Eine der anspruchsvollsten Aufgaben für jeden Projektverantwortlichen oder -manager ist die Erstellung eines praktikablen Projektstrukturplans (PSP) für das Projektmanagement. Er ist ein zentrales Instrument für das Management von kommerziellen Projekten und somit sind PSP-Tools für Projektmanager sehr wertvoll.
Falls Sie die Erstellung einer PSP-Vorlage für Ihr bevorstehendes Projekt als Herausforderung betrachten, sind Sie hier richtig! Wir erläutern den PSP im Projektmanagement verständlich und stellen Ihnen aktuelle und beliebte Tools vor, die Top-Projektmanager für die Erstellung von PSP-Dokumenten verwenden.
Was versteht man unter einem Projektstrukturplan (PSP)?
Ein Projektstrukturplan (PSP) ist eine detaillierte Auflistung der Projektkomponenten und zu liefernden Ergebnisse. Ein PSP im Projektmanagement ist ein Instrument, das Projektmanagern eine klare Übersicht darüber verschafft, welche Inhalte, Produkte oder Dienstleistungen das Projekt dem Kunden liefern muss.
Im Grunde genommen sollte die PSP-Vorlage als eine Hierarchie von Komponenten aufgebaut sein, die das Projekt hervorbringen soll. Diese Struktur hilft Projektmanagern auch dabei, die Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Projektteams in kleinere, überschaubare Ziele zu unterteilen.
Die meisten PSP-Tools für Geschäftsprojekte sind mehr als drei Ebenen tief. Bei kleineren Projekten findet man jedoch auch PSP-Blätter mit einer Hierarchie von Lieferergebnissen und Komponenten von zwei bis vier Ebenen.
Welche Arten von PSP gibt es?
#1. Ergebnisorientierter PSP
Wie der Name bereits andeutet, konzentriert sich dieser PSP primär auf die Projektergebnisse. Dabei kann es sich um ein physisches Produkt, digitale Inhalte oder eine Online-Dienstleistung (Website/mobile App) handeln. Er verbindet den Projektumfang klar mit jeder Leistung. Projektmanager nutzen diese Art von PSP-Vorlage häufig für die Erstellung von Projektbudgets, Ressourcenschätzungen und mehr.
Ein praktisches Beispiel wäre ein PSP für die Automobilherstellung. Hier bilden das Interieur, die Karosserie und die Elektronik die ersten Ebenen der Hierarchie. Anschließend können die entsprechenden Komponenten zugeordnet werden, die für jeden dieser Bereiche hergestellt werden müssen.
#2. Prozessorientierter PSP
Ein solches PSP-Tool definiert Ihr Projekt anhand von Arbeitsphasen, Funktionen und Schritten. Verschiedene Schritte können einfach verschiedenen Fähigkeiten und Disziplinen zugeordnet werden. Dies unterstützt die Ermittlung der benötigten Werkzeuge, Fähigkeiten usw.
Ein Beispiel für diese Art ist der PSP-Entwurf für ein Entwicklungsprojekt einer mobilen App. Hier bilden Phasen wie Konfiguration, Systemtests, Überprüfung kritischer Systeme und Benutzersysteme die Hierarchie der ersten Ebene. Weitere Phasen können dann den jeweiligen Überschriften zugeordnet werden.
Warum ist der PSP eine beliebte Lösung für Projektmanager?
#1. Er liefert auf oberster Ebene Klarheit über die Verantwortlichkeiten für die Projektaufgaben. Somit können Projektmanager sich bei Fragen zum Aufgabenstatus direkt an das zuständige Teammitglied wenden.
#2. Mit einer effektiven PSP-Vorlage gehen keine Projektschritte oder Ergebnisse verloren.
#3. Da das PSP-Blatt alle Ergebnisse und Phasen visuell darstellt, können Projektmanager die termingerechte Fertigstellung jedes Aufgaben- oder Lieferteils sicherstellen.
#4. Das PSP-Tool hilft zudem, Fehler im Projekt zu erkennen, die am Projektanfang nicht leicht zu identifizieren sind.
