Automatisierung von Arbeitsabläufen: Eine umfassende Analyse von airSlate
Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufen ist ein essentielles Werkzeug für jedes Unternehmen, das mit einer großen Menge kritischer Dokumente umgehen muss. airSlate ist dabei eine der führenden Lösungen für eine robuste Dokumentenautomatisierung.
Die Verarbeitung von Dokumenten umfasst oft viele manuelle und repetitive Aufgaben. Diese sind nicht nur anfällig für Fehler, sondern sollten idealerweise automatisierten Systemen anstelle von menschlichen Ressourcen zugewiesen werden. In Anbetracht dessen sind zahlreiche Tools für die Automatisierung von Dokumenten-Workflows auf den Markt gekommen. Die Auswahl des richtigen Tools erfordert jedoch eine sorgfältige Prüfung.
In diesem Artikel werden wir die Workflow-Automatisierungssoftware airSlate genauer unter die Lupe nehmen, um herauszufinden, ob dieses Tool tatsächlich einen Mehrwert für Ihr Unternehmen bietet.
Was bedeutet Workflow-Automatisierung?
Workflow-Automatisierung ist der Prozess der Gestaltung, Ausführung und Automatisierung eines Geschäftsprozesses anhand interner Workflow-Regeln. Besonders Unternehmen, die mit umfangreichen Verträgen, Dokumenten, Dateien, Medien und Inhalten arbeiten, nutzen die Workflow-Automatisierung, um Aufgaben, Dateien und Dokumente, basierend auf vordefinierten Geschäftskriterien, zwischen Mitarbeitern und Maschinen weiterzuleiten.
Moderne Online-Arbeitsplatz-Tools erlauben es Teammitgliedern, sich für ihre Aufgaben anzumelden. Manager können beispielsweise Dokumente des Vortags überprüfen, sie zur Genehmigung weiterleiten oder zur Bearbeitung an den ursprünglichen Verfasser zurücksenden.
Warum ist Workflow-Automatisierung für Unternehmen wichtig?
Vermeidung menschlicher Fehler
Menschen machen Fehler, besonders bei sich wiederholenden Tätigkeiten. In der Datenverarbeitung sind solche repetitiven Aufgaben prädestiniert für die Automatisierung. Die Automatisierung Ihres Dokumentenverarbeitungs-Workflows ist daher unerlässlich, um Fehler zu minimieren.
Erhöhung der inhaltlichen Genauigkeit
Durch den Einsatz von Maschinen und Vorlagen wird der Inhalt Ihrer Geschäftsdokumente präziser und professioneller. Dieser Ansatz ermöglicht einen standardisierten Lebenszyklus in der Dokumentenverarbeitung.
Sicherstellung von Dokumentenkonsistenz
Ein automatisiertes Vertragsverwaltungssystem hilft zu verhindern, dass Kunden mehrere Angebote mit unterschiedlichen Werten erhalten, was die Konsistenz Ihrer Geschäftsdokumente erhöht.
Verbesserung des Unternehmensbrandings
Ein einheitliches Unternehmensbranding ist entscheidend für die Kundenwahrnehmung. Automatisierte Software stellt sicher, dass jedes Geschäftsdokument das korrekte Branding enthält, ohne dass manuelle Anpassungen erforderlich sind.
Steigerung der operativen Produktivität
Automatisierung ermöglicht es Ihrem Unternehmen, innerhalb von Sekunden hunderte von Verträgen, Inhalten und Dokumenten zu erstellen und diese zur Genehmigung, zur elektronischen Unterzeichnung oder anderen Zwecken zu versenden. Dies ist besonders wichtig, wenn große Mengen kritischer Dokumente verarbeitet werden müssen.
Effizienzsteigerung von Prozessen
Die Content-Pipeline Ihres Unternehmens wird deutlich effizienter, wenn Sie die Quantität und Qualität der Dokumente durch ein automatisiertes System optimieren.
Skalierbarkeit
Bei saisonalen Schwankungen im Dokumentenaufkommen ist ein Workflow-Automatisierungstool unerlässlich, um ohne den zusätzlichen Aufwand der Einstellung von Zeitarbeitskräften skalieren zu können.
