Az Outlook hasznos eszközöket tartalmaz az e-mail kliensbe, például a Clutter, a Conversation Clean Up és a Focused Inbox, amelyek segítenek rendben tartani a beérkező leveleket. Az Outlook Online tartalmaz egy Sweep nevű funkciót, amely egyszerű szabályok segítségével törölheti vagy mozgathatja az e-maileket. Íme, hogyan működik.
A Sweep egy olyan eszköz, amely lehetővé teszi, hogy szabályokat állítson be arra vonatkozóan, hogy az adott feladóktól érkező e-maileket hova kell küldeni. A Sweep-szabályok 24 óránként futnak le, és nem csak a beérkező levelek mappájában, hanem bármely mappában létrehozhat szabályokat.
A Sweep eszköz a tetején található eszköztáron érhető el Outlook Online. Akkor jelenik meg, ha kiválaszt egy e-mailt a mappából (kivéve a saját és a Microsoft üzeneteit, amelyek arról tájékoztatják, hogy a Clutter áthelyezett néhány üzenetet).
A Sweep egy mozgatható eszköz, ami azt jelenti, hogy lehetősége van arra, hogy mely e-maileket helyezze át, és válassza ki azt a mappát, ahová az e-maileket áthelyezi.
Alapértelmezés szerint a Sweep a kiválasztott feladótól származó összes e-mailt a Törölt elemek mappába helyezi át, így bár a Sweep egy mozgatható eszköz, e-mailek törlésére is használható.
Módosíthatja az „Áthelyezés” elemet a Törölt elemek közül bármely tetszőleges mappába, beleértve a Beérkezett üzeneteket is. Ez azt jelenti, hogy a Sweep nem csak a beérkező levelek törlésére szolgál.
Ha például úgy döntött, hogy elkezdi kategorizálni e-mailjeit, a Sweep segítségével gyorsan áthelyezheti az összes e-mailt egy adott feladótól az Archívum mappában egy feldolgozási mappába, és egyszerre alkalmazhat egy kategóriát. Ez sokkal gyorsabb lenne, mint manuálisan megkeresni az e-maileket.
A második lehetőség – „Az összes üzenet áthelyezése a mappából és a jövőbeli üzenetek áthelyezése” – szintén áthelyezi a kiválasztott feladótól származó összes e-mailt, de az összes jövőbeli üzenetet is áthelyezi a feladótól.
Az első lehetőséghez hasonlóan a második lehetőség is nagyobb erővel rendelkezik, mint amilyennek látszik. Ez az opció bármely mappában működik, így használhatja az irattári rendszer automatizálására. Tegyük fel, hogy Ön az a fajta ember, akinek fájlrendszere van az e-mailjeihez. Minden alkalommal, amikor egy e-mailt kezelt, manuálisan át kellett helyeznie azt a megfelelő mappába. De a Sweep segítségével ezt automatizálhatja.
Állítson be egy Sweep szabályt az Archívum mappában, hogy egy adott feladótól származó minden e-mailt a megfelelő mappába helyezzen. Ezután, ha kezelt egy e-mailt a postaládájában, lépjen az archívumba, és hagyja, hogy a Sweep szabály elküldje azt a megfelelő mappába.
A harmadik lehetőség – „Mindig tartsa meg a legfrissebb üzenetet, és helyezze át a többit a mappából” – az Outlook-kliens Beszélgetésleíró eszközének dinamikus változata. Ez az eszköz manuálisan fut, amikor azt mondod neki, és ez egy nagyszerű eszköz, amelyet javasolunk, de a Sweep verzió automatikusan fut.
Emberektől érkező üzenetek esetén előfordulhat, hogy ez a lehetőség nem alkalmazható, mert az emberek különböző dolgokról küldhetnek Önnek e-mailt. De tökéletes emlékeztető e-mailekhez, például munkaidő-nyilvántartási rendszerből vagy szokásos figyelmeztető üzenetekből.
Az utolsó lehetőség – „A 10 napnál régebbi üzeneteket mindig át kell helyezni a mappából” – kiválóan alkalmas mindenki számára, aki elárasztja az e-maileket, amelyek úgy gyűlnek a Beérkezett üzenetek mappájában, mint az iszap a folyómederben.
Rengeteg olyan e-mail van, amelyekkel ha egy héten belül nem foglalkozol, akkor egyáltalán nem foglalkozunk vele. Ezért miért nem helyezi át őket automatikusan a Beérkezett üzenetek mappából?
Ha ez nem felel meg Önnek, ez a lehetőség továbbra is hasznos az olyan e-mailek kezelésére, amelyek időben korlátozott információkat tartalmaznak. Kap e-maileket a következő hét helyi eseményeiről? Ez az opció tökéletes ezek eltávolítására. Ha alkalma nyílik elolvasni őket, akkor nagyszerű, maga is foglalkozhat velük. Ha nem, hagyja, hogy a Sweep foglalkozzon velük.
Nem kell törölni őket, mivel bármelyik mappába elküldheti őket, így előfordulhat, hogy az utalványajánlatok törlődnek, de a helyi Csillagászati Társaság e-mailjei a héten az égbolton történésekről archiválásra kerülhetnek.
Az összes Sweep-szabály megtekintéséhez és szükség szerinti törléséhez kattintson a Beállítások > Összes Outlook-beállítás megtekintése elemre.
Nyissa meg az E-mail > Sweep lehetőséget.
Megtekintheti és törölheti az összes létrehozott Sweep-szabályt.
Összességében a Sweep meglepően erős mozgóeszköz. Használhatja a beérkező levelek tisztán tartására, vagy egyszerű munkafolyamat-eszközként a levelek mappáról mappára történő átirányítására. Úgy gondoljuk, hogy ez egy nagyszerű kiegészítője az Outlook arzenáljának, amely segít kézben tartani az e-mailjeit.