Az Office 365 for Business lehetővé teszi az egyetlen előfizetéssel rendelkező felhasználók számára, hogy megosszák a dokumentumokat bárkivel, akire nem vonatkozik ugyanaz a licenc, mint Ön. A szolgáltatást a cégen kívüli személyekkel való dokumentumok megosztására hozták létre, és ezt vendégmegosztásnak hívják. Bár a vendégek megosztása lehetséges, a felhasználók csak megtekinthetik a dokumentumot, és nem tölthetik le. A felhasználók biztosan nem tudják megnyitni az asztali Office-alkalmazásban. A korlátozások azért vannak, hogy az Ön vállalkozása szabályozhassa, ki férhet hozzá és tekinthet meg egy dokumentumot. Egyelőre nem lehetséges a közvetlen linkmegosztás, amely lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy egyszerűen letöltse a fájl másolatát. Ha egy Office 365-dokumentumra mutató közvetlen letöltési hivatkozást szeretne megosztani, akkor kissé módosítania kell a vendégmegosztási URL-címet. A következőket kell tennie.
1. lépés: Jelentkezzen be az Office 365 webes felületére, és keresse meg azt a dokumentumot, amelyhez közvetlen megosztási hivatkozást szeretne.
2. lépés: Másolja a megosztási hivatkozást a dokumentumra, és illessze be egy egyszerű szövegszerkesztőbe, hogy szerkeszthesse. Továbbléphet, és beillesztheti a böngésző URL-sávjába is, és ott szerkesztheti. Tedd azt, ami a legjobban megfelel neked.
3. lépés: A megosztási linkje valahogy így fog kinézni;
https://at.sharepoint.com/personal/_layouts/15/guestaccess.aspx?guestaccesstoken=[token]
A megosztási linkben [Token] számérték lesz, amely fájlonként eltérő lesz. Ebben az esetben nincs jelentősége. Mindössze annyit kell tennie, hogy lecseréli a „guesstaccess.aspx”-et „download.aspx”-re, hogy a hivatkozás így nézzen ki;
https://at.sharepoint.com/personal/_layouts/15/download.aspx?guestaccesstoken=[token]
4. lépés: Ossza meg ezt a hivatkozást bárkivel, és amikor rákattint, letölti a fájl másolatát a helyi meghajtóra.
Meg kell említenünk, hogy a külső megosztást engedélyezni kell az Office 365-ben, különben nem fogja tudni elérni a vendégmegosztási hivatkozást. Az ezzel a hivatkozással generált token elengedhetetlen a letöltési link működéséhez. Ha egy fájl megosztása korlátozott, azaz a vendégmegosztási lehetőség nem elérhető, ez a trükk nem fog működni.