Was ist airSlate?
airSlate ist eine umfassende Cloud-Anwendung, die jeden Schritt Ihres Dokumenten-Workflow-Prozesses abdeckt, von der Erstellung bis zur Prozessanalyse. Zudem ist es ein No-Code-Tool, das keine Programmierkenntnisse erfordert und die Notwendigkeit spezieller Schulungen reduziert.
Das Tool beinhaltet zahlreiche Integrations-Bots und No-Code-Automatisierungsvorlagen. Durch die Nutzung dieser Funktionen können Sie den manuellen Personalaufwand in Ihrer Dokumentenverarbeitungsabteilung erheblich reduzieren und Mitarbeiter für umsatzbringendere Tätigkeiten freisetzen.
Die Cloud-Kompatibilität von airSlate ermöglicht es, dass keine Daten oder Software lokal gehostet werden müssen. Darüber hinaus lässt sich airSlate nahtlos in andere Cloud-Anwendungen wie NetSuite, Microsoft Dynamics 365, Salesforce und Microsoft Power Automate integrieren.
airSlate bietet eine umfangreiche Bibliothek mit Zehntausenden von Dokumentenautomatisierungsvorlagen, die für die meisten Branchen relevant sind. Diese Vorlagen ermöglichen es auch Anwendern ohne Automatisierungsexpertise, automatisierte Workflows zu erstellen.
Die Kernprodukte von airSlate
airSlate bietet alle notwendigen Werkzeuge für eine umfassende Dokumentenautomatisierung. Hier sind die wichtigsten Produkte dieser Cloud-Anwendung:
#1. Flow-Creator
Der Flow-Creator erlaubt es Ihnen, visuelle Darstellungen Ihrer Dokumenten-Workflows mit einer Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche zu erstellen. Es ermöglicht die Automatisierung von bedingtem Live-Routing und die Zuweisung von Schritten, wodurch die schnelle Entwicklung und Implementierung optimierter Workflows möglich wird.
#2. eSignatur
Mit der eSignatur-Funktion können Sie rechtsverbindliche elektronische Signaturen für digitale Formulare, Umfragen, Dokumente und Inhalte in Sekundenschnelle erstellen. Dabei stehen über 100 No-Code-Bots für die Zuweisung von Schritten, Automatisierung, Integration mit CRMs und Benachrichtigungen zur Verfügung.
#3. Robotische Prozessautomatisierung
Die Bots von airSlate vereinfachen die robotergesteuerte Prozessautomatisierung, ohne dass Programmierkenntnisse erforderlich sind. Sie übernehmen viele Aufgaben in der Dokumentenverarbeitung, wie Dokumentenerstellung, Weiterleitung, Versand von Genehmigungen, Sammeln von eSignaturen, Versand von Benachrichtigungen und Datenanalyse.
#4. Vertragsverhandlung
Das Tool ermöglicht die automatisierte Erstellung von Verträgen verschiedener Formate und Anforderungen. Verträge können mit internen Daten aus Servern, Cloud-Apps, Tabellenkalkulationen, CRMs und SQL-Datenbanken befüllt werden.
Es ermöglicht Ihnen, Verträge effizient mit Ihren Kunden zu verhandeln, Änderungen mit einem Klick vorzunehmen und den Vertrag ohne lange Wartezeiten zu unterzeichnen.
#5. Dokumenterstellung
Mit dieser Funktion können Sie Formulare, Verträge, Vereinbarungen, Berichte usw. fast sofort erstellen. Zudem können Bots die Dokumente mit Geschäftsdaten und Branding-Elementen automatisch ausfüllen.
#6. Online-Umfragen
Das Online-Umfragetool ermöglicht die Erstellung von Umfragen, Fragebögen, Quiz, öffentlichen Umfragen und Beta-App-Testformularen. Integrationen mit Cloud-basierten CRMs, ERPs und Wissensdatenbanken ermöglichen den Datenaustausch zwischen den Umfragen und der Maschine.
#7. Webformulare
Webformulare erfassen Live-Feedback und Daten von Mitarbeitern oder Kunden. Diese reaktionsschnellen Online-Formulare sind problemlos auf Computern, Tablets und Mobiltelefonen zugänglich.
#8. Zahlungen
Das Zahlungssystem lässt sich automatisieren, indem die Zahlungsplattform in Rechnungen, Verträge, Vereinbarungen und Buchhaltungsworkflows integriert wird.
