A HR automatizálás lényegében a technológia felhasználása a HR folyamatok átalakítására és hatékonyabbá tételére.
Ez olyan, mintha egy személyi asszisztens lenne az ismétlődő és időigényes feladatok kezelésében, így a HR-szakemberek stratégiaibb kezdeményezésekre összpontosíthatnak.
Ez az átalakítás a HR különböző aspektusait pozitívan érinti, javítva a funkciókat az egész osztályon.
Segít felgyorsítani a toborzási folyamatot egy automatizált jelentkező-követő rendszeren keresztül, online kezeli a szabadságkéréseket, automatizálja a bérszámfejtést és a feldolgozást, hogy időt takarítson meg, és sokkal többet tehet, miközben nincs szükség papírmunkára.
Ebben a cikkben a HR-automatizálás különböző aspektusait fogom tárgyalni, és bemutatom a szervezet átalakításának lehetőségeit.
Tehát kezdjük.
Tartalomjegyzék
Mi az a HR automatizálás?
A HR-automatizálás különböző technológiák és eszközök használatát foglalja magában, amelyek automatizálhatják, felgyorsíthatják, ésszerűsíthetik és egyszerűsíthetik a különböző HR-feladatokat. A HR-részleg digitális asszisztenseként funkcionáló HR-automatizálás segít növelni a HR-folyamatok hatékonyságát és eredményességét, miközben minimalizálja a hibákat és időt takarít meg.
Az automatizálás erejével búcsút mondhat a fárasztó papírmunkának és az ismétlődő feladatoknak, mivel a HR-automatizálás a toborzástól a bérszámfejtésig mindent meg tud kezelni, így folyamatai zökkenőmentesek és hatékonnyá válnak.
A HR-automatizálás megvalósításával HR-csapata előnyben részesítheti az olyan stratégiai kezdeményezéseket, mint a tehetségfejlesztés és a pozitív vállalati kultúra ápolása. Ennek a technológiának a megvalósítása nemcsak a műveletek egyszerűsítését és a hibakockázatok csökkentését segítheti elő, hanem hatékonyabb és kifizetődőbb munkakörnyezetet is teremt alkalmazottai számára.
A HR milyen funkcióit automatizálhatja?
Nézzünk meg néhány alapvető HR-feladatot, amelyeket automatizálhat az eszközzel.
Toborzás és jelentkezők nyomon követése
A HR-folyamatok automatizálása nagymértékben leegyszerűsítheti a toborzást, az álláshirdetések közzétételétől a jelöltek kiválasztásáig. A HR-automatizálással álláshirdetéseket készíthet, több platformon is közzéteheti, és a potenciális jelöltek szélesebb körét érheti el.
Ezenkívül az automatikus önéletrajz-szűrő eszközök előre meghatározott kritériumokat használnak az önéletrajzok hatékony szűrésére. Ezzel értékes időt takaríthat meg a HR-esek számára.
Az interjú ütemezése egyszerűvé válik, mivel az automatizált rendszerek meghívókat küldenek, összegyűjtik a válaszokat, és megbeszélik az interjúkat.
Beszállás
A bevezetési folyamat automatizálással történő egyszerűsítése nagymértékben javítja az új alkalmazottak élményét. A zökkenőmentes dokumentumkezeléssel kezdődik, amely lehetővé teszi az új alkalmazottak számára, hogy elektronikusan töltsék ki a szükséges papírmunkát, és minimálisra csökkentik a végtelen számú űrlapok szükségességét.
Testreszabhatja az automatizált képzési modulokat az egyes szerepkörökhöz igazodva. Biztosítani fogja, hogy az alkalmazottak akkor kapják meg a vonatkozó információkat, amikor a legnagyobb szükségük van rá.
Ezenkívül a fiókok és berendezések beállításának automatizálása biztosítja, hogy az új alkalmazottak az első naptól kezdve azonnal hozzáférjenek az összes szükséges eszközhöz. Ennek eredményeként mind az alkalmazottak, mind a HR-szakemberek élvezhetik a zökkenőmentesebb átállást és a hatékonyabb belépési eljárást.
Munkavállalói adatkezelés
A HR-automatizálás leegyszerűsíti a munkavállalói információk kezelésének folyamatát. A központosított rendszereknek köszönhetően a személyes adatok frissítése, a jelenlét nyomon követése és a szabadságkérések kezelése egyszerűvé válik.