Werfen Sie einen Blick auf diese umfassende Liste der wichtigsten Tools, die Ihnen bei der Erstellung eines effektiven Projektstrukturplans helfen:
Monday
Neben seiner Funktion als erstklassige Projektmanagement-Software bietet monday.com auch eine PSP-Vorlage. Damit können Projektmanager ihre Projekte lückenlos planen und steuern. Diese Vorlage ist nicht nur kostenlos, sondern auch sofort einsetzbar und liefert einen Beispielplan, um direkt loszulegen.
Nutzer können diese intuitive Vorlage herunterladen, um einen personalisierten Plan zu erstellen, indem sie Aktionselemente hinzufügen und Aufgaben basierend auf der Projektpriorisierung neu ordnen. Die Umsetzung des Plans wird mit dieser Vorlage zum Kinderspiel.
Es ist lediglich erforderlich, jedes Aktionselement den entsprechenden Teammitgliedern zuzuweisen. Der Fortschritt kann in jeder Phase anhand verschiedener Metriken verfolgt werden. Die Vorlage bietet Funktionen wie das Hinzufügen neuer Elemente mit einem Klick, das Suchen oder Filtern von Boards, die gemeinsame Nutzung und vieles mehr.
Lucidchart
Lucidchart ist eine intelligente Diagrammsoftware, die Innovationen durch Diagrammerstellung und Zusammenarbeit fördert. Mit dem PSP-Creator können Nutzer in wenigen Minuten einen Projektstrukturplan für ihre Projekte erstellen. Das Tool verfügt über eine intuitive Benutzeroberfläche und robuste Funktionen zur Anpassung eines PSP an Ihre Projektanforderungen.
Benutzer können mit dem Erstellen der Struktur beginnen, indem sie Formen auf die Arbeitsfläche ziehen und Aufgaben in die einzelnen Formen einfügen. Es ermöglicht auch die Definition der Aufgabenverantwortlichkeit und die Unterscheidung zwischen Aufgaben und Unteraufgaben durch umfangreiche Formatierungsfunktionen.
Lucidchart bietet Echtzeit-Zusammenarbeit, In-Editor-Chat und @Erwähnungen für sofortige Aktualisierungen und Freigaben. Das Cloud-basierte Tool ist von überall und von jedem Gerät aus zugänglich. Es verfügt zudem über eine bedingte Formatierung, mit der die Aufgaben farblich gekennzeichnet und Rollen sowie andere Elemente der Struktur organisiert werden können.
Creately
Mit dem PSP-Tool von Creately können Sie die Projektergebnisse besser verwalten. Die Software ermöglicht es Projektmanagern, den Umfang von Projekten zu visualisieren. Auf der benutzerfreundlichen, visuellen Plattform können die Benutzer ein Projekt zur einfacheren Aufgabenverwaltung in übersichtlichere Meilensteine aufteilen.
Mit Creately können detaillierte Dokumente, Links und Anhänge zu jedem PSP-Lieferergebnis hinzugefügt werden. Es unterstützt zudem den Import von Daten aus Projektmanagement-Tools, wodurch Anwender Lücken und Überschneidungen in den Projektanforderungen erkennen können.
Die PSP-Plattform bietet diverse integrierte Tools für die Erstellung von Dashboards, Präsentationen und Berichten für die Stakeholder. Darüber hinaus werden zahlreiche App-Integrationen zum Exportieren und Importieren von Projektdaten unterstützt.
Dieses Tool wurde für die Zusammenarbeit von Teams entwickelt. Interdisziplinäre Teams können nun durch Echtzeit-Kommunikation und -Kooperation auf dem gleichen Stand bleiben. Es bietet Funktionen wie die Zusammenarbeit mehrerer Nutzer, @Erwähnungen, die Statusverfolgung auf Arbeitsbereichsebene, verschiedene Zugriffsebenen und Rollen sowie intelligente Benachrichtigungen, um alle zu vernetzen.
EdrawMax
Suchen Sie eine Projektstrukturplan-Software, die Ihnen kostenlose und einfach anpassbare Vorlagen bietet? Dann ist EdrawMax die richtige Wahl, um den gesamten Projektumfang durch Erstellung eines interaktiven PSP zu visualisieren. Mit Hilfe der Struktur in diesem Tool können Sie die Ziele einfach und vorhersehbar organisieren.
