Amikor e-mailt küld egy Outlook kapcsolattartó csoportnak (hivatalos nevén terjesztési listának), érdemes lehet elrejteni a csoportban lévő e-mail címeket a címzettek elől. Ez a legegyszerűbb módja az emberek személyes adatainak védelmének.
Tartalomjegyzék
Mi az a kapcsolattartó csoport?
Az Office 365 (O365), az Office Microsoft előfizetéses verziójában két külön csoport váltotta fel a terjesztési listákat:
O365-csoportok: Az emberek csoportjai közötti, menet közbeni együttműködésre tervezték, ezek a csoportok magukban foglalják a megosztott postafiókot, a naptárat, a fájltárolót, a Tervezőt és a OneNote-jegyzetfüzetet. Ezek nagyszerűek kis projektcsapatok számára, helyi színházi csoport próbáinak megszervezéséhez, vagy bármilyen más forgatókönyvhöz, ahol gyors és egyszerű együttműködési eszközökre van szükség.
Névjegycsoportok: ezek egy csoporthoz hozzáadott e-mail címek. Ahelyett, hogy mindegyiket külön-külön hozzá kellene adnia egy e-mailhez, elküldheti e-mailben a csoport nevét, és a csoport minden tagja címzettként lesz hozzáadva. Ha úgy gondolja, hogy ez pontosan úgy hangzik, mint egy terjesztési lista, akkor igaza van, egy figyelemre méltó kivétellel: Alapértelmezés szerint a terjesztési listák (és az O365-csoportok) megjelennek a szervezet globális címjegyzékében, és mindenki láthatja. A kapcsolattartó csoportok személyesek az Ön számára.
Ha nem rendelkezik O365-tel, és az Office webalkalmazások nélküli, önálló verzióját használja, előfordulhat, hogy továbbra is rendelkezésére állnak terjesztési listák. Megmutatjuk, hogyan rejtheti el a címzettek nevét egy kapcsolattartó csoportban, de ugyanezek a lépések működnek a terjesztési listák esetében is.
Miért rejtené el a neveket egy kapcsolattartó csoportban?
Néha ez csak közönséges udvariasság. Lehetséges, hogy ismerősei rendben vannak, ha e-mailben felveszi velük a kapcsolatot, de valószínűleg nem akarják, hogy kapcsolatfelvételi adataikat mindenkivel megosszák, akinek tömeges e-maileket küld.
Számos adatvédelmi és megfelelési probléma jó okot ad arra, hogy elrejtse valaki e-mail címét. Ha bármilyen érzékeny információval, különösen pénzügyi vagy egészségügyi információval foglalkozik, valószínűleg köteles titokban tartani az emberek személyazonosságát.
Az e-mail címeket gyakran könnyű valódi személyhez kapcsolni, mivel az Egyesült Államokban a HIPAA és Európában a GDPR egyaránt „egyénileg azonosítható információnak” tekinti őket. Tehát ha például egy ügyfélszolgálati csoportnak küld e-mailt, akkor nem szabad megosztania a címzett elérhetőségi adatait.
Hogyan lehet elrejteni a neveket egy kapcsolattartó csoportban?
A jó hír az, hogy egyszerű elrejteni a neveket a BCC opció használatával az e-mail létrehozásakor.
A BCC a vakmásolat rövidítése. Szinte biztos, hogy a CC (carbon copy) opciót használta, ha olyan személyt szeretne felvenni, aki nem az e-mail elsődleges címzettje. A BCC pontosan úgy működik, mint a CC, kivéve, hogy a titkos másolat címzettjei csak a feladó nevét és a személy nevét látják a „Címzett” mezőben.
Azok az emberek, akiknek titkos másolatot küldtek, szintén nem látják, hogy kaptak-e másolatot valakiről, és nem kapnak választ, ha valaki a „Válasz mindenkinek” gombra kattint.
A BCC mező alapértelmezés szerint nem látható új e-mail létrehozásakor, de a hozzáférés egyszerű. Nyisson meg egy új levelet az Outlook programban, és kattintson a Beállítások > Titkos másolat parancsra.
Ez megjeleníti a BCC mezőt az új levélben.
Ezt csak egyszer kell megtennie. A jövőben minden e-mailben megjelenik a BCC opció. Ha el szeretné rejteni a Titkos másolat mezőt, kattintson a Beállítások > Titkos másolat elemre bármely e-mailben, és az nem jelenik meg többé.
Most, hogy látható, írja be a nevét a „Címzett” mezőbe, és a kapcsolati csoportját a „BCC” mezőbe.
A kapcsolati csoport minden tagja megkapja az e-mailt, de csak azt a személyt láthatja, aki küldte (Ön) és a „Címzett” mezőben szereplő személyt (és Önt is).
Amikor először teszi ezt, fontolja meg, hogy elhelyez egy megjegyzést az e-mailben, amelyben elmagyarázza az embereknek, hogy Titkos másolatot használ személyes adataik védelme érdekében. Ez megakadályozza, hogy a technológiában kevésbé jártas címzettjei azon töprengjenek, miért kapnak olyan e-mailt, amely úgy tűnik, mintha Öntől kapta volna.