Eine ausführliche Anleitung zur Priorisierungsmatrix [4 Templates]

Die Kunst der Aufgabenpriorisierung: Ein umfassender Leitfaden

Auf den ersten Blick mag die Priorisierung von Aufgaben einfach erscheinen – man erledigt einfach, was der Kunde als dringend einstuft. Doch eine professionelle Herangehensweise an die Aufgabenpriorisierung, besonders bei Geschäftsprojekten, erfordert mehr. Hinter der Fokussierung auf bestimmte Aufgaben steckt eine ausgeklügelte Methodik, die als Projektpriorisierungsmatrix bekannt ist.

Um ein Unternehmen erfolgreich auszubauen und die Konkurrenz zu übertreffen, sind mehr als nur eine brillante Idee, ein kompetentes Team und fortschrittliche Werkzeuge erforderlich. Entscheidend ist die qualitativ hochwertige Ausführung von Aufgaben, sei es die Entwicklung von Anwendungen oder die Produktion von Konsumgütern.

Hervorragende Qualität in der Ausführung wird erreicht, wenn Ihr Team diszipliniert vorgeht und einen strukturierten Ansatz bei der Aufgabenzuweisung, -erledigung und der Auswahl der nächsten Aufgabe verfolgt. Die Priorisierungsmatrix ist ein solches Instrument, das Projektaufgaben optimiert und es ermöglicht, durch die schnellere Bearbeitung wichtiger Aufgaben in kürzerer Zeit mehr zu erreichen.

Lesen Sie weiter, um mehr über die Projektpriorisierungsmatrix, ihre Vorteile, Anwendungsfälle und Vorlagen zu erfahren.

Was ist eine Priorisierungsmatrix?

Eine Prioritätsmatrix ist ein Analysetool für Projektaufgaben, das häufig in Verbindung mit anderen Werkzeugen des Geschäftsprozessmanagements verwendet wird. Sie wird auch bei Six-Sigma-Methoden eingesetzt, um Entscheidungen anhand spezifischer Kriterien zu bewerten und die Konzentration der Geschäftsleute zu lenken.

Ob es sich um eine einfache Aufgabe oder ein komplexes, jahrelanges Projekt handelt, dieses Tool ist in beiden Fällen anwendbar. Es dient nicht nur der Priorisierung von Aufgaben in Unternehmen, sondern auch Freiberufler, Einzelunternehmer und Selbstständige können es aus beruflichen oder privaten Gründen nutzen.

Manchmal haben Projektbeteiligte Schwierigkeiten zu entscheiden, welche Aufgabe Priorität haben sollte. Die Prioritätsmatrix dient in solchen Fällen als wissenschaftliche Grundlage, um die richtige Aufgabe mit dem entsprechenden Wert und der passenden Dringlichkeit auszuwählen.

Die Form einer Priorisierungsmatrix kann je nach Projektkomplexität und Bewertungskriterien variieren. Einige sind so einfach wie 2×2-Raster, in denen „Wert“ gegen „Kosten“ aufgetragen wird. Andere können komplexer sein, besonders wenn die Prioritätsmatrix mit der Six-Sigma-Methodik kombiniert wird.

Die Six-Sigma-Priorisierungsmatrix

Die Six-Sigma-Managementmethode ist eng mit der Prioritätsmatrix verbunden. Da es bei Six Sigma um die Analyse von Schwachstellen, kontinuierliche Prozessverbesserung und die Vermeidung von Verschwendung geht, passt die Prioritätsmatrix ideal zu diesem Managementansatz.

In diesem Prozess vergleicht die Priorisierungsmatrix mehrere Datensätze (mindestens zwei) und verwendet gewichtete Kriterien, um Aufgaben nach ihrer Bedeutung zu ordnen. Da die Six-Sigma-Prioritätsmatrix mehrere Datensätze auswertet, ist das Endprodukt mehr als nur ein 2×2-Quadrant.

Sie besteht aus:

• Ausgabevariablen als Spaltenüberschriften im oberen Bereich des Diagramms.
• Eingabevariablen als Zeilen im linken Bereich.
• Gewichtete Punktzahl, Prozentsatz, Rang und Status auf der rechten Seite der Tabelle.
• Und eine berechnete gewichtete Punktzahl am Ende der Spaltenüberschriften.

Die Verwendung der Six-Sigma-Methode zur Priorisierung von Projektaufgaben ermöglicht es, rationale Entscheidungen auf logischer Grundlage zu treffen. Zudem ermöglicht sie allen Beteiligten, bei der Anwendung von Six Sigma einen Konsens zu erzielen.