Hier können Sie aus mehreren PSP-Vorlagen wählen, die sofort eingesetzt werden können. Es bietet auch eine umfassende Symbolbibliothek, aus der Sie nützliche Symbole per Drag & Drop auf die Arbeitsfläche ziehen können. Für diejenigen, die die Diagramminhalte weiter ausarbeiten möchten, ermöglicht EdrawMax den Import und Export zusätzlicher Daten zur Anpassung.
Nutzer können die Struktur aus diesem PSP-Tool in verschiedenen Formaten herunterladen, darunter PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, HTML, SVG und PNG. Diese Dateien lassen sich dann auch teilen und auf verschiedene Plattformen hochladen. Es wird zudem das Einbetten des Diagramms in E-Mails, soziale Medien und Websites unterstützt.
PlanHammer
PlanHammer ist eine Plattform für die einfache Erstellung von Online-PSP-Diagrammen. Es ist eine leistungsstarke Software mit umfassenden Projektmanagementfunktionen. Die Software erlaubt es den Nutzern, ihre Projekte aufzuschlüsseln, während sie den Teamkollegen Aufgaben zuweisen und gleichzeitig mit ihnen zusammenarbeiten.
Da Sie mit diesem PSP-Tool eine flexible Struktur erstellen können, lassen sich Aufgabenbäume beliebig erweitern und reduzieren, um nur den gerade bearbeiteten Zweig anzuzeigen. Durch Anklicken der Info-Schaltfläche können Nutzer auch die Details zu jeder Aufgabe abrufen.
PlanHammer gestaltet das Hinzufügen und Entfernen von Aufgaben und Teilaufgaben im PSP sehr einfach. Sie profitieren zudem bei jeder übergeordneten Aufgabe von der vollen Freiheit, die Unteraufgaben im erweiterten oder Listenstil anzuzeigen.
Dieser interaktive PSP-Diagrammersteller erleichtert die Bildschirmfreigabe und das Chromecast-basierte Fernsehen für eine eindrucksvolle Präsentation. Zudem kann der Plan als PDF ausgedruckt und in gedruckter Form mit den Beteiligten geteilt werden.
Praxie
Mit Praxie können Sie sich im PSP-Projektmanagement auf zwei Arten auszeichnen. Entweder Sie verwenden die interaktive App, um einen PSP von Grund auf neu zu erstellen oder Sie nutzen die PSP-Vorlage und passen sie an Ihre Bedürfnisse an.
Um die Vorlage zu nutzen, müssen die Benutzer sie überprüfen und die Aufgaben des Projekts Schritt für Schritt betrachten. Anschließend müssen alle Teilaufgaben aufgelistet und die Tabelle mit den erforderlichen Daten vervollständigt werden. Während der Bearbeitung müssen die Teammitglieder den Fortschritt aktualisieren, damit der Projektmanager eine klare Vorstellung hat.
Jedes Team und jedes Unternehmen kann mit den Collaboration-Tools von Praxie beginnen, indem Aufgaben definiert und Aktionselemente erstellt werden. Die Cloud-basierte Software umfasst zudem Funktionen wie Fortschritts-Dashboards, den Datenimport aus verschiedenen SaaS-Anwendungen oder Dokumenten und eine intuitive Benutzeroberfläche.
OpenProject
OpenProject bietet Ihnen eine Open-Source-Projektmanagement-Software, die gleichzeitig robust und sicher ist. Das Tool unterstützt Ihren gesamten Prozess der Projektverwaltung mit dem Projektstrukturplan.
Im OpenProject-Tool kann das gesamte Projekt mit Hilfe der Listenansicht in überschaubare Ergebnisse und Aktivitäten aufgegliedert werden. Zudem kann eine Aufgabe entweder schnell per Inline-Erstellung oder mit der Vollbildansicht für Aufgaben mit detaillierten Informationen erstellt werden. Der Aufgabenfortschritt und die aufgewendete Zeit werden ebenfalls für eine bessere Analyse des Projekts angezeigt.
