Ismerje meg a legjobb tippeket és trükköket, amelyekkel olyan jól teljesítő üzleti ajánlatokat írhat, amelyek segítenek Önnek termékeket vagy szolgáltatásokat értékesíteni sok ügyfélnek.
A hatékony üzleti ajánlat mindig is az egyik kritikus tényező volt egy ügyfél vagy egy projekt megnyerésében. A hagyományos vállalkozások sokat fektettek abba, hogy meggyőző dokumentumokat hozzanak létre projektekhez vagy értékesítési ajánlatokhoz, hogy megnyerjék az ügyfeleket.
Most, hogy a legtöbb vállalkozás fellépett az internetre, a hagyomány még mindig fennáll. Az egyetlen változás az, hogy digitális dokumentumokat vagy dokumentum-együttműködési alkalmazásokat használ üzleti ajánlatok létrehozásához.
A vállalkozások megengedhetik maguknak, hogy pénzt fektessenek be egy speciális üzleti dokumentumok csapatába. De ha Ön egy kis- vagy középvállalkozásból származik, előfordulhat, hogy ezt nem engedheti meg magának. Ehelyett gyorsan megtanulhatja az üzleti ajánlatírást, és tartalmas és teljes ajánlati dokumentumokat hozhat létre a következő projekthez.
Tartalomjegyzék
Mi az üzleti ajánlat?
Az üzleti ajánlat egy hivatalos dokumentum, amely ismerteti termékeit, szolgáltatásait, szakértelmét és portfólióját. Professzionális dokumentumokkal és tagolt értékesítési prezentációkkal meggyőzve segít új vásárlót vagy ügyfelet szerezni.
Az üzleti írásiparban az ajánlati dokumentumok elsősorban a vállalkozások közötti interakciókra szolgálnak. Előfordulhat azonban, hogy értékesítési ajánlatot kell készítenie a háztartásokat célzó speciális szolgáltatásokhoz.
Ön például fogyasztói házak felújítását ajánlja napelemes napelemes villamosenergia-termelés céljából. Alternatív megoldásként Ön egy építőipari vagy lakberendező cég, és szeretné felvenni a kapcsolatot egy lakástulajdonosok szövetségével (HOA), hogy lakáskomplexumok felújítási szolgáltatásokat kínáljon.
Bárki legyen is a megcélzott ügyfél, az üzleti ajánlat titkos receptje meglehetősen egyszerű. Pontosan el kell magyaráznia vállalkozását, majd kapcsolatba kell lépnie az ügyfél problémájával, amelyet az Ön vállalkozása meg tud oldani.
A digitális csatornák növekedésével számos platform áll rendelkezésére, ahol közzéteheti üzleti ajánlatait véletlenszerű ügyfelek számára. Alternatív megoldásként előfordulhat, hogy egyéni ajánlati dokumentumot kell küldenie azoknak a cégeknek, amelyek hivatalos munkadokumentumokat kérnek az érdekelt üzleti felektől.
Az üzleti ajánlat elkészítésének előnyei
Egy ilyen üzleti dokumentum elsősorban üzleti esetként funkcionál, és abban segít az ügyfeleknek, hogy egy dokumentumban lássanak mindent az üzletről, a vállalat eredményeiről, képességeiről, csapatairól stb., nem pedig sok, az interneten szétszórt biztosítékot.
Az alábbiakban ismertetjük az üzleti javaslatok egyéb iparági előnyeit:
- Ön és leendő ügyfelei egyértelműen megbeszélhetik a projekt összes célját és célját anélkül, hogy bármit is kihagynának a projekt hatóköréből.
- Később, amikor az ügylet véglegessé válik, mind az ügyfél, mind a vállalkozás használja ezt a dokumentumot a projekt díjcsomagjának létrehozásához.
- Az üzleti ajánlat az üzleti dokumentum legmagasabb formája, amellyel üzleti entitásokat kereshet szolgáltatási vagy termékértékesítési ajánlataival.
- Létrehozhat egy szabványos ajánlati dokumentumot, és testreszabhatja, mielőtt felhasználná termékek értékesítésére, műszaki szolgáltatások kínálására, befektetések keresésére, partnerségi kérelmek meghívására stb.
- Ha több hónapon keresztül ad el szolgáltatásokat és termékeket egy nagyvállalatnak, reális előrejelzéseket és terveket készíthet egy ajánlati dokumentum segítségével.