A kézi papírmunka és az adatbeviteli hibák a múlté, mivel automatizált rendszerek biztosítják az adatok pontosságát. A HR-szakemberek szükség esetén gyorsan hozzáférhetnek az információkhoz, lehetővé téve számukra, hogy megalapozott döntéseket hozzanak megbízható betekintések alapján.
Ezenkívül az alkalmazottak önkiszolgáló lehetőségeket kínálnak, így frissíthetik saját adataikat, vagy szabadságot kérhetnek anélkül, hogy a HR segítségére lenne szükségük.
Bérszámfejtés
A bérszámfejtés automatizálása forradalmasította a HR osztályokat a fizetésszámítások, az adólevonások és a juttatások visszatartásának egyszerűsítésével. A bérszámfejtési folyamatok automatizálásának számos előnye van, beleértve a hibacsökkentést és a fizetések időben történő elosztását.
Ezenkívül az automatizált bérszámfejtés lehetővé teszi a HR-szakemberek számára, hogy könnyedén készítsenek pontos jelentéseket pénzügyi és megfelelőségi célokra.
Ennek a fontos funkciónak az automatizálása lehetővé teszi a HR-nek, hogy a figyelmét olyan stratégiaibb tevékenységekre irányítsa, amelyek pozitívan befolyásolják a szervezet sikerét.
Teljesítmény-menedzsment
A hatékony teljesítménymenedzsment elengedhetetlen az egyéni alkalmazottak növekedéséhez, valamint az általános szervezeti sikerhez. A folyamat egyszerűsítésére a HR-automatizálás eszközöket kínál a teljesítményértékelések elvégzéséhez, a célok kitűzéséhez és a visszajelzésekhez.
Ezek a felhasználóbarát automatizálási eszközök elősegítik a folyamatos kommunikációt az alkalmazottak és a vezetők között, biztosítva, hogy az egyéni célok összhangban legyenek a szervezet céljaival.
Ezenkívül az automatizált teljesítménymenedzsment rendszerek lehetővé teszik a haladás könnyű nyomon követését az idő múlásával. Ez lehetővé teszi a fejlesztésre szoruló minták és területek azonosítását.
A HR-automatizálás mentesíti a HR-eseket a teljesítménymenedzsment-feladatokkal járó adminisztratív terhek alól. Ehelyett több időt fordíthatnak a coachingra és a munkavállalói fejlesztési törekvések támogatására. Ez nemcsak az alkalmazottak elégedettségét növeli, hanem előmozdítja a jól teljesítő munkaerőt is, amely végső soron az egész szervezet javát szolgálja.
Előnyök adminisztrációja
A HR folyamatok automatizálásával a juttatások adminisztrációja kevésbé bonyolult. Az alkalmazottak a felhasználóbarát online platformokon keresztül jogosultak lesznek saját juttatásaik megválasztására és kezelésére, az egészségbiztosítási tervektől a nyugdíj-előtakarékossági lehetőségekig.
Az automatizálási rendszer kezeli a beiratkozási folyamatot, és gondoskodik arról, hogy a megfelelő levonások történjenek a fizetésből, miközben azonnal beíratja az alkalmazottakat a kiválasztott juttatásokba. Ez nemcsak a juttatások kezelését egyszerűsíti le, hanem a HR-eseket is mentesíti az adminisztratív terhektől.
A HR-automatizálásnak köszönhetően az alkalmazottak jobban kontrollálhatják juttatásaikat, így a HR-nek lehetősége nyílik a stratégiai juttatások tervezésére és megfelelésre összpontosítani.
Idő és jelenlét nyomon követése
Az automatizált munkaidő- és jelenlét-követő rendszerek pontosabb és hatékonyabb alternatívát kínálnak a kézi folyamatokhoz képest. Ezek a rendszerek zökkenőmentesen integrálhatók biometrikus eszközökkel, például ujjlenyomat- vagy arcfelismerő szkennerekkel, vagy személyi igazolványokat használhatnak az egyszerű be- és kikapcsolási eljárásokhoz.
A HR-feladatok automatizálásával a szervezetek szükségtelenné teszik a kézi munkaidő-nyilvántartást, ami csökkenti a hibákat és biztosítja a pontos munkavállalói fizetést.
Ezenkívül az automatizált rendszerek kényszeríthetik a vállalati jelenléti szabályzatot, például a túlórák nyomon követését vagy a műszakbeosztások kezelését. Ennek megvalósítása időt takarít meg, és azonnali betekintést nyújt a munkaerő részvételi szokásaiba. Ez lehetővé teszi a szervezetek számára az erőforrások hatékony elosztását és a munkaidő kezelését.