Laut Lynne Hambleton, einer renommierten Unternehmensberaterin, Strategieentwicklerin und Autorin, gibt es drei verschiedene Arten von Six-Sigma-Priorisierungsmatrizen. In ihrem Buch Schatzkiste mit Six-Sigma-Wachstumsmethoden, Tools und Best Practices beschreibt sie:

1. Wenn höher bewertete Variablen wichtiger sind, sollten Konsenskriterien verwendet werden. Diese berücksichtigen die Beiträge aller Teammitglieder, um ein konsensbasiertes Modell mit numerischen Bewertungen zu erstellen.
2. Die Kombinationsmatrix ist sowohl ein Ursache-Wirkungs-Diagramm als auch eine Prioritätsmatrix. Sie berechnet die Auswirkungen aller Variablen aufeinander.
3. Full Analytical Criteria ist das komplexeste Six-Sigma-Priorisierungswerkzeug, das hauptsächlich von Projektportfoliomanagern eingesetzt wird, um mehrere Projekte und ihre Auswirkungen auf das Geschäftsertragsmodell und die Kundenbeziehungen zu bewerten.

Vorteile der Priorisierungsmatrix

1. Mit einer Prioritätsmatrix können große Mengen von Aufgaben nach Wichtigkeit und Wert geordnet werden. Es ist schwierig, alle Aufgaben eines großen Projekts im Kopf zu behalten, und ohne dieses Werkzeug kann die Trennung wichtiger von weniger wichtigen Elementen zum Rätselraten werden.
2. Im Gegensatz zu anderer Software ist dieses Tool anpassbar. Das gesamte Team kann während eines Projekts zusammenkommen und je nach Aufgabenstellung Variablen hinzufügen oder entfernen. Deshalb gibt es so viele verschiedene Arten von Prioritätsmatrizen.



3. Sie können die Priorisierungsmatrix eines bestehenden Projekts für neue Projekte wiederverwenden. Erstellen Sie eine Vorlage und aktualisieren Sie Gewichtungen, Kriterien, Variablen und Aufgaben bei Projektänderungen.
4. Dieses Tool ist für alle Teammitglieder leicht verständlich, auch für diejenigen, die technisch weniger versiert sind. Aufgabenliste, Punktzahlen und Kriterien eingeben – das Tool erledigt den Rest.
5. Das Tool arbeitet mit Objektivität als Kernprinzip, wodurch Unternehmen die persönliche Voreingenommenheit, die mit manueller Arbeit einhergeht, vermeiden können.
6. Projektmanager können Aufgaben effektiv an Mitarbeiter delegieren und die Auslastung der zugewiesenen Arbeitskräfte mithilfe dieses Tools maximieren.

Wann sollte eine Priorisierungsmatrix verwendet werden?

Sie können auf dieses Tool vertrauen, wenn:

• Komplexe Aufgaben, Tickets oder Probleme mit mehreren Variablen priorisiert werden müssen.
• Eingabedaten ausgewertet werden müssen, um Fehler, Tickets, Aufgaben oder Projekte zu klassifizieren und Ränge zuzuweisen.
• Geschäftliche oder persönliche Projektaufgaben rational und mit dem Ziel der rechtzeitigen Fertigstellung geplant werden sollen.
• Ein einseitiges Dokument erstellt werden soll, das die wichtigsten Schwerpunkte eines Projekts visualisiert.
• Aufgaben angemessen an Teammitglieder delegiert werden sollen, ohne den Projektplan zu gefährden.
• Die Zusammenarbeit im Projektteam gefördert werden soll.

Wenn Sie sich fragen, für wen dieses Tool nützlich ist:

• Heimarbeitskräfte, die sich um Büro- und Hausarbeiten kümmern.
• Freiberufler und Auftragnehmer, die Projekte bewerten und Aufgaben entsprechend erledigen müssen.
• Kleine, mittlere und große Unternehmen, die Projekte nach ihrem Geschäftswert bewerten müssen.
• Projektmanager, die mehr als ein Projekt und Team beaufsichtigen.

So verwenden Sie die Priorisierungsmatrix

Um dieses Tool effektiv zu nutzen, ist ein grundlegendes Verständnis der Quadranten der Prioritätsmatrix erforderlich:

Quadrant 1

• Hochwertige Aufgaben, die wenig Aufwand erfordern, aber eine stärkere Wirkung haben als andere.
• Diese Aufgaben sind dringend und kritisch und sollten so früh wie möglich erledigt werden.

Quadrant 2

• Große Projekte, die mehr Aufwand erfordern und eine hohe Wirkung haben.
• Meistens sind diese Aufgaben nicht an eine bestimmte Frist gebunden.
• Für diese Projekte sollten sinnvolle Meilensteine festgelegt und regelmäßig erreicht werden.

