Einführung in die Datenfilterung mit Excel
Die Filterfunktion in Excel ist ein mächtiges Werkzeug für alle, die regelmäßig mit umfangreichen Datensätzen arbeiten. Sie ermöglicht es, bestimmte Datenelemente hervorzuheben und irrelevante Informationen auszublenden, was die Analysefähigkeit deutlich verbessert. In diesem ausführlichen Leitfaden werden wir unterschiedliche Methoden der Datenfilterung in Excel untersuchen, darunter Standardfilter, erweiterte Filter und die Nutzung von Datenschnittansichten. Unabhängig davon, ob Sie Excel-Neuling oder bereits erfahren sind, dieser Artikel bietet hilfreiche Anleitungen, um Ihre Effizienz bei der Datenverarbeitung zu steigern.
Wesentliche Punkte
- Um Daten in Excel unkompliziert zu filtern, können Sie einen angepassten Filter auf Basis verschiedener Kriterien (z.B. Text, Zahlen und Datumswerte) definieren.
- Für das Filtern von Daten mit mehreren Kriterien empfiehlt sich die Nutzung eines erweiterten Filters.
- Datenschnittansichten bieten eine intuitivere und interaktivere Möglichkeit der Filterung.
Daten in einem Bereich filtern – Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
Beginnen wir mit der Filterung von Daten innerhalb eines bestimmten Bereichs (einer Gruppe von aneinandergrenzenden Zellen). Markieren Sie zunächst die Spaltenüberschriften der Spalten, die Sie filtern möchten. Klicken Sie anschließend auf den Reiter Daten und wählen Sie Filtern in der Gruppe Sortieren und Filtern, um einen eigenen Filter zu erzeugen.
In den Überschriften erscheint nun ein Pfeilsymbol. Durch Klicken auf dieses Symbol können Sie Ihre Daten basierend auf Kriterien wie Text, numerische Werte und Datumswerte filtern, je nach Datentyp in der jeweiligen Spalte.
Um beispielsweise nach Zahlen zu filtern (wie in Spalte A unseres Screenshots), klicken Sie auf das Pfeilsymbol in der entsprechenden Spaltenüberschrift (hier A1) und wählen Sie Zahlenfilter aus dem Menü. Wählen Sie dann einen Vergleichsoperator aus der Liste. In unserem Beispiel verwenden wir die Option Größer als oder gleich.
Ein Dialogfenster wird angezeigt, in dem Sie die gewünschten Filterkriterien eingeben können. Nach der Eingabe klicken Sie auf OK, um den benutzerdefinierten Filter zu aktivieren.
Abhängig von den gewählten Filteroptionen und den festgelegten Kriterien wird der Bereich so gefiltert, dass nur die Zeilen sichtbar sind, die die festgelegten Bedingungen erfüllen.
So filtern Sie Daten in einer Tabelle
Wenn Sie eine Tabelle in Excel erstellen, sind die Überschriften bereits mit Filtern ausgestattet, was den Prozess etwas erleichtert. Ansonsten verläuft der Vorgang identisch wie beim Filtern von Daten in Bereichen. Filtern wir die Daten beispielsweise nach Text (Spalte B).
Gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie auf das Pfeilsymbol in der Überschrift der Spalte, die als Filter dienen soll. Wählen Sie dann Textfilter und wählen Sie einen Vergleich aus. In unserem Beispiel nutzen wir Gleich.
Geben Sie im Dialogfeld die Kriterien für den Vergleich ein und bestätigen Sie mit OK, um die Tabelle entsprechend zu filtern.
Nutzung der erweiterten Filterfunktion
Excel bietet einen erweiterten Filter, mit dem Sie komplexe Filter erstellen können, die mehrere Bedingungen kombinieren. Dieser Filter ist besonders nützlich, wenn Sie Daten auf Basis mehrerer Kriterien filtern müssen.
