Ha Ön a felelős azért, hogy feljegyzéseket készítsen és megosszon a csapatával, akkor tudja, milyen nehéz lehet mindent nyomon követni az értekezlet előrehaladtával. Az értekezleten való részvétel során rendszerezettnek kell maradnia, fel kell jegyeznie a legfontosabb pontokat, finomítania kell a részleteket, és ki kell jelölnie a műveleti elemeket a résztvevők számára.
Szerencsére a Google Dokumentumok értekezlet-jegyzetsablonja leegyszerűsíti ezt a folyamatot. Ez a funkció egyszerű, mégis jelentősen javíthatja megbeszélései termelékenységét.
Tartalomjegyzék
Megbeszélési jegyzetek létrehozása és megosztása a Google Dokumentumokban
A sablonok a termelékenység kenyerét és vajat jelentik. Ahelyett, hogy értékes időt töltene a jegyzetei koherens szerkezetének kialakításával, használhatja a Google Dokumentumok sablonjait, és a fontos dolgokra összpontosíthat. Ez a sablon a megbeszélés részleteit a Google Naptárban lévő értekezlet napirendjéből kapja meg, így gyorsan készíthet jegyzeteket, és megoszthatja azokat kollégáival.
Az értekezlet-jegyzetek létrehozása és megosztása a Google Dokumentumok beépített sablonjával meglehetősen egyszerű. A következőket kell tennie:
Ha a találkozó jegyzeteit a naptári eseményhez szeretné csatolni, kattintson a jobb oldalon található Csatolás gombra. Ezzel a résztvevők hozzáférhetnek az értekezlet jegyzeteihez a Google Naptárukból.
Alternatív megoldásként dönthet úgy, hogy e-mailben elküldi az értekezlet feljegyzéseit a résztvevőknek. Ehhez kattintson a bal oldalon található boríték ikonra.
Az értekezlet jegyzeteihez bármilyen kiegészítő Drive-fájlt is csatolhat. Ehhez kattintson a bal oldalon található három pontra, majd kattintson a Drive-fájlok csatolása lehetőségre.
Műveleti elemek létrehozása és hozzárendelése a Google Dokumentumokban
Az értekezlet során a csapat valószínűleg megállapodik bizonyos műveletekben, amelyeket végre kell hajtani. A Google Dokumentumok egyszerű módot kínál ezeknek a műveleteknek a rögzítésére, és a csapatok adott tagjaihoz való hozzárendelésére, ami lehetővé teszi a könnyű nyomon követést. Ezt a következőképpen teheti meg:
A Google Dokumentumok jegyzetelésre való használatának előnyei
A Google Dokumentumok jegyzetkészítő sablonjának használata növelheti a megbeszélés termelékenységét és az együttműködést. A Google Dokumentumok használatának fő előnye az értekezletek egyéb jegyzetkészítő eszközeivel szemben, hogy ismerős munkaterületen fog dolgozni, és nem kell újat telepítenie.
Íme néhány további ok, amiért érdemes elkezdenie használni a Google Dokumentumokat fontos jegyzetek és műveletek rögzítésére:
1. Valós idejű együttműködés
A Google Dokumentumok valós idejű együttműködési eszközei lehetővé teszik, hogy az értekezlet minden résztvevője azonnal megtekinthesse a frissítéseket, a hozzárendelt feladatokat és a befejezett elemeket.
2. Jobb elszámoltathatóság
A jelölőnégyzetekkel ellátott műveletelemek hozzárendelése a megfelelő csapattagokhoz biztosítja az elszámoltathatóságot, és arra ösztönözheti csapatát, hogy időben végezzen el feladatokat.
3. Távoli hozzáférhetőség
Mivel a Google Dokumentumok felhőalapú, a megbeszélések jegyzetei bárhonnan elérhetők internetkapcsolattal. A csapattagok fizikai tartózkodási helyüktől függetlenül áttekinthetik, szerkeszthetik és nyomon követhetik a jegyzeteket és feladatokat.
4. Időhatékonyság
A felhasználóbarát kezelőfelület és a beépített jegyzetelési sablon megszabadít a jegyzetek megbeszélés közbeni rendszerezésével járó gondoktól. Ez lehetővé teszi, hogy aktívan részt vegyen az értekezleten, ahelyett, hogy belefáradna a jegyzetelésbe és a szervezésbe.
Egyszerűsítse az értekezleteket a Google Dokumentumokkal
Az értekezlet-jegyzetek létrehozása a Google Dokumentumok segítségével olyan egyszerű, amennyire csak lehet. Ez a remek funkció lehetővé teszi a jegyzetek gyorsabb és hatékonyabb feljegyzését, mint korábban.
Ezenkívül a Google Naptárral való zökkenőmentes integráció biztosítja, hogy Ön és a többi résztvevő valós időben megtekinthesse, együttműködhessen és nyomon követhesse a feladatokat. Ennek a sablonnak a felhasználásával növelheti a termelékenységet és fokozhatja a csapaton belüli együttműködést.
