Hogyan írjunk (SoW) Munkakör [+3 Templates]

A munkadokumentum hatóköre segít elkerülni a találgatásokat és a félreértéseket a projektben, és a külső ügyfelekkel való együttműködés során a megfelelő nyomon követheti azt.

Napjaink vállalkozásai egy projekt befejezése előtt több féllel együttműködnek. Az ilyen együttműködési munkához a vállalkozásoknak szakmai dokumentumra van szükségük. Így később hivatkozhatnak rá, ha az együttműködő külső felek nem az egyeztetett specifikációk szerint szállítják a projektteljesítményeket.

Az egyik ilyen üzleti dokumentum a munkakör. Szüksége van rá, amikor projekteket vesz át valaki mástól, vagy együttműködik harmadik felekkel.

Folytassa az olvasást, hogy megtanuljon egy munkadokumentumot világos és könnyen érthető nyelven írni. Felfedezhet néhány online forrást is, amelyek különböző típusú munkasablonokat és űrlapalapú építőket kínálnak.

Bevezetés

A munka hatóköre, más néven SoW dokumentum, egy olyan dokumentum, amely részletes információkat tartalmaz egy projekt alapjairól. Sokan írásos szerződésnek is tekintik saját maguk és a projekt többi érintettje között, beleértve az ügynököket, szolgáltatókat és alvállalkozókat.

A dokumentum általában elmagyarázza, hogy a projekt egyes feladatai vagy fázisai hogyan fejeződnek be, milyen lesz a teljesítések, a várható eredmények, a fizetési ütemezés és a folyamat. Ennek segítségével a szabadúszók vagy csapatok világosan és tömören megemlíthetik, hogy az érintettek mit várhatnak el egy projekttől.

Félreértés esetén ez a megoldás minden fél számára megfelelő. Ebből mindenki tudja, mit kell tennie, hogy a projekt mindkettőnél működjön. A SoW-dokumentum a hatékony kommunikáció fantasztikus módja is – ennek hiánya a projekt és az ügyfél-érdekelt felek kapcsolatának meghiúsulásához vezethet.

Alapvető komponensek

A projekt típusától és iparágától függően a dokumentum eltérő lehet. Ezek azonban azok a közös elemek, amelyeket szinte az összes SoW-ba be kell építeni az átláthatóság érdekében.

Kulcs információ

Minden SoW dokumentumban szerepelnie kell egy projekt alapvető részleteinek, hogy az olvasók azonnal rájöhessenek, miről is van szó. Adja meg a projekt nevét, a szerző nevét, az ügyfél nevét, a dátumot és egyéb fontos információkat.

Projekt céljai

Egy rövid projektleírás hozzáadása a SoW-hoz mindig segít. Ügyeljen arra, hogy tartalmazza a projekt hátterét, a célkitűzéseket, a problémameghatározást és az érintett személyeket, de tömören.

Az áruk és szolgáltatások leírása listaként

Most jöjjön ennek a dokumentumnak a legfontosabb részéhez – azokhoz az árukhoz és szolgáltatásokhoz, amelyeket a projekt keretében szállít vagy teljesít.

  5 legjobb VirtualBox-alternatíva Linuxon

Jobb, ha a szállítandó anyagokat kisebb darabokra bontja, és feladatként és részfeladatként sorolja fel. Legyen szó szabadúszó projektről vagy csapatprojektről, táblázatban mutassa be a feladatokat a tervezett befejezési dátumokkal és a kapcsolattartókkal együtt.

Projekt Szállítandók

Lehet, hogy nem szükséges minden SoW-dokumentumhoz, de hasznos megemlíteni, hogy mit kap az ügyfél a projekt végén. Így tudni fogják, mire számíthatnak Öntől és csapatától.

Projekt idő

Az idő minden projektben döntő szerepet játszik; ezért bele kell foglalnia a befejezési időt. Említse meg, hogy mikor kezd el dolgozni és mikor fejezi be. Ezenkívül ne felejtse el megemlíteni azokat a mérföldköveket vagy eredményeket, amelyeket el szeretne érni az út során.