Für die Kombination von Kriterien können Sie die logischen Operatoren von Excel nutzen, wie in der folgenden Tabelle dargestellt:
|
Operator |
Typ |
Beschreibung |
|---|---|---|
|
= |
Vergleich |
Gleich |
|
<> |
Vergleich |
Ungleich |
|
> |
Vergleich |
Größer als |
|
< |
Vergleich |
Kleiner als |
|
UND |
Logisch |
Alle Bedingungen müssen zutreffen (in derselben Zeile) |
|
ODER |
Logisch |
Mindestens eine Bedingung muss zutreffen (in verschiedenen Zeilen) |
Lassen Sie uns dies praktisch anwenden, indem wir einen bestimmten Bereich filtern, um nur Personen anzuzeigen, die älter als 30 Jahre sind und in der Personalabteilung tätig sind. Sie können den untenstehenden Bereich in die Zelle A5 kopieren und einfügen, um mitzumachen:
|
Name |
Alter |
Abteilung |
|---|---|---|
|
John |
30 |
HR |
|
Sarah |
25 |
IT |
|
David |
30 |
Finanzen |
|
Emily |
35 |
HR |
|
Michael |
35 |
HR |
|
Jessica |
24 |
HR |
|
Jordan |
40 |
Vertrieb |
Für die Anwendung des erweiterten Filters ist es zunächst notwendig, einen Kriterienbereich in einem anderen Bereich des Arbeitsblattes anzulegen. Stellen Sie sicher, dass dieser die gleichen Überschriften wie der eigentliche Datenbereich hat. Wir werden die Kriterien oberhalb unseres ursprünglichen Bereichs platzieren, wie im nachfolgenden Screenshot dargestellt.
Sie können den folgenden Kriterienbereich in Zelle A1 einfügen, um dem Beispiel zu folgen:
|
Name |
Alter |
Abteilung |
|---|---|---|
|
>30 |
=„HR“ |
Durch das Platzieren der Kriterien in derselben Zeile wird die UND-Bedingung erfüllt. Wenn sie in getrennten Zeilen angeordnet wären, würde dies die ODER-Bedingung erfüllen.
Führen Sie nun die folgenden Schritte aus:
- Klicken Sie auf die Registerkarte Daten und dann auf Erweitert in der Gruppe Sortieren & Filtern im Menüband.
- Klicken Sie in das Eingabefeld Listenbereich und markieren Sie den Bereich, der Ihre Daten enthält (A5:C12).
- Klicken Sie in das Eingabefeld Kriterienbereich und markieren Sie den Bereich, der die Kriterien enthält (A1:C2).
- Bestätigen Sie mit OK, um den Filter anzuwenden.
Nach der Anwendung des Filters sollten nur zwei Zeilen angezeigt werden, die die Personen repräsentieren, die älter als 30 sind und in der HR-Abteilung arbeiten.
Datenschnittansichten für interaktive Filterung
Sie können Datenschnittansichten zu einer Excel-Tabelle hinzufügen, um die Tabellendaten interaktiv zu filtern. Dies erlaubt es Ihnen, bestimmte Datensätze schnell zu betrachten, ohne komplexe Filter zu erstellen.
Um eine Datenschnittansicht zu erstellen, klicken Sie in eine Tabelle, wählen Sie den Reiter Einfügen und klicken Sie dann in der Gruppe Filter auf Datenschnitt.
Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem die Überschriften der Tabelle aufgeführt sind. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen der Spalten, die Sie als Filter verwenden möchten und klicken Sie dann auf OK.
Jede Spaltenüberschrift erhält ihre eigene Datenschnittansicht. Ihre Werte werden als Schaltflächen dargestellt (diese repräsentieren die Filterkriterien für die Tabelle). Durch Klicken auf eine Schaltfläche in der Datenschnittansicht wird die Tabelle entsprechend gefiltert.
Mit diesem grundlegenden Wissen können Sie tiefer in die Welt der Datenfilterung in Excel eintauchen. Für fortgeschrittene Filtertechniken können Sie auch die FILTER-Funktion von Excel verwenden.
Zusammenfassung
In diesem Artikel haben wir verschiedene Methoden zur Datenfilterung in Excel detailliert erläutert, einschließlich der Erstellung benutzerdefinierter und erweiterter Filter, sowie die Verwendung von Datenschnittansichten für interaktive Analysen. Diese Techniken unterstützen Sie dabei, Ihre Daten effizienter zu analysieren und zu präsentieren, wodurch Sie fundiertere Entscheidungen treffen können.