- Az üzleti szándékok írásos dokumentuma segít nyomon követni az új projekt teljesítményét.
- Egyes ajánlati dokumentumok tartalmazhatják vállalkozása erősségeit és gyengeségeit. Így a dokumentum megkönnyíti a SWOT-elemzés elvégzését a dokumentum és a SWOT-elemző sablonok használatával.
- Az üzleti ajánlat bizonyítékul szolgál egy üzleti szerződéshez. Mindkét fél felhasználhatja a dokumentumot jogi vitákra, amennyiben a szolgáltató és az ügyfél között konfliktus merül fel.
- Ön, az üzleti szolgáltató és ügyfele az ügylet véglegesítése előtt tisztában van a projekttel kapcsolatos kockázatokkal.
Az üzleti ajánlatok típusai
Különféle üzleti javaslatok léteznek az üzleti ökoszisztémában. Az ajánlati dokumentum igényétől függően az alábbiakban találja a típusokat:
Informálisan megkövetelt
Az informálisan felkért üzleti ajánlatok azok, amelyeket olyan leendő ügyfeleknek küld, akikkel üzleti összejöveteleken, rendezvényeken, vacsorákon és konferenciákon találkozik.
Formálisan megkövetelt
Egy olyan vállalat, amelynek termékeket vagy szolgáltatásokat szeretne vásárolni, számos leendő szállító portfólióján keresztül megy keresztül. Ha találnak néhány megfelelő szállítót, hivatalos kérelmet küldenek egy üzleti ajánlati dokumentumra, amelyben ismertetik elvárásaikat és specifikációikat.
Válaszul egyéni ajánlati dokumentumot küld. Ezt hivatalosan kért ajánlatnak nevezik.
Kéretlen
A kéretlen üzleti ajánlatok nem más, mint hideg hívások vagy e-mailek egy másik cégtől azzal a szándékkal, hogy eladjanak valamit.
Most az ajánlati dokumentum szándéka szerint az üzleti ajánlatok az alábbi öt típusba sorolhatók:
#1. Eladási ajánlat
Ha Ön egy terméket vagy szolgáltatást értékesítő cég, akkor sok értékesítési javaslattal kell foglalkoznia. Egy másik vállalkozás beszerzési irányítását célozza meg, hogy eladja, amit gyárt vagy kiszolgál.
#2. Befektetői javaslat
Ha Ön egy kis-, közép- vagy induló vállalkozás, amelynek kereslete nagyobb, akkor több pénzre lehet szüksége a bővítéshez. Vállalkozási finanszírozáshoz juthat befektetési bankoktól, pénzkezelő cégektől stb., ha befektetői javaslatokat küld nekik.
#3. Projektjavaslat
Ha van olyan projektötlete, amely megoldhat egy sürgető üzleti problémát a szervezetében vagy egy harmadik fél vállalkozásában, megkeresheti az üzleti érdekelt feleket egy projektjavaslattal.
Az üzleti dokumentumnak világos projektvázlatot kell tartalmaznia, beleértve számos feladatot, részfeladatot és függőséget. Tartalmaznia kell továbbá a tervezett költségvetést, munkaerő-szükségletet, tőkefelszerelést stb.
#4. RFP javaslat
Ez egy másik értékesítési ajánlat a vállalkozások számára. Ön a vásárló cég által kért egyedi követelményeknek megfelelően küldi el.
Bármilyen ajánlatkérő szoftvert használhat, hogy strukturált segítséget kapjon az ilyen üzleti dokumentumok létrehozásához.
#5. Támogatási javaslat
A nonprofit szervezetek számára a különböző jótékonysági trösztök egész évben pályázatokat kérnek. Ilyen esetekben az Ön által írt üzleti ajánlatnak tükröznie kell az ajánlattételi ajánlatban és a befektetői ajánlatban szereplő tartalmat.
Ezen túlmenően, az ügyfél által kifejezett adatigényektől függően, egy ajánlati dokumentumnak a következő három változata lehet:
#1. Termék- vagy szolgáltatásbeszerzési javaslat (RFP)
Az RFP a legnépszerűbb üzleti ajánlatot tartalmazó dokumentum, amelyet bármely vállalat találhat a piacon.
