnod. Például minden vasárnap átnézem a feladataimat, hogy megtervezhessem a következő hetet.

Íme, hogyan állíthatsz be egy heti értékelés emlékeztetőt az Emlékeztetők alkalmazásban:

Nyisd meg az Emlékeztetők alkalmazást, és válaszd ki azt a listát, ahová a heti értékelés emlékeztetődet szeretnéd hozzáadni. Én az én munka listámban hoztam létre.

Kattints a + (plussz) ikonra a jobb felső sarokban, hogy új emlékeztetőt adj hozzá. Írd be a címet, például: Heti értékelés.

Adj hozzá alfeladatokat (a fent leírtak szerint behúzva) a fő emlékeztető (a Heti értékelés emlékeztető) alá, amelyek lefedik azokat a területeket, amelyeket át szeretnél nézni, beleértve az e-mailt, az emlékeztető bejövő listát, a közelgő naptári eseményeket stb.

Ütemezd a fő emlékeztetőt (a Heti értékelés feladatot) arra a napra és időpontra, amikor el szeretnéd végezni a heti értékelésedet. Például én minden vasárnap 18:00 -kor állítottam be.

Ehhez kattints az információs ikonra a Heti értékelés emlékeztető mellett, jelöld be a „Napok” mezőt, és válaszd ki a hét napját, amikor szeretnéd elvégezni az értékelésedet. A következő lépésben a „Tüntessd fel az időpontot” mezőt is jelöld be, és válaszd ki, mikor szeretnéd átnézni a feladataidat.

Végül kattints az ismétlés legördülő menüjére, válaszd a „Heti” opciót, és kattints a „Saját” lehetőségre Legalul. A következő felugró menüben válaszd az „1 Hetente” és válaszd ki a hét napját, amikor értékelni szeretnéd a feladataidat, majd kattints az OK gombra a mentéshez.

Ha van egy vagy több Apple-eszközöd, az Emlékeztetők alkalmazás mindent megad, amire szükséged van ahhoz, hogy rendszerezetten és a feladataid tetején álljál. Csak annyit kell tenned, hogy időt szánsz a beállítására, és megszokod a rendszeres használatát.