MatchWare MindView
MatchWare MindView ist ein Mindmapping-Tool, mit dem sich ein Projektstrukturplan entwickeln lässt. Diese effektive Software zur Konzepterstellung bietet 6 austauschbare Ansichten zur Erstellung eines PSP. Sie können die Struktur ganz einfach im Top-Down- oder Links-Rechts-Layout erstellen.
Bei Bedarf können die Daten in ein integriertes Gantt-Diagramm in Anwendungen wie MS Excel und MS Project exportiert werden. MindView ist ein ideales Tool zum Erstellen von PSP-Diagrammen, da Sie verschiedene Elemente schnell eingeben und in einer Struktur organisieren können, die zu Ihrem jeweiligen Projekt passt. Darüber hinaus lässt sich die Struktur problemlos bearbeiten, wenn Änderungen erforderlich sind.
JadeALM
Mit JadeALM lassen sich PSP-Diagramme für Ihre Projekte erstellen, um eine klare Projektstruktur zu erhalten. Das hierarchische Diagramm eignet sich hervorragend, um den Fortschritt von oben nach unten aufzuschlüsseln. So ist leicht zu erkennen, wo jede Teilaufgabe und Aufgabe im Gesamtbild des Projekts angesiedelt ist.
Diese Struktur informiert auch darüber, was wo passiert. Da die Benutzer das Projekt einfach und praktisch in kleinere Teilaufgaben aufteilen können, verlieren sie nie den Fokus auf den Kernwert und das Ziel. JadeALM unterstützt auch die Reorganisation und Vorhersagbarkeit durch die Verwaltung von Abhängigkeiten zwischen Personen, Aufgaben, Funktionen und Prozessen.
Zudem ist das PSP-Tool sehr nützlich für die Verwaltung kleinerer Lieferergebnisse. Die Echtzeit-Aktualisierung erlaubt es, Fortschritt, Ressourcen und Verantwortliche von einem einzigen Tool aus mit vollständiger Konsistenz, Transparenz und Einheitlichkeit zu verfolgen.
Cacoo
Cacoo ist ein unverzichtbares Tool für Teams, die eine organisierte und visuelle Aufschlüsselung der Aufgaben und Teilaufgaben benötigen. Es bietet eine ausgeklügelte PSP-Vorlage, die Anwender an die Bedürfnisse individueller Projekte anpassen können.
Es kann nicht nur für ein einzelnes Projekt mit zahlreichen Aufgaben und verschiedenen Verantwortlichen genutzt werden, sondern auch für größere Projekte mit mehreren Teams.
Auch als Anfänger benötigen Sie keine lange Einarbeitungszeit. Cacoo bietet ein breites Spektrum an Tutorials, darunter spezielle detaillierte Anleitungen und Videos. Im Blog und in der Wissensdatenbank finden Sie zudem weitere Informationen über die Funktionsweise dieses Tools.
Cacoo unterstützt die Integration mit verschiedenen Tools wie Google Drive, Google Docs, AWS, Dropbox, Slack, Adobe Creative Cloud, OneDrive, MS Teams, Visio und Zapier. Diese Funktion erleichtert das Projektmanagement.
Kann man Gantt-Diagramme als PSP verwenden?
Ein PSP-Diagramm zeigt den Projektumfang und seine Meilensteine. Ein Gantt-Diagramm hilft bei der Visualisierung der Zeitachse der Projektaktivitäten.
Ein Gantt-Diagramm wird oft als eine Art PSP für das Projektmanagement angesehen. Benutzer können ihren PSP als Gantt-Diagramm organisieren, das Verknüpfungen zwischen Aufgabenabhängigkeiten und Projektmeilensteinen enthält.
Schlusswort
Sie haben nun eine ausführliche Erläuterung der Grundlagen des PSP im Projektmanagement erhalten. Darüber hinaus wurden erstklassige Tools vorgestellt, die Ihnen bei der Erstellung einer professionellen und fehlerfreien PSP-Vorlage helfen können.
In der Karriere eines Projektmanagers unterscheidet die Fähigkeit, ein PSP-Tool zu verwenden, den erfahrenen Profi vom Anfänger. Wenn Sie die PSP-Vorlage nutzen, reduzieren Sie Engpässe, steigern die Produktivität und erzielen höhere Umsätze als Unternehmen, die dieses Tool nicht verwenden.
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