Egy RFP-ben a vásárló cég részletes leírást ad ki a projektről az anyagkövetelmények és a minőségi szabványok mellett. A szállítók az ilyen ajánlatkérésekre az egész projektre vonatkozó ajánlatukkal válaszolnak.
#2. Ajánlatkérés (RFQ)
Ha az ár dönti el a vállalkozások által végzett szolgáltatások vagy termékek beszerzését, a szervezetek ajánlatkérést kérnek a szállítóktól. Az ajánlatkérésben az eladók a beszerző cég specifikációitól, minőségi és mennyiségi követelményeitől függően adnak árat.
#3. Információkérés (RFI)
A legtöbb termék- és szolgáltatásvásárló RFI-t kér az interneten, a hirdetőtábláján és a nemzeti papírokon keresztül, hogy üzleti dokumentumokat kérjen a következőkről:
- Termékkatalógusok
- Képességek
- Árazás
- A kínált szolgáltatások
Üzleti ajánlat szabványos formátuma
Az ajánlati dokumentum formátuma esetenként eltérő. Azonban minden szabványos üzleti ajánlatnak az alábbi vázlathoz hasonlóan kell kinéznie:
- A javaslat címe a címben
- Az ajánlatnak tartalommutatóval vagy tartalomjegyzékkel kell kezdődnie
- A dokumentum legfelső szintű összefoglalója vagy vezetői összefoglaló
- A probléma, amelyet hajlandó megoldani, az úgynevezett problémanyilatkozat
- Milyen megoldást javasol?
- Csapatának vagy vállalatának részletes képesítési szakasza arról a problémáról, amelyet egy vállalkozásnak meg kell oldania
- A projekt idővonala
- Kockázat és jogi korlátozások
- A projekt reklámjai, mint a számlázási gyakoriság, fizetési mód stb.
- Részletes feltételek
- Elfogadási záradék
Ha az üzleti ajánlat egy adott vásárlási igényhez van személyre szabva, szükség lehet egy termékkatalógus hozzáadására is.
Az üzleti ajánlat hossza
Ne tegye feleslegesen hosszúra az ajánlati dokumentumot. Próbálja meg bemutatni a problémanyilatkozatot, a megoldási stratégiát, a képességeket és a termékspecifikációkat a dokumentum elején.
Ezenkívül a dokumentum teljes terjedelme nem haladhatja meg az 50 oldalt egy 10 000 USD bevételű projekt esetében. Alternatív megoldásként célozzon olyan hosszúságot, hogy a bíráló 10–15 percen belül át tudja olvasni a teljes tartalmat.
Hogyan írjunk üzleti ajánlatot
Kövesse az alábbi lépéseket szabványos üzleti ajánlat létrehozásához a legtöbb iparág számára:
#1. Gyűjtsd össze az üzleti képességeket
Hozzon létre egy adatbázist a megoldani kívánt célprojekthez vagy harmadik féltől származó összes releváns üzleti képességről. Ezek a képességek igazolják, hogy megfelelő munkaerővel és készségekkel rendelkezik az ügyfél kiszolgálásához.
#2. Piackutatás
Végezzen alapos piackutatást a szükséges kellékekre vonatkozóan. Ezenkívül elemezze a felvenni kívánt speciális készségeket. Ezután hozzon létre egy becslést a költségről, mielőtt a projekt árait megadná.
#3. Hozzon létre egy vezetői összefoglalót
Most létre kell hoznia egy lenyűgöző vezetői összefoglalót az üzleti javaslatáról. Itt be kell mutatnia cégét és eredményeit, és ki kell mutatnia csapatát, mint a legmegfelelőbb csapatot az ügyfél problémájának megoldására.
#4. Tervezze meg és vázolja fel a projektet
Meg kell terveznie azt a projektet vagy beszerzést is, amelyre vonatkozóan szerződést kíván kötni ügyfelével. Megfelelően tanulmányozza az ügyfél problémáját vagy beszerzési tervét, hogy megbecsülje a projekt minimális határidejét.
Ebben a szakaszban létre kell hoznia a feladatok és részfeladatok vázlatát, és meg kell találnia a megbízottakat a munkaerő legjobb felhasználásához.
Hogyan lehet nyomon követni egy üzleti javaslatot
Az ajánlati dokumentum elküldése után az ügyféllel való kapcsolatfelvétel legjobb módja egy virtuális megbeszélés vagy telefonhívás. Ez azonban nem minden esetben érhető el.