#9. Prozessanalyse
Das Analytics-Modul bietet Tools für Workflow-Audits, die Erstellung von Geschäftsberichten und die Analyse von Workflows zur Steigerung der Produktivität.
#10. PDF-Bearbeitung
Der PDF-Editor ermöglicht grundlegende und erweiterte Bearbeitungsaufgaben, wie das Bearbeiten von Inhalten, Ersetzen von Signaturen, Markieren, Kommentieren, Hinzufügen von Bildern und Schwärzen von Dokumenten.
#11. Workflow-Automatisierungssoftware
Die Software ermöglicht das einfache Einrichten automatisierter Workflows, einschließlich bedingtem Routing, Automatisierung von wiederholenden Aufgaben und Datenintegrationen mit CRMs.
#12. Vertragsmanagement
Das Vertragsmanagement-Tool dient zur Verwaltung von Beschaffungs- und Verkaufsprozessen, einschließlich der Erstellung von Bestellungen, Angeboten, Verträgen und Rechnungen. Es unterstützt auch Zahlungen und die Überwachung der Vertragsabwicklung.
airSlate als Workflow-Automatisierung
airSlate ist in erster Linie ein Tool zur Automatisierung von Dokumenten-Workflows. Es ermöglicht die Erstellung vielfältiger Workflows und die Automatisierung von Prozessen mithilfe von Bots. Darüber hinaus können bestimmte Mitarbeiter zur Überwachung des gesamten Prozesses in die Workflows eingebunden werden.
Mit airSlate können Sie:
- Umsetzbare Vorlagen für Geschäftsdokumente für zukünftige Anforderungen erstellen
- Integrationen, Benachrichtigungen und Routineautomatisierungen optimieren
- Ein integriertes eSignatur-Tool für Dokumentengenehmigungsprozesse nutzen
Zudem ermöglicht es die Zusammenarbeit mit externen und internen Parteien bei der Dokumentenerstellung. Fertige Inhalte, Dateien und Dokumente können einfach über QR-Codes, SMS usw. geteilt werden.
Vorteile der airSlate Workflow-Automatisierungssoftware:
- Umfasst grundlegende und erweiterte Workflows
- Ermöglicht benutzerdefinierte Workflows für spezielle Geschäftsfälle
- Bietet eine Bibliothek mit vordefinierten Workflows für verschiedene Branchen
- Ermöglicht bedingtes Routing ohne Programmierung
- Speichert Dokumentversionen in jedem Schritt für eine einfache Wiederherstellung
Funktionen der airSlate Workflow-Automatisierungssoftware
- Grundlegende Arbeitsabläufe für kleine und mittlere Unternehmen
- Erweiterte Workflows für Startups und Unternehmen
- Bedingtes Routing ohne Code
- Maßgeschneiderte Arbeitsabläufe
- Kundenspezifische Entwicklung von Bots
- Versionskontrolle von Inhalten in jeder Phase des Lebenszyklus
- Empfängerrollen in Verträgen, Dokumenten, Formularen etc.
- Eingebettete Arbeitsabläufe
- Multi-Cloud-Workflow-Automatisierung und Datensynchronisierung
- Aufgaben online zuweisen
- eSignatur
Wie funktioniert die airSlate-Workflow-Automatisierung?
airSlate automatisiert manuelle und repetitive Aufgaben, die in Dokumentenverarbeitungsprojekten anfallen. Sobald Sie einen Workflow erstellen oder eine Workflow-Vorlage verwenden, erstellt das Tool bei einem Triggersignal ein Dokument. Dieses wird mit Daten aus Ihren Cloud-Anwendungen oder Servern befüllt, und im Anschluss zur Genehmigung an die zuständigen Manager weitergeleitet. Nach der Genehmigung wird das Angebot an den Kunden oder einen Vertriebsmitarbeiter versendet.
In jedem Schritt des Prozesses speichert das Tool eine Version des Dokuments, was eine einfache Nachverfolgung und Wiederherstellung früherer Versionen ermöglicht.
Wie wird airSlate verwendet?
- Melden Sie sich mit einem Google-, Facebook- oder Apple-Konto für ein kostenloses Konto an.