A hatályon kívüli lista

A SoW dokumentum egy másik opcionális összetevője a következő szintre emeli. Ebben a részben írjon be mindent, amit nem fog beletenni a projektbe, de az ügyfelek elvárhatják, hogy ezt tegye. Ez egyértelművé teszi a dolgokat, és segít elkerülni a félreértéseket.

Változások protokollja

Amikor egy projekt elindítása előtt létrehozza a SoW-t, később szükség lehet arra, hogy módosítsa az ebben a dokumentumban említett projekt hatókörét. Emiatt hozzá kell adnia egy protokollt, amelyen keresztül módosíthatja azt.

Fizetési feltételek

Minden fizetett projektnek tartalmaznia kell egy részt, ahol le kell írnia a projekt költségeit és a fizetési módokat. Ha a projekthez pénzt kell befektetnie árukra, munkaerőre, infrastruktúrára vagy bármilyen egyéb rezsiköltségre, vegye fel ebbe a szakaszba. Ezenkívül említse meg a fizetési ütemezéseket, a mérföldkő kifizetéseket és egyéb részleteket a SoW dokumentumban.

Felhasználási feltételek

Ebben a részben fel kell tüntetnie a projekt összes feltételét. Itt magyarázhatja el a SzoW-ban használt fogalmakat és azokat a feltételeket is, amelyeket korábban nem tisztázott.

Elfogadás

Végül adja hozzá ezt a részt, amely ezt jogilag végrehajtható szerződéssé változtatja. Itt helyezze el az ügyfél aláírását, és biztosítson helyet a többi érintett aláírásának.

Használati esetek

Bármely projekt üzembe helyezési ügylet egy ügyfél és egy outsourcing fél között SoW dokumentumon keresztül történjen. Az alábbiakban találhat néhány valós használati esetet a Word dokumentumok hatóköréről és sablonjaikról:

#1. Építészeti építészeti munkák

Mivel az üzleti és személyes épületek építészeti munkája sok kiadással, kockázattal és időbefektetéssel jár, a legtöbb épületépítő cég által használt szabványos SoW dokumentumot kell használnia.

Az alábbi sablon egy szabványosított SoW-dokumentum, amely tartalmazza az összes olyan létfontosságú összetevőt, mint a projekt definíciója, az ügyfél- és projektinformáció, az építészkiválasztási folyamat, a projekt idővonala, a jóváhagyási követelmények, az általános célkitűzés stb.

Letöltés: Építészeti alkotássablon ingyenes MS Word/Google Docs-hoz

#2. Külső és belső felújítás

Különféle lakberendezési ügynökségek és vállalkozók használják ezt a SoW dokumentumot az egyéni vagy üzleti projektek felújítási ügyleteinek véglegesítésére. Használhat sablont, ha új belépő ezen a területen, és fogalma sincs, hogyan kell létrehozni egyet.

  Hogyan lehet automatikusan titkosított e-maileket küldeni az Outlook szabályaival

Az alábbi SoW dokumentumsablon az Egyesült Államok kereskedelmi és lakóépületek felújítására vonatkozó fővállalkozóinak igényei szerint készült. Tartalmazza a felújítási munkákhoz szükséges összes „hatókörbe tartozó” tartalmat. Az éppen futó projekttől függően azonban hozzáadhat továbbiakat vagy törölhet néhányat.

Letöltés: Felújítási munkák sablon ingyenes MS Word/Google Docs-hoz

#3. Lakossági és kereskedelmi tereprendezési projektek

A tereprendezési projektek sok nedves munkát, valamint professzionális bemutatókat foglalnak magukban. A SoW-dokumentum lehetőséget kínál arra, hogy megmutassa kreativitását és tervezési ízlését, hogy a megbízó fél újabb szilárd pontot kapjon az Ön ügynökségének felvételére.

Ez a tereprendezési munka SoW sablon képblokkokból áll, ahol elhelyezhet egy márka logót, márka színpalettákat, ikonokat és munkapéldákat. Van egy extra üres oldal, amelyre további tartalmat írhat. Minden oldalon módosíthatja a tereprendezési kép példáját.