Quadrant 3

• Aufgaben mit geringem Aufwand und geringer Auswirkung.
• Diese Aufgaben sollten, wenn möglich, an Mitarbeiter oder Kollegen delegiert werden.

Quadrant 4

• Aufgaben, die nicht viel zum Return on Investment (ROI) des Unternehmens beitragen, aber einen hohen Aufwand erfordern.
• Diese Aufgaben sollten später als die anderen Quadranten erledigt werden.
• Möglicherweise muss der Geschäftsprozess optimiert werden, um diese Aufgaben vollständig zu eliminieren.

Nach dem Verständnis der Quadranten kann die Prioritätsmatrix angewendet werden:

1. Wählen Sie Projekte oder Aufgaben aus der Matrix aus, da diese nach Variablen und ausgewählten Kriterien gewichtet sind.
2. Aus der Matrix ausgewählte Elemente sind automatisch von echtem Wert für Ihr Unternehmen. Überprüfen Sie dies jedoch noch einmal, um finanzielle Verluste zu vermeiden.
3. Wählen Sie die nächste Aufgabe aus der Prioritätsmatrix gemäß der Aufgabenrangfolge aus. Dieses Tool funktioniert mühelos als Projektplanungsanwendung.
4. Verwenden Sie eine Software oder eine Vorlage für die Priorisierungsmatrix, um die Priorisierungsmatrixdateien zu verwalten. Ihre Stakeholder können Ihre Arbeitsprioritäten schnell überprüfen. Darüber hinaus können Sie die Vorlage in Zukunft wiederverwenden.

Bewährte Praktiken für die Priorisierungsmatrix

1. Wählen Sie Aufgaben- oder Ausgaberanglistenkriterien durch eine geeignete Brainstorming-Sitzung mit dem Projektinhaber, dem Manager, den Teammitgliedern und den Endbenutzern aus.
2. Verwenden Sie den Analytic Hierarchy Process (AHP), um einen klaren und starken Konsens zwischen den Stakeholdern zu erzielen. Legen Sie dann gewichtete Kriterien fest, denen jeder vertrauen kann.
3. Der Scoring-Prozess sollte stark kollaborativ sein. Sie können verschiedene Tools wie Online-Formulare und Whiteboards verwenden, um einen Konsens über die subjektive Bewertung der Prioritätsmatrix zu erzielen.

Werfen wir nun einen Blick auf einige Tools und Vorlagen, die Ihnen bei der Arbeit mit Prioritätsmatrizen helfen können:

Smartsheet

Smartsheet ist ein weltweit anerkanntes Werkzeug für Workspace- und Projektmanagement, das von Unternehmen jeder Größe für eine agile und erfolgreiche Arbeitsweise genutzt wird. Wenn Ihr Arbeitsplatz bereits ein Abonnement für diese Cloud-basierte App hat, können Sie ganz einfach das Projektmanagement-Lösungszentrum nutzen, um ein benutzerfreundliches Produktpriorisierungs-Board zu erstellen.

Im Solution Center der Smartsheet-App finden Sie verschiedene Projektboards, z.B. für Finanzen und Buchhaltung, Kunden, Personalwesen usw. In der Produktentwicklungsgruppe finden Sie die erforderliche Priorisierungsmatrix.

Wenn Sie kein Abonnement für Smartsheet haben oder die Testversion nicht ausprobieren möchten, bietet Smartsheet auch eine grundlegende Priorisierungsmatrix an, die jeder herunterladen und verwenden kann. Besuchen Sie das offizielle Smartsheet-Vorlagen-Portal. Dort erhalten Sie 2 bis 3 Vorlagen, die Sie im Excel-, PDF- oder Word-Dateiformat herunterladen können.

Miro-Prioritätsmatrix

Miro ist eine weitere zuverlässige Lösung, die mehrere Business-Apps an einem Ort vereint, wie Mindmaps, Kanban-Boards, Service-Blueprints und Prioritätsmatrizen.

Suchen Sie in der Vorlagenbibliothek nach „Priorisierung“, und Sie finden umsetzbare Vorlagen für Prioritätsmatrizen, wie 2×2-, 3×3- und RICE-Priorisierungsmethoden-Vorlagen (Reach, Impact, Confidence und Effort).

Sie müssen diese Vorlagen in der Miro-Zeichenfläche anpassen. Im Gegensatz zu Smartsheet kann die Vorlage nicht einfach heruntergeladen werden, um sie in einer Excel-Arbeitsmappe zu verwenden. Stattdessen können Sie das Board in verschiedene teilbare Formate wie JPEG, PDF, CSV und JIRA-kompatible Dateien exportieren.

