Digitale Belegverwaltung: Ein Überblick über Quittungsscanner
Ob Sie nun die Finanzen Ihres Unternehmens im Blick behalten möchten oder einfach nur wissen wollen, wohin Ihr Geld fließt – ein Quittungsscanner kann eine wertvolle Hilfe sein. Denn Belege für Einkäufe können schnell verloren gehen, sei es im Papierchaos oder in einer überfüllten Dokumentenablage. Zudem sind physische Belege anfällig für Beschädigungen.
Die Umwandlung Ihrer Papierbelege in digitale Dateien ist eine praktische Lösung für diese Probleme. Ein Quittungsscanner ist hierfür ein ideales Werkzeug. Einige Scanner bieten sogar Online-Dienste an, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Belege von überall aus zu organisieren und abzurufen.
Dieser Artikel beleuchtet die wichtigsten Aspekte von Quittungsscannern und gibt Ihnen einen umfassenden Überblick.
Was leisten Quittungsscanner-Apps?
Quittungsscanner-Apps ermöglichen es Ihnen, Fotos von Ihren Papierbelegen zu machen und diese in digitale Kopien zu verwandeln. Diese digitalen Kopien können Sie anschließend einfach in einer Cloud speichern und von dort abrufen. Lassen Sie uns genauer betrachten, was diese Scanner im Detail leisten.
Eine solche App ist eine Smartphone-Anwendung, die es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, Belege direkt mit ihren Mobiltelefonen zu erfassen. Um den Papieraufwand zu reduzieren, nutzen viele Unternehmen Quittungsscanner in Kombination mit OCR-Software (Optical Character Recognition) für die Erfassung von Geschäftsausgaben.
Braucht Ihr Unternehmen eine Belegscanner-Software?
Um zu entscheiden, ob Ihr Unternehmen eine Quittungsscanner-App benötigt, sollten Sie zunächst den Wert der Belege für Ihr Unternehmen prüfen. Ein guter Indikator ist die Häufigkeit und Komplexität Ihres Erstattungssystems.
Analysieren Sie frühere Daten zu Geschäftsausgaben und dem Engagement Ihrer Mitarbeiter. Holen Sie das Feedback Ihrer Mitarbeiter ein, ob sie die App als hilfreich empfinden würden.
Besonders wichtig ist die Rücksprache mit Ihren Finanzmitarbeitern, da diese täglich mit Erstattungen und Ausgaben konfrontiert sind. Eine Quittungsscanner-App kann allen Mitarbeitern zugutekommen, da sie die manuelle Dokumentation reduziert, die für Erstattungen und das Ausgabenmanagement erforderlich ist.
Vorteile der Nutzung einer Quittungsscanner-App
Die herkömmliche Erstattungsabwicklung kostet sowohl Mitarbeiter als auch Finanzabteilung Zeit und ist anfällig für Fehler. Wenn Mitarbeiter ihre Belege verlieren, gestaltet sich die Erstattung schwierig.
Hier kann eine Quittungsscanner-App Abhilfe schaffen. Sie ermöglicht Mitarbeitern, Belege schnell digital einzureichen. Dank optischer Zeichenerkennungsalgorithmen werden menschliche Fehler bei der Dateneingabe minimiert.
Ein Quittungsscanner kann auch Ihre Finanzabteilung entlasten. Mit digitalen Quittungen müssen sie Mitarbeitern nicht mehr hinterherlaufen, um Belege einzufordern.
Quittungsscanner gibt es in unterschiedlichen Ausführungen, von physischen Geräten (Computer- und mobile Scanner) bis hin zu digitalen Lösungen (Apps und Online-Software). Bevor Sie sich für einen Kauf entscheiden, sollten Sie sich jedoch mit den wesentlichen Aspekten auseinandersetzen, um das beste Produkt für Ihre Bedürfnisse zu finden.
Im Folgenden finden Sie eine Liste der wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei der Auswahl eines Belegscanners achten sollten. Nicht alle Funktionen sind für jedes Unternehmen erforderlich, aber diese Ratschläge werden Ihnen bei der Auswahl helfen.
