Az érzelmi és mentális zűrzavar sokszor gátat vet a céljaink elérésének. A GTD (Getting Things Done) módszer egy hatékony, jól strukturált megközelítést kínál minden feladat és kötelezettség kiemelésére, amely lehetővé teszi, hogy tisztán és fókuszáltan végezzük el a munkát. Számos ember számára ez a módszer segített kitisztítani az elméjét, megszüntetni a stresszt, és végre elkezdeni a megvalósítást. Ismerjük meg együtt a GTD módszert és lépéseit, hogy megtudjuk, hogyan érhetjük el a produktívabb életmódot.
Tartalomjegyzék
Mi a GTD Módszer?
A Getting Things Done (GTD) módszert a produktivitási szakértő, David Allen dolgozta ki. Ez a strukturált rendszer a hatékony időgazdálkodásra fókuszál, és célja a világos, fókuszált gondolkodás elérése azzal, hogy az összes feladatot és ötletet egy megbízható külső rendszerbe helyezünk, ahelyett, hogy próbálnánk őket megjegyezni.
Mameraman / Shutterstock
Ezt kulcsfontosságú, mert az energia, a koncentráció, a kognitív képességek és az idő – a produktivitás pillérei – mind véges erőforrások. A GTD módszer segítségével végre abbahagyhatjuk a részletek folyamatos megjegyzésével való törődést, ami csökkenti a mentális zűrzavart és a stresszt, így szabad teret adva az igazi munkának. Rugalmassága miatt pedig kiválóan alkalmazható személyes, szakmai vagy akadémiai célok kezelésére is.
A GTD módszer öt alaplépésből áll: Rögzítés, Tisztázás, Szervezés, Visszatekintés és Cselekvés. Ezek a lépések együttműködve segítenek hatékonyan kezelni a feladatokat és kötelezettségeket. Nézzük meg közelebbről mindegyik lépést!
1. lépés: Rögzíts mindent egy megbízható rendszerben
A GTD módszer első lépése, hogy mindent – feladatokat, ötleteket és kötelezettségeket – összegyűjtsünk az életünk minden területéről egy megbízható külső rendszerbe. Ez azt jelenti, hogy minden olyan információt rögzítünk, amely figyelmet igényel, vagy a jövőben hasznos lehet, amint eszünkbe jut. Például ez lehet véletlenszerű ötletek, számlák kifizetésére emlékeztetők, kollégánknak küldendő válasz e-mail, vagy barátunknak való telefonálás.
A rögzítés nem a cselekvésre kész feladatok azonnali eldöntéséről szól; a célja az, hogy megszabaduljunk a fejünkben lévő feladatoktól. Rájöttem, hogy ha próbálom megjegyezni az összes tennivalómat, az kiégéshez vezet. Ehelyett minden feladatot fecskeződés nélkül írok le, tudva, hogy később át fogom nézni és megszervezem őket.
Számos eszköz áll rendelkezésre, amelyek segíthetnek a feladatok rögzítésében, mint például az e-mail, feladatkezelő szoftverek, vagy a papíralapú teendők listái. Azonban olyan megbízható külső rendszerre van szükséged, amely mindig elérhető. Mivel az időm legnagyobb részét a Mac-en töltöm, az Apple Reminders alkalmazásban rögzítom és szervezem meg a teendőimet, amely az iPhone-nal is szinkronizál. Így könnyen rögzíthetem a feladatokat és ötleteket útközben, tudva, hogy azok biztonságban lesznek a megbízható rendszeremben.
2. lépés: Tisztázd a feladataidat
A következő lépés a GTD módszerben az, hogy feldolgozzuk az összegyűjtött elemeket. Ez a lépés magában foglalja annak alapos átnézését, amit összegyűjtöttünk, a feladat azonosítását, és annak meghatározását, hogy cselekvésre kész-e vagy sem. A feldolgozás során minden feladat kimenetének meghatározásával kezdem, mivel ez segít tisztázni, mit kell tennem és miért.
Ezután megkérdezem magamtól: cselekvésre kész ez az elem? Ez a kérdés segít gyorsan eldönteni, hogy mivel kell foglalkoznom, és mivel nem. Ha a válasz nem, azaz a feladat nem cselekvésre készen áll, akkor háromféleképpen dönthetek:
- Kuka, ha már nem releváns, vagy nem igényli a figyelmemet. Például találkozó lemondása egy ügyféllel, ha már nem dolgozom a projekten.
- Inkubálás, ha ez egy jövőbeli feladat vagy ötlet, amelyen most nem kell dolgoznom. Például nyaralás tervezése a következő évre.
- Referencia, ha ez valami, amit meg kell tartanom, például idézetek egy cikkből.
Ha a válasz igen (azaz az elem cselekvésre készen áll), három lehetséges kimenet van, miután meghatároztam, mit kell tennem:
- Tedd meg, ha a feladat 2 percen belül befejezhető.
- Delegáld, ha valaki más is elvégezheti a feladatot.
- Halaszd el, ha én vagyok a legjobb személy a feladat elvégzésére, és a végrehajtása 2 percnél tovább tart.
3. lépés: Szervezd meg a feladatokat hatékonyan
Amikor elkezdtem használni a GTD módszert, rájöttem, hogy a feladatok hatékony megszervezése nem csupán teendők listázását jelenti – egy strukturált rendszer létrehozását is, hogy nyomon követhessem minden kötelezettségemet, projektemet és ötletemet.