Munkavállalói önkiszolgáló portál
Az alkalmazotti önkiszolgáló portálok számos előnyt kínálnak mind az alkalmazottak, mind a HR osztályok számára. Ezek a felhasználóbarát platformok lehetővé teszik az alkalmazottak számára, hogy önállóan kezeljék a különböző HR-feladatokat, így nincs szükség a HR személyzet beavatkozására.
Ezek a portálok kényelmes módszert biztosítanak az alkalmazottaknak arra, hogy személyes adataikat, például elérhetőségeiket és vészhelyzeti elérhetőségeiket pontosak és naprakészen tartsák. Ez segít a HR-nek pontos nyilvántartást vezetni. Ezenkívül kényelmesen kérhetnek szabadságot, hozzáférhetnek a fizetési csonkokhoz, és lekérhetik a létfontosságú HR erőforrásokat és szabályzatokat.
Az átláthatóság biztosításával és a kommunikációs csatornák fejlesztésével ezek a portálok csökkentik a HR osztály felé irányuló adminisztratív megkereséseket is. Következésképpen a rutinfeladatok automatizálása lehetővé teszi a HR-szakemberek számára, hogy olyan stratégiaibb kezdeményezésekre összpontosítsanak, mint a tehetségfejlesztés és a bevonódás, miközben az alkalmazottak kényelmét önkiszolgáló lehetőségeket biztosítanak.
Megfelelés és jelentéstétel
Az automatizálás a HR megfelelőség biztosításában is hasznos. A HR-szoftverek használata egyszerűsíti a folyamatokat, és biztosítja a munkajog, a diszkriminációellenes szabályozás és az iparági szabványok betartását.
Az automatizált rendszerek nyomon követési mechanizmusként szolgálnak a megfelelőségi mérföldkövekhez. Ezek időben értesítik a HR-szakembereket, és jelentéseket készítenek, amelyek bizonyítják, hogy betartják ezeket a követelményeket.
Azáltal, hogy csökkenti a meg nem felelés, az esetleges bírságok és a jogi viták kockázatát, a HR-automatizálás védi a szervezeteket. Ezenkívül leegyszerűsíti az adatelemzési jelentések létrehozását. Ez felhatalmazza a HR-szakembereket arra, hogy megalapozott döntéseket hozzanak, amelyek mind a szervezet, mind az alkalmazottak javát szolgálják.
Kilépési és kilépési interjúk
A HR-automatizálás döntő szerepet játszik a zökkenőmentes kiszállási folyamat biztosításában, amikor az alkalmazottak elhagyják a szervezetet. Az automatizált ellenőrzőlisták használatával a HR hatékonyan tudja kezelni az olyan feladatokat, mint az összes szükséges dokumentum összegyűjtése, a vállalati berendezések visszakeresése és a vállalati rendszerekhez való hozzáférés visszavonása.
Ez az egyszerűsített megközelítés nemcsak az adatbiztonságot garantálja, hanem kiküszöböli a tartósan fennálló adminisztratív felelősséget is, miután az alkalmazott távozik a szervezetből.
Ezenkívül az automatizálás lehetővé teszi a HR-esek számára, hogy erőfeszítés nélkül végezzenek kilépési interjúkat, és értékes visszajelzéseket gyűjtsenek a távozó alkalmazottaktól. Ezek a betekintések azután felhasználhatók a szervezet politikáinak és gyakorlatainak javítására.
A HR automatizálás előnyei
A felgyorsult üzleti világban a HR részlegek automatizálást alkalmaznak, hogy számos előnyt kihasználjanak, többek között:
Hatékonyság és időmegtakarítás
Az ismétlődő feladatok, például az adatbevitel, a dokumentumkezelés és az adminisztrációs folyamatok automatizálásával a HR-automatizálás értékes időmegtakarítást kínál a HR-szakemberek számára.
A több felszabaduló idővel a HR-csapatok a tehetségfejlesztés és az alkalmazottak bevonása terén fontos stratégiai tevékenységekre összpontosíthatják erőfeszítéseiket. A kézi papírmunkára való csökkentett támaszkodás a HR osztály általános hatékonyságát is javítja.
Hibacsökkentés
A kézi adatbevitel gyakran hibás, ami súlyos következményekkel járhat, különösen olyan területeken, mint a bérszámfejtés és a megfelelés.
