Hogyan csökkentheti az Excel-táblázat méretét

Az Excel-táblázatok könnyen nehézkessé és nagyokká válhatnak, különösen, ha sok adatot vagy képet tartalmaznak. Bár ez a legtöbb esetben nem jelent problémát, megnehezítheti a táblázat kezelését, megosztását és hatékony kezelését.

Szerencsére néhány dolgot megtehet az Excel-fájlok méretének csökkentése érdekében az adatok feláldozása nélkül. Itt megmutatjuk, hogyan.

1. Törölje a nem kívánt lapokat

Ha túl sok a nem használt lap, akkor az Excel-fájl szükségtelenül nagy lesz. Ezért először törölje azokat a táblázatokat, amelyekre nincs szüksége. Ehhez nyissa meg az Excel-fájlt, kattintson a jobb gombbal a nem kívánt lapra, és válassza a Törlés lehetőséget.

Hasonlóképpen megfontolhatja a nem kívánt diagramok, képek, táblázatok és egyéb elemek eltávolítását is.

2. Távolítsa el a szükségtelen formázást

Az Excel fájl mérete a túlzott cellaformázás miatt is megnőhet, mivel minden formázott cella további helyet foglal el a fájlon. Ha például formázza a cellaszegélyeket, az több helyet foglal el, mint egy formázatlan cella.

Ezért célszerű eltávolítani minden szükségtelen formázást az Excel-lapról. Ehhez kövesse az alábbi lépéseket:

Nyissa meg az Excel-fájlt, és válassza ki azokat a cellákat, amelyekből el szeretné távolítani a formázást.

Kattintson a Főoldal fülre a tetején.

A Szerkesztés csoportban kattintson a Törlés gombra, és a megjelenő menüből válassza a Formátumok törlése lehetőséget.

3. Módosítsa a képméretet és a minőségi beállításokat

Az Excel fájl tartalmaz képeket? Ha igen, a kép méretének és minőségének csökkentése segíthet csökkenteni az Excel-fájl méretét.

Fontos megjegyezni, hogy a kép méretének és minőségének csökkentése befolyásolhatja azok megjelenését az Excel-fájlban. Ha ez rendben van, kövesse az alábbi lépéseket a Microsoft Excel beállításához a képek alacsonyabb felbontású mentésére:

Nyissa meg a Microsoft Excel programot a számítógépén.

Kattintson a Fájl menüre a tetején.

Válassza a Beállítások lehetőséget a bal oldali ablaktáblában.

Az Excel beállításai ablakban válassza a Speciális lapot.

Görgessen le a Képméret és minőség részhez, és jelölje be a Szerkesztési adatok elvetése opciót.

Törölje a Ne tömörítse a képeket a fájlban jelölőnégyzetet.

Kattintson az Alapértelmezett felbontás melletti legördülő menüre, ha 150 ppi vagy kisebb felbontást szeretne választani.

Kattintson az OK gombra a módosítások mentéséhez.

4. Tömörítse a képeket az Excel-táblázatban

Ha nem szeretné csökkenteni az összes kép felbontását, a Microsoft Excel lehetőséget ad arra is, hogy egyes képeket tömörítsen a táblázatban. A következőképpen használhatja az Excel-fájl szűkítésére.

Az Excel-táblázatban válassza ki a tömöríteni kívánt képet.

Kattintson a Képformátum fülre.

A Beállítás részben kattintson a Képek tömörítése gombra.

Jelölje be az Alkalmazás csak erre a képre jelölőnégyzetet, ha csak a kiválasztott képet szeretné tömöríteni.

Jelölje be a Kivágott képterületek törlése opciót.

A Felbontás részben válassza ki a kívánt ppi-t.

Kattintson az OK gombra.

Ha szeretné, megismételheti a fenti lépéseket további képek tömörítéséhez. Ezt követően az Excel-fájl teljes méretének jelentősen csökkennie kell.