Letöltés: Landscaping SoW sablon ingyenes MS Word/Google Docs alkalmazáshoz

#4. Közösségi média marketing

A vállalkozások támogatása közösségi média hirdetéseikkel és marketingkampányaikkal jövedelmező. Különféle szabadúszók és digitális marketing ügynökségek foglalkoznak ezzel. Ha Ön is ebben a tartományban van, akkor egy SoW dokumentum hosszú távon segíthet.

Az alábbiakban talál egy szervezett, éles, professzionális közösségi média marketing SoW sablont, amelyet az ügynökségek és a szabadúszók kereskedelmileg használhatnak. Tartalmazza a kötelező SoW-dokumentum-összetevőket, például ügyféladatokat, projektleírásokat, kampányrészleteket, kulcsfontosságú leszállítandó anyagokat, kampánytáblázatokat stb.

Letöltés: Social media marketing SoW sablon ingyenes MS Word/Google Docs-hoz

#5. Kormányzati szerződések

A SoW-dokumentum nagyon szükséges olyan szerződéses munkákhoz, amelyeket szövetségi, állami, önkormányzati és megyéktől kaphat. Ezenkívül a munkadokumentumok kormányzati szerződéses hatálya a legkidolgozottabb tartalmilag és terjedelmében.

Itt talál egy példát a kormányzati szerződéses projektek SoW-sablonjára. Lehetővé teszi az ügynökség logójának és egyéb SoW-tartalmak hozzáadását, például a szervezet nevét, a projekt nevét, a szerző adatait, a projekt hátterét és célkitűzéseit, a projekt leírását, az ütemtervet/ütemezést, a szállítói költségjavaslatot stb.

Előfordulhat, hogy az Önt érdeklő állami szerződéses projekttől függően tartalmat kell hozzáadnia vagy kizárnia. A végleges tervezet benyújtása előtt olvassa el a SoW dokumentumformátumra vonatkozó projektkövetelményeket.

Letöltés: Kormányzati szerződések SoW sablon ingyenes MS Word/Google Docs-hoz

Teendők SOW-dokumentum írásához ✔

  • Adjon meg konkrét részleteket a munkáról, a fizetésről, az erőforrásokról, a határidőről, a mérföldkövekről stb.
  • Adjon hozzá vizuális elemeket, például képeket a várt végtermékről vagy szolgáltatásról, grafikonokat, diagramokat, táblázatokat stb.
  • Ha a dokumentum üzleti szakzsargont tartalmaz, győződjön meg róla, hogy Ön és az aláíró fél meghatározza ezeket a projekt üzembe helyezése előtt.
  • Ha egy hosszú távú projektről van szó, sok összetett, az időtől függő teljesítménnyel, akkor szerepeltessen egy ütemtervet a SoW havi vagy negyedéves időközönkénti felülvizsgálatára.
  • A dokumentumnak tartalmaznia kell a projekt sikerének definícióit is. A projekt befejezése után az ügyfél könnyen áttekintheti a sikerdefiníciókat, és nem lesz helye a szükségtelen felülvizsgálatoknak és átdolgozásoknak.
  • Legyen a SoW éles, tömör és rövid. Ne használjon felesleges töltőanyagokat a dokumentum meghosszabbításához.
  • A dokumentumot külső és belső érdekelt felekkel együttműködve kell elkészítenie. Például a belső érdekelt felek a projektcsapat, a külső érdekeltek pedig az ügyfelek és a külső szállítók lesznek.
  • Említse meg a projekthez nem tartozó, szorosan kapcsolódó szolgáltatásokat, mint például a weboldal fejlesztése utáni tárhely, az alkalmazásfejlesztés után az alkalmazás közzététele stb., kivéve, ha az ügyfél fizet a szolgáltatásért.
  Javítsa ki az iPhone Messages alkalmazás összeomlását az iMessage kapcsolattartó hibájából

Most pedig ugorjunk a munkaköri (SOW) dokumentum megírására.