Amit fontos megemlíteni, hogy egyes rögzített feladatok több lépést igényelnek. A GTD módszer szerint az ilyen elemeket Projekteknek nevezzük. A projektek kimenetre orientáltak, és több cselekedetet igényelnek a végső cél eléréséhez. Például egy cikk írása több lépést igényel, mint például a kutatás, az írás és a szerkesztés.
Az első dolog, amit tenned kell, az releváns listák létrehozása a végrehajtandó és nem végrehajtandó feladatok rendezésére. Íme, hogyan lehet a végrehajtandó elemeket releváns listákba szervezni:
- Használj Projektek listát a több kapcsolódó cselekedet összefogására, amelyek szükségesek egy adott eredmény eléréséhez. Például egy közösségi média kampány a termék bevezetéséhez.
- Használj Naptárt az időspecifikus cselekvésekhez, mint például egy találkozó lefoglalása hétfőn 9 órára, és a nap-specifikus cselekvésekhez, mint például a száraz tiszta holmik átvétele szombaton.
- Használj Jövőbeni Cselekvések listát a maradék elhalasztott feladatokhoz (amelyek nem delegálhatók és több mint két percet vesznek igénybe), amelyeket minél hamarabb el tudsz végezni. Például ötletek kidolgozása a klienssel való találkozóra, vagy a következő hónap költségvetésének áttekintése.
Külön listákat használok a nem végrehajtandó elemekhez. Íme, hogyan rendezhetők a nem végrehajtandó elemek releváns listákba:
- Használj Egy Nap/Lehet, hogy listát a később elvégzendő feladatok követésére, amelyek most nem sürgősek, például egy új nyelv megtanulása.
- Használj Várakozás listát a delegált feladatok nyomon követésére.
- Használj Referencia listát nem végrehajtandó elemek tárolására, mint például cikkek, találkozói jegyzetek és nyugták.
4. lépés: Rendszeresen tükröződj
A feladatok rendszeres átnézése egy kulcsfontosságú lépés a GTD módszerben, amely biztosítja, hogy naprakész legyek a teendőimmel és fenntartsam a tiszta, rendezett gondolkodást. Ez a gyakorlat segít új feladatokat összegyűjteni, a meglévő feladatokat értékelni, látni, mit teljesítettem, és újra priorizálni a feladatokat, ha szükséges. A GTD rendszer kétféle áttekintést javasol:
Napi átnézés
Ez egy gyors áttekintés, amelyet naponta egyszer végrehajtok, akár délután, akár reggel. Ez az áttekintés segít átlátni az összes teendőmet, lehetővé téve a feladatok hozzáadását vagy eltávolítását a listámról, ahogy szükséges.
Heti átnézés
Ez egy átfogóbb áttekintés, amelyet hetente egyszer végzek. Egy-két órát szánok erre az áttekintésre, hogy rögzítsem a következő hét feladatait és értékeljem az összes listámat. Én vasárnap végzem a heti áttekintésemet, mert ez segít a heti munkát egy tiszta elmémvével és fókuszált célokkal kezdeni.
Összességében a napi és heti áttekintések segítenek fenntartani a tiszta elme állapotát és a rendezett tervet. A rendszeres visszatekintéssel a rendszerem mindig összhangban marad a céljaimmal, biztosítva, hogy mindig készen álljak arra, ami következik.
5. lépés: Cselekedj és végezd el a feladatokat
A GTD módszer utolsó lépése a feladatok elvégzése. Ekkor valósulnak meg az összes előkészület, amikor magabiztosan lépek a megfelelő cselekvés irányába. Azonban ahhoz, hogy a legjobb döntéssel rólunk, négy alapvető szempontot kell figyelembe vennem:
Kontextus
Itt értékelem a környezetemet, hogy meghatározzam, hogy az alkalmas-e egy specifikus cselekedetre. Bizonyos feladatok csak adott kontextusokban végezhetők el – például telefonbeszélgetést folytatni az íróasztalomnál vagy e-maileket válaszolni, amikor ott van a laptopom. A Reminders alkalmazásban címkéket használok, hogy könnyen sorrendbe állíthassam a feladatokat kontextus szerint, így egyszerűbb megtudni, mit tehetek egy adott pillanatban.
Prioritás
Melyik a legfontosabb dolog, amit most megtehetek? Néhány feladat fontos, de nem sürgős. Ilyen esetben hasznosabb lehet, ha azokra a feladatokra koncentrálok, amelyek egyaránt magas fontosságúak és sürgősek.
Elérhető idő
Mielőtt belemerülnék egy feladatba, mérlegelem, mennyi időm van. Ha például 10 percem van egy találkozóra, egy gyors feladatot választok, mint egy rövid e-mail megválaszolása, ahelyett, hogy egy mély fókuszú projekten kezdenék el dolgozni.
Elérhető energia
A mentális és fizikai energia szintjeim egy adott időpontban segítenek megítélni, hogy van-e kapacitásom egy adott feladathoz. Az alvás kronotípusaid felfedezése lehetővé teszi, hogy meghatározd a nap legproduktívabb időszakait, és hogy a feladataidat ezekhez igazítsd. Például én egy reggeli típus vagyok (Oroszlán kronotípus), így a legnehezebb feladataimat kora reggel kapom.
Ez a strukturált megközelítés lehetővé teszi számomra, hogy napközben elkötelezett és produktív maradjak, biztosítva, hogy folyamatosan haladjak a legfontosabb dolgokban.
A GTD módszer megbízható rendszer, ha gyakran kezel magas feladatomlákat, és világos cselekvések és prioritások meghatározására van szükséged. Bár kezdetben ijesztőnek tűnhet, a módszer bevezetése segíthet a fókuszáltság és a rend fenntartásában, végső soron növelve a produktivitásodat.