- Klicken Sie auf „Neuen Flow erstellen“ im airSlate-Dashboard.
- Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Flow, indem Sie Dokumente importieren oder hochladen.
- Wählen Sie eine der 9 Optionen im Abschnitt „Erstellen“, um einen neuen Flow basierend auf einem bestehenden Prozess zu erstellen.
- Nach dem Hochladen eines Dokuments können Sie Workflows und Bots für die Automatisierung auswählen.
- Fügen Sie einen Autostart-Trigger über die Option „Autostart hinzufügen“ hinzu.
- Diese Trigger können von SharePoint, Google Sheets Update, Geplanter Start usw. stammen.
- Fügen Sie einen neuen Schritt hinzu, um einen Empfänger im Workflow zuzuweisen.
- Fügen Sie bei Bedarf weitere Zweige und Schritte für mehrstufige Genehmigungsprozesse hinzu.
- Fügen Sie Bots für Automatisierungsaufgaben hinzu, wie das Vorbefüllen von SharePoint-Dateien, das Exportieren nach PostgreSQL oder das Speichern in Dropbox.
- Klicken Sie auf „Weiter“, um den Flow an die im Workflow hinzugefügten Empfänger zu senden.
Anwendungsbereiche von airSlate-Workflows
airSlate ist besonders nützlich für Unternehmen in folgenden Branchen:
- Bildung: Studienbewerbungen, Studienbeihilfeanträge, Anträge auf Programmänderung usw.
- Regierungen: Beschwerdeerfassung, Beschwerdebeseitigung, Bürgeranfragen, Ausstellung von Zertifikaten usw.
- Versicherungen: Policen beantragen, Schadensfälle bearbeiten, Verträge prüfen usw.
- Gesundheitswesen: Patientenregistrierung im Enterprise Revenue Cycle Management (RCM)-System, Bearbeitung von Krankenakten usw.
Weitere Branchen sind Bau, Personalwesen, IT-Dienstleistungen, Beratung, Banken, Finanzdienstleistungen, Recht, Reisen und E-Commerce.
Preise von airSlate
airSlate bietet im Vergleich zu anderen Anbietern eine kostengünstige Lösung für die Workflow-Automatisierung. Eine 30-tägige, fast vollumfängliche Testversion steht kostenlos zur Verfügung.
Nach der Testphase können Sie zwischen dem Basic-Abonnement ($36/Flow Creator/Monat) und dem Business Cloud-Abonnement ($50/Flow Creator/Monat) wählen. Jahresabonnements bieten weitere Einsparungen.
Das Business Cloud-Abonnement wird empfohlen, da es uneingeschränkten Zugriff auf alle Funktionen, Produkte, Bots und Integrationen bietet.
Alternativen zu airSlate
Ein umfassender Vergleich mit ähnlichen Apps ist wichtig, um die Stärken von airSlate zu verstehen. Im Folgenden werden einige Alternativen betrachtet:
Avokaado
Avokaado ist ein Vertragslebenszyklus-Management-Tool mit Funktionen zur Automatisierung von Dokumenten-Workflows. Es bietet einen gemeinsamen Arbeitsbereich für alle Dokumente und erleichtert Zusammenarbeit, Genehmigungen und elektronische Signaturen. Ein kostenloser Nutzungsplan ist verfügbar, der für Unternehmen jedoch nicht ideal ist.
Document360
Document360 ist eine Self-Service-Wissensdatenbankplattform mit einigen Workflow-Automatisierungsfunktionen. Das Tool ermöglicht den Aufbau einer internen oder externen Wissensdatenbank und unterstützt Kundendienstmitarbeiter. Die Automatisierung einiger Aspekte der Wissensdatenbankverwaltung ist durch Integrationen möglich. Eine kostenlose Version für bis zu 5 Teams ist für Wissensdatenbankzwecke verfügbar, jedoch ist airSlate für die umfassende Automatisierung weiterhin erforderlich.
Fazit
Nach einer gründlichen Analyse der Grundlagen der Workflow-Automatisierung und der Funktionalitäten von airSlate lässt sich festhalten, dass airSlate eine umfassende Software zur Automatisierung von Dokumenten-Workflows für Unternehmen jeder Größe ist. Es bietet die notwendigen Module und Funktionen für hohe Arbeitslasten.
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