Funktionen eines Quittungsscanners
Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen an die Verwaltung von Geschäftsbelegen. Achten Sie daher bei der Auswahl einer App darauf, dass sie zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt. Angesichts der vielen Alternativen auf dem Markt kann die Auswahl schwierig sein.
Hier ist ein kurzer Überblick über die wichtigsten Aspekte bei der Auswahl einer App zur Belegverwaltung.
Flexibilität
Wenn Sie Ausgabenberichte und Belege von Mitarbeitern oder Auftragnehmern verwalten müssen, kann ein tragbarer Scanner sinnvoll sein. Dies könnte in Form eines mobilen Scanners erfolgen.
Auch die Größe des Scanners ist für die Portabilität wichtig. Wählen Sie ein Gerät, das leicht und kompakt genug ist, um bequem in einer Aktentasche oder Tasche transportiert zu werden.
Online-Verfügbarkeit
Ein Quittungsscanner, der online verfügbar ist, bietet zusätzliche Flexibilität. Er lässt sich schnell in eine Buchhaltungssoftware integrieren und beschleunigt Ihre Prozesse. Dadurch können Sie von überall auf Ihre Belege zugreifen.
Speicherplatz und Sicherheit
Unabhängig davon, ob Sie sich für physischen oder digitalen Cloud-Speicher entscheiden, sollten Sie die Speicherkapazität Ihres Quittungsscanners berücksichtigen. Scannen Sie Belege täglich oder wöchentlich? Verwenden Sie das Gerät selten oder das ganze Jahr über? Dies hilft Ihnen bei der Bestimmung des benötigten Speicherplatzes.
Achten Sie auch auf die Sicherheit des gewählten Speichermediums. Alle Belege und Dokumente sollten durch mehrere Schutzmechanismen geschützt werden.
Herkömmliche Belege und Dokumente können beschädigt oder zerstört werden, digitale Aufzeichnungen können jedoch in die falschen Hände geraten, wenn keine angemessenen Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden.
Geschwindigkeit
Das Scannen von Belegen für die Ausgabenerfassung kann eine mühsame Aufgabe sein. Ein schneller Quittungsscanner kann Ihnen hier Zeit sparen. Einige Scanner können ein Dokument in nur 7,5 Sekunden einlesen. Das ist besonders hilfreich, wenn Sie viele Belege gleichzeitig scannen müssen.
Dateiformate
Die Formate Ihrer Belege können unterschiedlich sein, je nachdem, wofür Sie sie verwenden. Ein Steuerberater benötigt möglicherweise alle Belege als PDF, während Ihr Abrechnungsprogramm eventuell nur JPEG-Dateien akzeptiert. Prüfen Sie daher, welche Dateiformate Ihr Scanner unterstützt, um nachträgliche Änderungen zu vermeiden.
Exportmöglichkeiten
Nachdem Sie Ihre Quittungen gescannt haben, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Scanner alle Ihre Routinen abdeckt. Werden Sie sie in der Cloud speichern? Müssen Sie sie an Dritte weiterleiten? Ihr Belegscanner sollte die einfache Übertragung gescannter Dokumente ermöglichen.
Nachdem Sie die grundlegenden Funktionen eines Quittungsscanners kennen, können Sie sich nach den besten Apps auf dem Markt umsehen. Im Folgenden stellen wir einige empfehlenswerte Optionen vor.
Empfehlenswerte Quittungsscanner-Apps
Neat Receipts
Neat Receipts ist ein intelligentes Organisationstool und ein mobiler Scanner. Die Software erkennt, erfasst und organisiert relevante Daten und ermöglicht es Ihnen, Quittungen, Visitenkarten und andere Dokumente unterwegs zu scannen.
Merkmale:
- Der tragbare Scanner ist leicht und kompakt genug für Aktentasche, Rucksack oder Handgepäck und benötigt keinen Wechselstrom. Er wird einfach über USB an den Computer angeschlossen.
