Hogyan lehet automatikusan másolatot készíteni vagy titkos másolatot készíteni az Outlookban és a Gmailben

Ha e-mailek küldésekor felveszi magát a CC vagy BCC-be, akkor az okos módja annak, hogy az üzenet másolatát a beérkező levelek mappájában tárolja, leegyszerűsítve a nyilvántartást és az e-mailek kezelését. Az alábbiakban megosztjuk ennek lépéseit a két legnépszerűbb e-mail kliensben; Gmail és Outlook.

Hogyan lehet automatikusan másolatot készíteni vagy titkos másolatot készíteni a Gmailben

Ahhoz, hogy automatikusan Titkos másolatot küldjön magának (vagy bármely más e-mail címnek) a Gmailben, szüksége lesz egy böngészőbővítményre. A funkció nem a Gmailben honos, és sok harmadik féltől származó bővítmény meglehetősen kiterjedt engedélyeket igényel az e-mailek eléréséhez.

A Automatikus BCC a Gmailhez A CloudHQ az egyik kötelező Chrome-bővítmény a Gmailhez, amely a legkevesebb jogosultsággal rendelkezik. A Gmail domainen kívül nem fér hozzá a böngészési előzményekhez. Adja hozzá ezt a bővítményt a Chrome böngészőhöz, és hozzon létre fiókot a CloudHQ-ban.

Miután a választott bővítmény telepítve van, és hozzáfér a Gmail-fiókjához, a következő lépésekkel hozhat létre szabályt:

  • Új e-mail létrehozásához kattintson a Levélírás gombra.
  • Kattintson a küldés gomb melletti boríték ikonra.
  • A megnyíló párbeszédpanelen kattintson az Új szabály hozzáadása elemre.
  • Az Amikor az e-maileket küldik a következőtől: Az E-mail-címet már kitöltve kell látnia.
  • Az alatta található legördülő menüben válassza a bárkinek lehetőséget.
  • Az ezután automatikusan legördülő listában válassza a BCC (vagy CC, ha úgy tetszik) lehetőséget, és adja meg e-mail címét.
  • Kattintson a Szabály mentése gombra.
  • Kattintson a Bezárás gombra, és írja be az e-mailt a szokásos módon.
  • Ha már nem szeretné használni ezt a bővítményt, eltávolíthatja a következőn keresztül myaccount.google.com/permissions.

    Ha Ön nem Chrome-felhasználó, vagy nem szeretne harmadik félnek hozzáférést biztosítani e-mailjeihez, az automatikus BCC megfelelő megoldása a Gmail szűrő- és továbbítási funkcióinak használata.

    Hogyan lehet automatikusan másolatot készíteni vagy titkos másolatot készíteni az Outlookban

    Az Outlook-felhasználók automatikusan másolatot készíthetnek magukról az e-mail program szabályszolgáltatásával. Mielőtt folytatná, győződjön meg arról, hogy az Outlook-szabályok engedélyezve vannak. Érdemes lehet törölni a nem kívánt Outlook-szabályokat is, hogy elkerülje az esetleges ütközéseket az új szabályokkal.

    Ha minden be van állítva, kövesse az alábbi lépéseket:

  • A Kezdőlap lapon kattintson a Szabályok > Szabályok és figyelmeztetések kezelése elemre.
  • Kattintson az Új szabály elemre.
  • Az Indítás üres szabályból területen kattintson a Szabály alkalmazása az általam küldött üzenetekre lehetőségre, és nyomja meg a Tovább gombot.
  • Most kattintson a A megadott fiókon keresztül lehetőségre, és válassza ki azt a fiókot, amelyet az e-mailek küldéséhez használni szeretne.
  • A fiók kiválasztása után kattintson a Tovább gombra.
  • A következő párbeszédpanelen válassza az Üzenet másolása személyeknek vagy nyilvános csoportoknak lehetőséget.
  • Ugyanebben a párbeszédpanelen kattintson a személyek vagy nyilvános csoport hivatkozására, és kattintson a Tovább gombra.
  • Most írja be az összes címzett e-mail címét a Címzett szövegmezőbe.
  • Opcionális kivételeket adhat hozzá azokhoz az e-mailekhez, amelyekre nem kívánja alkalmazni ezt a szabályt. Ha kész, kattintson a Tovább gombra.
  • Adja meg a szabály nevét, és jelölje be a Szabály bekapcsolása lehetőséget.
  • Kattintson a Befejezés gombra.
  • Tartsa tisztán és rendezetten az Outlookot és a Gmailt

    Miután létrehozta ezeket a szabályokat a Gmailben vagy az Outlookban, nem kell újra módosítania őket. Határozatlan ideig automatikusan futnak, amíg ki nem kapcsolja őket. Ez sokkal gyorsabb, mintha minden e-mailhez manuálisan hozzáadná magát a CC vagy BCC-hez.

    Függetlenül attól, hogy Gmailt vagy Outlookot használ, ügyeljen arra, hogy olyan funkciókat használjon, mint a címkék és mappák a beérkező levelek rendszerezéséhez – ha mindenbe másolja magát, gyorsan összezavarhat.