A HR automatizálás erre kínál megoldást a számítások és adatátvitelek automatizálásával. Ez nemcsak időt takarít meg, hanem javítja a pontosságot is, garantálva, hogy az alkalmazottak pontos javadalmazást és juttatásokat kapjanak, miközben csökkenti a költséges szabálysértések lehetőségét.
Továbbfejlesztett megfelelőség
Számos HR automatizálási rendszer tartalmaz beépített megfelelőségi ellenőrzéseket és emlékeztetőket. Ezek a rendszerek hatékonyan tudják kezelni az adatokat, biztonságossá tenni az adatokat, nyomon követni a fontos dátumokat, például az alkalmazottak bizonyítványait és a munkavállalási engedélyek lejártát. Ez biztosítja, hogy szervezete továbbra is maradéktalanul megfeleljen az összes jogi követelménynek.
Ezeknek a rendszereknek a bevezetésével jelentősen minimalizálhatja a bírságok és egyéb jogi problémák kockázatát, amelyek az előírások be nem tartása miatt merülhetnek fel.
Továbbfejlesztett alkalmazotti tapasztalat
A HR-folyamatok automatizálása javíthatja az alkalmazottak általános tapasztalatát. Az önkiszolgáló portálokkal az alkalmazottak könnyen kezelhetik az olyan feladatokat, mint az információik frissítése, a szabadság kérése és a HR erőforrások önálló elérése. Ez felhatalmazza az alkalmazottakat, és csökkenti a HR-esekkel való folyamatos interakció szükségességét.
Ezen túlmenően a felvételi és az előnyök beiratkozási folyamatainak automatizálása gördülékenyebb és pozitívabb tapasztalatokhoz vezet az új alkalmazottak számára.
Adatvezérelt döntéshozatal
Az automatizált HR-rendszerek értékes adatokat és elemzéseket kínálnak a HR-szakembereknek a megalapozott döntések meghozatalához. Ezek a rendszerek átfogó jelentéseket készítenek a kritikus HR mérőszámokról, például az alkalmazottak fluktuációjáról, teljesítményértékelésekről és a munkaerő demográfiai adatairól.
Az adatokhoz való hozzáférés lehetővé teszi a HR-esek számára, hogy azonosítsák a trendeket és a fejlesztésre szoruló területeket. Így olyan stratégiai HR kezdeményezéseket dolgozhatnak ki, amelyek összhangban vannak a szervezet általános céljaival.
Költségmegtakarítás
Míg a HR automatizálás bevezetése kezdeti ráfordítást igényelhet, a lehetséges hosszú távú költségcsökkentés jelentős. Az adminisztratív többletköltségek csökkentésével és a hibák minimalizálásával az automatizálás javítja a hatékonyságot és csökkenti a működési költségeket.
Például a bérszámfejtés automatizálása nemcsak a hibák valószínűségét csökkenti, hanem időt és energiát is megtakarít, amelyet egyébként manuális számításokra fordítanának.
Skálázhatóság és alkalmazkodóképesség
A HR automatizálási rendszereket úgy tervezték, hogy zökkenőmentesen alkalmazkodjanak szervezete változó igényeihez. Akár csapatát bővíti, akár új helyszíneket hoz létre, az automatizálási eszközök könnyedén méretezhetők, hogy alkalmazkodjanak ezekhez a változásokhoz.
Azáltal, hogy a HR-folyamatok hatékonyak és eredményesek maradnak, az eszköz támogatja a szervezet növekedését és a munkaerő fejlődését.
Most pedig nézzünk meg néhányat a legjobb HR-automatizálási eszközök közül a HR-folyamatok egyszerűsítéséhez és a célok gyorsabb eléréséhez.
#1. Bob
A Bob HR automatizálási eszköze egy hatékony eszköz, amelyet a különféle HR-folyamatok egyszerűsítésére és a hatékonyság javítására terveztek. A kézi feladatok automatizálásával ez a platform lehetővé teszi a HR-szakemberek számára, hogy idejük nagyobb részét stratégiai kezdeményezésekre fordítsák.
A felhasználóbarát felület lehetővé teszi a testreszabható munkafolyamatok beállítását minden HR-folyamathoz, az új alkalmazottak felvételétől a kilépésig. A felhasználók ütemezhetik a feladatokat, hozzárendelhetik azokat a csapattagokhoz, és ütemtervet állíthatnak be a maximális termelékenység érdekében.