Ne írjon SOW-dokumentumot ❌

  • Ne habozzon használni SoW dokumentumsablonokat és példákat egy releváns projektre a saját létrehozása során. Időt és erőfeszítést takarít meg.
  • Ne adjon meg homályos és félreérthető tartalmat a dokumentumban, amelyet az alvállalkozók, szállítók és más harmadik felek a maguk javára fordíthatnak, és anyagi kárt okozhatnak Önnek.
  • Ne kapkodja el a munkadokumentum szövegezési folyamatát. Üljön együtt munkatársaival, és alaposan tervezze meg a dokumentumot az összes meghatározás, mérföldkő, korlátozás, költségvetés stb.
  • Ne felejtse el világosan felvázolni a projektben a „hatókörön kívüli” és „terjedtségen kívüli” eredményeket.
  • Ha a projekt bizonyos szakmai képzési időtartamokat igényel, ne felejtse el feltüntetni a dokumentumban a költségek mellett.
  • Egyes SoW-dokumentumokból hiányzik a lépésről lépésre lebontott munkafolyamat arra vonatkozóan, hogy az ügyfélnek hogyan kell auditálnia a szállítmányokat, hogy kijelenthesse a projekt befejezését. Győződjön meg róla, hogy nem követi el ezt a hibát. Tartalmazzon olyan előre jóváhagyott lépéseket, amelyek az üzembe helyezési feltételeknek megfelelően a projektet befejezettként határozzák meg.
  • A hosszú távú projektek eltereléseket, hatókör-módosításokat, teljesítendő változtatásokat stb. igényelhetnek. Ne felejtse el megemlíteni ezeket a lehetőségeket a SoW dokumentumban.

Ezenkívül ellenőrizze a SOW dokumentumok ingyenes sablonforrásait.

Ingyenes sablonforrások

Smartsheet

A Smartsheet-en a felhasználók számos ingyenes munkasablont találhatnak személyes használatra. Itt a sablonok Adobe PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs és Google Táblázatok formátumban érhetők el.

A digitális marketing, a kereskedelmi építkezés, a szoftverfejlesztés, a belsőépítészet, a webtervezés és az átalakítás néhány népszerű iparág, ahol használhatja a platform ezen sablonjait.

Sablonarchívum

A Sablonarchívum egy másik webhely, ahol ingyenes forrásokat találhat a munkadokumentumok hatókörének létrehozásához. A sablonok különböző kialakításúak és formátumúak, így Ön márkája vagy projektje szerint választhat. Ezenkívül egyszerűen letöltheti és szerkesztheti ezeket, hogy egyedi SoW-dokumentumot készítsen.

FormSwift

A FormSwift segítségével kétféleképpen hozhat létre munkadokumentumot a következő projektjavaslathoz. Először töltsön le egy általános sablont Microsoft Word vagy Adobe PDF formátumban a webhelyéről. Ezután kitöltheti az üres helyeket egyéni SoW-dokumentum létrehozásához.

Másodszor, végighaladhat egy irányított SoW-készítőn, ahol beírja a vonatkozó részleteket, és az építő folytatja a dokumentum létrehozását. A dokumentum online létrehozása ezen a platformon körülbelül 20 percet vesz igénybe.

Végső szavak

Tehát most már ismeri a munkadokumentum hatókörét, összetevőit, valamint a professzionális SoW-dokumentum létrehozásához szükséges teendőket és tiltásokat, amelyeket ügyfele imádni fog. Ezenkívül felfedezett néhány felhasználási esetet, ahol használhatja a SoW dokumentumokat.

A további segítség érdekében a cikk felvázolta a munkadokumentumkészítők és sablonkönyvtárak néhány online hatókörét. Létrehozhat egy SoW-dokumentumot online a fenti platformok bármelyikén, akár egy lépésenkénti útmutatót követve, akár egy sablon letöltésével és testreszabásával.

Érdekelhetik a dokumentumok elektronikus aláírásának legfontosabb eszközei is, például a munkakör vagy a munkamegrendelések.