5. Akadályozza meg, hogy az Excel mentse a Pivot Cache-t

A Kimutatás-gyorsítótár az Excelben a kimutatástáblákban használt adatok ideiglenes tárolási helye. Bár ez javíthatja a teljesítményt, és lehetővé teszi a kimutatástáblákkal való hatékonyabb munkavégzést, növelheti a fájl méretét is, mivel az Excel ezeket az adatokat a fájlba menti.

Ha az Excel-táblázat pivot táblát tartalmaz, a következő lépésekkel megakadályozhatja, hogy az Excel elmentse a pivot-gyorsítótárat a fájllal.

Nyissa meg Excel-táblázatát.

Jelölje ki a kimutatástábla bármelyik celláját, és kattintson felül a Kimutatáselemzés fülre.

Kattintson a Beállítások gombra.

A PivotTable beállításai ablakban kattintson az Adatok fülre.

Törölje a Forrásadatok mentése fájllal jelölőnégyzetet, és jelölje be az Adatok frissítése a fájl megnyitásakor jelölőnégyzetet.

A megerősítéshez kattintson az OK gombra.

A fenti lépések végrehajtása után az Excel nem menti el a pivot-gyorsítótárat a fájlban, így gyakorlatilag csökkenti a méretét.

6. Mentse el a táblázatot bináris (.Xslb) formátumban

A Microsoft Excel alapértelmezés szerint XML-alapú formátumban menti a fájlokat, ami megkönnyíti az adatcserét más alkalmazásokkal és rendszerekkel. Ha azonban gyorsan csökkentenie kell a fájlméretet, mentheti az Excel-táblázatot bináris formátumban.

Egy Excel-táblázat bináris formátumban történő mentéséhez kövesse az alábbi lépéseket:

Nyissa meg Excel-táblázatát.

Kattintson a Fájl, majd a Mentés másként elemre.

Válassza ki a kívánt helyet a fájl mentéséhez.

Kattintson a Mentés másként legördülő menüre az Excel bináris munkafüzet (*.xlsb) kiválasztásához.

Kattintson a Mentés gombra.

Ezzel az Excel-fájlt bináris formátumban menti, ami kevesebb tárhelyet igényel. Ha azt szeretné, hogy a Microsoft Excel mindig bináris formátumban mentse a fájlokat, módosíthatja a Microsoft Excel alapértelmezett mentési formátumát. Itt van, hogyan:

Nyissa meg a Microsoft Excelt, és lépjen a Fájl > Beállítások menüpontra.

Válassza a Mentés lapot a bal oldalsávon.

A Fájlok mentése ebben a formátumban elem melletti legördülő menüből válassza ki az Excel bináris munkafüzet (*.xslb) lehetőséget.

Kattintson az OK gombra a változtatások mentéséhez.

A fenti lépések végrehajtása után az Excel az összes fájlt bináris formátumban menti, hacsak nincs másképp megadva.

7. Alakítsa át a táblázatot ZIP-fájllá

Ha nem szeretne vesződni az Excel beállításainak módosításával, egyszerűen konvertálhatja a táblázatot ZIP-fájllá. Ezt a Windows beépített fájltömörítési funkciójával teheti meg. Így csökkentheti az Excel-fájl méretét anélkül, hogy megnyitná. A következőképpen járhat el.

Nyomja meg a Win + E gombot a File Explorer megnyitásához.

Keresse meg a mappát, ahová a fájlt menti.

Kattintson a jobb gombbal az Excel fájlra, és válassza ki a Tömörítés ZIP-fájlba lehetőséget a helyi menüből.

A Windows ugyanoda menti a tömörített fájlt, ahol az eredeti fájl. Ehhez használhat egy megbízható, harmadik féltől származó fájltömörítő eszközt is. A tömörítés után megoszthatja Excel-táblázatát anélkül, hogy aggódnia kellene a mérete miatt.

Egyszerűen zsugorítsa össze Excel-fájljait

A nagy Excel-fájlok nehézkesek, lassan tölthetők be, és nehezen oszthatók meg e-mailben. Szerencsére ezt nem kell elviselni. Az alábbi tippek követésével rövid időn belül csökkentheti az Excel-fájl méretét.