A platform zökkenőmentesen integrálható olyan népszerű kommunikációs platformokkal, mint a Slack és a Microsoft Teams a gördülékeny együttműködés érdekében. A Bob egyik figyelemre méltó tulajdonsága, hogy nagy hangsúlyt fektet az adatbiztonságra.
Bob biztonságban tartja az Ön bizalmas adatait azáltal, hogy csak az arra feljogosított érdekelt feleknek biztosít hozzáférést, ami elengedhetetlen szempont, tekintettel arra, hogy napjainkban egyre nagyobb aggodalmak vannak az adatszivárgásokkal kapcsolatban. Hasznosságának további javítása érdekében az eszköz olyan funkciókat tartalmaz, mint az eSign a jogilag kötelező érvényű szerződésekhez.
Amikor az árképzésről van szó, Bob személyre szabott megközelítést kínál. Egyedi árazást kínálnak a szervezet egyedi követelményeitől és méretétől függően. Ha felkeltettük érdeklődését, közvetlenül a weboldalukon keresztül kérhet egyedi árajánlatot.
#2. HROne
HROne egy hatékony HR automatizálási eszköz, amely leegyszerűsíti és racionalizálja a különböző HR műveleteket. Átfogó platformként szolgál, amely 127 HR-folyamatot fed le, és segít Önnek a teljes alkalmazotti életciklus zökkenőmentes kezelésében.
A belépéstől a kilépésig a HROne olyan funkciókat kínál, mint a munkaerő-menedzsment, a bérszámfejtés, a jelenlét nyomon követése, a teljesítményértékelés és az alkalmazottak bevonása. A platformot úgy tervezték, hogy felhő- és mobil-kompatibilis képességeivel elérhető és könnyen használható legyen.
A biztonságot hangsúlyozva a HROne-t a Microsoft Azure hajtja, és megfelel a GDPR és az ISO27001 szabványoknak. A HROne egy adaptálható automatizálási megoldás, amely képes kielégíteni egyedi HR-igényeit, függetlenül attól, hogy kis-, közép- vagy nagyvállalkozása van.
A speciális igényekkel rendelkező nagyobb szervezetek vállalati tervük testreszabható a követelményeknek megfelelően. Ezért forduljon hozzájuk személyre szabott árajánlatért.
#3. Zoho Creator
Zoho Creator egy hatékony HR automatizálási platform, amely az összetett HR-műveletek egyszerűsítésére szolgál. A Zoho Creator segítségével automatizálhatja a feladatokat az alkalmazottak teljes életciklusa során, a toborzástól a nyugdíjazásig.
Ezzel az átfogó megoldással a semmiből hozhat létre mobil- és webes alkalmazásokat. Ezenkívül fejlett automatizálási munkafolyamatokat kínál, leegyszerűsíti az alkalmazottak kezelését, és javítja a kommunikációt a szervezeten belül.
A Zoho Creator főbb funkciói közé tartozik az alkalmazottak be- és kikapcsolása, a jelenlét nyomon követése, az eszközkezelés és a projektfigyelés. Ez a platform sokoldalú, és helyettesítheti a papíralapú rendszereket, a táblázatokat felhasználóbarát alkalmazásokká alakíthatja, és hatékonyabb alternatívát jelenthet a hagyományos HR-rendszerekhez képest.
A Zoho Creatort az az elkötelezettsége, hogy felhasználóbarát élményt nyújtson az egyének számára, anélkül, hogy rendelkeznek műszaki szakértelemmel. Az induláshoz a Zoho Creator még ingyenes regisztrációs lehetőségeket is kínál a hozzáadott érték érdekében.
Következtetés
A HR-automatizálás megvalósítása átalakító hatással lehet a szervezetére. Ez nemcsak a hatékonyságot, a termelékenységet és a pontosságot javítja, hanem költségmegtakarítást is eredményez a HR-folyamatok során.
A HR-automatizálási szoftverek kihasználásával HR-csapata prioritásként kezelheti az olyan alapvető feladatokat, mint a tehetségfejlesztés és az alkalmazottak bevonása, miközben automatizálja az adminisztratív munkaterhelést.
Tehát válasszon egy HR-automatizálási eszközt a fenti listából vállalkozása mérete és igényei alapján. Ezzel az intelligens lépéssel nagyobb sikereket érhet el a szervezet.
Felfedezhet néhány legjobb HR-kezelési szoftvert induló vállalkozások és vállalkozások számára.