Miro wird besonders für die Online-Zusammenarbeit bei Projektplanung und Brainstorming geschätzt. Ihre Miro-Prioritätsmatrix-Vorlage bietet eine Vielzahl von Konnektivitätswerkzeugen wie Abstimmung, Präsentationsmodus, Echtzeit-Notizen, Chat, Video-Chat und Online-Board-Sharing.

Eisenhower-Matrix-Vorlage: Evernote

Evernote ist eine der führenden Notizen-Apps, die auch Dokumentensynchronisation, Dokumentenscanning, Organisation von Kalenderplänen, Aufgabenoptimierung usw. anbietet. Wie die zuvor erwähnten Tools bietet auch Evernote verschiedene Vorlagen für geschäftliche, private, persönliche und berufliche Zwecke. Eine davon ist die Eisenhower-Matrix.

Die Eisenhower-Matrix, ähnlich der Priorisierungsmatrix, wird seit langem in Geschäftsprozessen verwendet, um die wichtigsten Aufgaben zu priorisieren. Es handelt sich um einen einfachen 2×2-Quadranten, in dem Sie Ihre Aufgaben nach Rang oder Wichtigkeit und Dringlichkeit ordnen.

Beispielsweise enthält die linke Spalte zwei übereinander gestapelte Spaltenüberschriften: „Dringend + Wichtig“ und darunter „Dringend + Nicht wichtig“. Die rechte Spalte hat ebenfalls zwei vertikale, übereinander gestapelte Spaltenüberschriften: „Wichtig + Nicht dringend“ und „Nicht wichtig + Nicht dringend“.

Sie können die Vorlage in der Evernote-App über eine Testversion oder ein kostenpflichtiges Abonnement anpassen.

Google Workspace-Prioritätsmatrix

Wenn Ihr Organisationskodex oder Ihre Nutzungsrichtlinien für Geschäftsanwendungen Sie auf das Google Workspace-Ökosystem beschränken, sollten Sie Prioritätsmatrix ausprobieren, die von prioritymatrix.com entwickelt wurde. Es handelt sich um eine dedizierte Google Workspace Marketplace App, die mit Google-Ressourcen wie der Google Cloud App Engine usw. entwickelt wurde.

Die intuitive Benutzeroberfläche bietet einen Rahmen für die Priorisierung. Team-Prioritäten können auch mit kollaborativen Projektansichten vermittelt werden. Zu den bemerkenswerten Funktionen gehören:

• Aufgabendelegation
• Aufgabenmanagement
• Verwaltung mehrerer Projekte
• Integration in Google Mail, Google Drive, Google Docs usw.
• Aufgaben-Sortierung durch erweiterte Filterung

Kurz gesagt, dieses Tool hilft Ihnen und Ihrem Team, sich auf die richtigen Aufgaben zu konzentrieren. Es ist jedoch eine abonnementbasierte App. Nach Ablauf der kostenlosen Testphase müssen Sie eine Abonnementlizenz erwerben, um das Tool weiterhin nutzen zu können.

Bisher haben Sie erfahren, dass die Priorisierungsmatrix ein beliebtes Zeitmanagement-Tool für Entscheidungen ist. Viele einfache und komplexe Projekte nutzen dieses Tool, um wissenschaftlich zu entscheiden, welche Aufgaben sofort in den Fokus genommen werden müssen und welche für eine spätere Bearbeitung beiseite gelegt werden können.

Das Konzept und die Wissenschaft hinter dieser Technik sind solide. Es motiviert Ihr Team, die Aufgabenausrichtung auf Ihre Projektziele zu maximieren. Um dies zu untermauern, verwendet das Tool eine gewichtete Bewertung zur Einstufung von Aufgaben. Die Nutzung der Prioritätsmatrix könnte jedoch aus folgenden Gründen zu kurz kommen:

• Erlernen der geeigneten Kriterien zur Anwendung des Tools.
• Richtiges Abwägen dieser Kriterien in Absprache mit den Kunden.
• Echtzeit-Zusammenarbeit und die Gewohnheit, zusammenzuarbeiten.
• Erstellen der perfekten Vorlage, die in den meisten Projekten funktionieren könnte.

Mit den in diesem Artikel erläuterten Konzepten und den kostenlosen Priorisierungsmatrix-Tools wird es Ihnen viel leichter fallen, die Umsetzung in Einzel- oder Teamprojekten zu testen.

Vielleicht sind Sie auch an der besten Prozessmanagement-Software interessiert, die das Potenzial hat, Unternehmenswachstum zu fördern.