Például üzleti ajánlatokat tartalmazó hideg e-maileket küldött különböző cégeknek a szerződések megkötése érdekében. Azt azonban még nem tudja, hogy az ügyfelet érdekli-e vagy sem. Sőt, előfordulhat, hogy a telefonszámuk sem lesz birtokában.
Ezért megpróbálhat e-mailt küldeni ezeknek az ügyfeleknek. E-mail küldésekor ajánlja fel a következőket:
- Emlékeztesd őket arra, hogy Ön vezető szolgáltató
- Említsen meg néhány dicséretes üzleti mutatót, amelyet elért
- Kérjen virtuális találkozót, ha alkalmasnak találják portfólióját
- Tegyen fel nyitott kérdéseket a beszélgetés elindításához
- Emelje ki az üzleti ajánlatok fontos tartalmát, és irányítsa át az eredeti dokumentumra mutató hivatkozásokat
Példák üzleti javaslatokra
Számos kiemelkedő és bevált ajánlati dokumentumot talál az alábbi sablonok részben. Az alábbiakban azonban találhat néhány kézzel kiválasztott üzleti javaslat példát, amelyeket most felhasználhat:
#1. Minimalista üzleti és marketing javaslat
- Infografika stílusú és minimalista ajánlatdokumentum
- A dokumentum színkeverékei: #222524, #ffffffe, #f2c745 és #939496
- Betűtípusok: Montserrat és Roboto
- Papírméret: 21 × 29,7 cm
#2. Tiszta minimalista marketingjavaslat
- Ez alkalmas marketingjavaslatra
- A dokumentum színpalettája: #f2f3f7, #b8b7bb, #768285, #2c3837 és #050707
- Betűtípusok: Roboto, Poppins Medium, Montserrat és Poppins ExtraBold
- Papírméret: 21 × 29,7 cm
#3. Orange Modern Partnership Proposal
- Ha partnerségi megállapodást javasol, próbálja ki ezt a sablont
- Ebben a dokumentumban a következő színeket találja: #9ab3bb, #e7e6e6, #4a6162, #e88e38 és #f8b03a
- Betűtípusok: Montserrat és Montserrat Classic
- Papírméret: 21 × 29,7 cm
#4. Fekete-barna minimalista szakmai rendezvényjavaslat
- Alkalmas vállalati projektjavaslatokhoz
- Ez a dokumentum a következő színekben kapható: #22263f, #fefefe, #1c1f1f, #696b72 és #b4b5ba
- Betűtípusok: Montserrat Classic, Montserrat, Roboto
- Papírméret: 21 × 29,7 cm
Népszerű üzleti ajánlatsablonok
Üzleti ajánlatsablon Canváról
Az ajánlati dokumentumok esetében az első célhely a Canva Business Proposals sablonkönyvtár legyen. Több mint 1000 sablont kínál. A keresett ajánlati dokumentumot abban az üzleti résben kell megtalálnia, amelyben éppen tartózkodik.
PandaDoc
Ha professzionális és bevált üzleti ajánlatsablonokat keres egy projekt bemutatásához, termékértékesítéshez vagy RFP-hez, megtekintheti a PandaDoc sablonkönyvtárát is. Ezek ingyenesen használható sablonok. Ezért ezek nem igényelnek jogdíjat vagy előfizetést.
Jotform
A Jotform több mint 50 ajánlati dokumentum gyűjteményével rendelkezik, amelyeket különféle forgatókönyvekben használhat, például mobilalkalmazás-fejlesztési javaslatok, tisztítási javaslatok, tanácsadási javaslatok, ajánlati javaslatok stb.
Továbbá ingyenesen szerkesztheti az ajánlati dokumentum tartalmát a Jotform szerkesztőben. Ezenkívül a dokumentumot több címzettnek is elküldheti elektronikus aláírás céljából.
Becsomagolás
Eddig különféle alapvető témákat vizsgált meg az üzleti javaslatokkal kapcsolatban, beleértve az ajánlatok megírásának technikáját is. Ön is felfedezett néhány professzionális üzleti ajánlatsablon platformot.
A fenti ismereteket felhasználhatja saját ajánlati dokumentumok megírásához, vagy szabadúszóként dolgozhat olyan platformokon, ahol a vállalkozások szabadúszókat találnak és alkalmaznak.