- Der Scanner erfasst und extrahiert Daten, die dann in digitale Ressourcen umgewandelt werden.
- Mit den Belegdaten lassen sich schneller Steuer- oder Ausgabenberichte erstellen, Daten nach Excel exportieren oder Kontakte mit Outlook synchronisieren.
- Eine 30-tägige Testversion von NeatCloud ermöglicht die Synchronisierung und Sicherung von Neat-Dateien, die von jedem Browser oder Mobilgerät aus zugänglich sind.
Zusätzlich erhalten NeatCloud-Abonnenten NeatCare mit zusätzlichem Support und einer Unfallschadenversicherung für ihren NeatDesk.
Dext
Dext bereitet Ihre Dokumente mit 99% Genauigkeit auf, sammelt sie und verarbeitet sie sofort in Ihrer Buchhaltungssoftware. So können Sie sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.
Merkmale:
- Dext Prepare ist eine einfache Lösung für die Organisation und Digitalisierung Ihrer Dokumente.
- Sie senden eine Quittung, Rechnung oder einen Kontoauszug, und Dext erfasst die relevanten Daten und überträgt sie an Ihr Buchhaltungssystem. Sie erhalten die genauen Daten, die Sie benötigen, ohne sie manuell eingeben zu müssen.
Dext Prepare erfasst und verarbeitet Daten, bevor sie in Ihr Buchhaltungssystem übertragen werden. Das entlastet Ihr Team und Sie haben die Gewissheit, dass Sie mit einer hochwertigen Lösung arbeiten.
ShoeBoxed
ShoeBoxed ist eine ideale App für die Aufbewahrung digitaler Steuerbelege und vereinfacht Ihre Belegverwaltung.
Merkmale:
- Vereinfacht tägliche Buchhaltungsaufgaben.
- Bietet Funktionen und Tools für kleine Unternehmen, Buchhalter und Steuerberater.
- Verwandelt Belege in extrahierte, verifizierte, kategorisierte, durchsuchbare und bearbeitbare Daten, die jederzeit und überall verfügbar sind.
Darüber hinaus können umfassende Spesenabrechnungen erstellt, Daten für die Steuererklärung exportiert und Belege geteilt oder gedruckt werden.
Easy Expense
Easy Expense verwendet Bildverarbeitung und KI, um wichtige Informationen wie Anbieter, Kategorie, Steuern, Summe und Zahlungsart zu extrahieren.
Zusätzlich überwacht diese App Ausgaben von Kreditkarten und Bankkonten und lässt sich in Ihre Bankkonten integrieren, um Transaktionen über bis zu 18 Monate auf Kosten und Steuerabschreibungen zu prüfen.
Merkmale:
- Funktioniert offline und ist somit ideal für unterwegs.
- Schnelle Erfassung, Zuschneiden und Verfolgung von Belegen.
- Verlustfreie Belegverwaltung durch automatische Cloud-Synchronisation.
- Intelligente automatische Kategorisierung zur Maximierung von Abschreibungen.
- Bulk-Überprüfung von Transaktionen.
Mit Easy Expense können Sie in Echtzeit mit anderen Nutzern synchronisieren und Zugriffsrechte verwalten.
Expense Management
Von der grenzenlosen Erfassung von Belegen und der Kilometerstanderfassung bis hin zur Erstattung am nächsten Tag, unterstützt Expense Management Sie bei der Verwaltung Ihres Buchhaltungssystems.
Merkmale:
- Das Verfolgen von Belegen auf Reisen oder bei der Arbeit aus der Ferne kann schwierig sein und zum Verlust von Belegen führen.
- Sie können unbegrenzt Belege scannen, Kilometerstände erfassen, Belege zur Genehmigung versenden und vieles mehr.
In Kombination mit der SmartScan-Funktion werden Ihre Belege sofort erfasst und abgerufen, was Zeit und Mühe spart.
Smart Receipts
Smart Receipts verwandelt Ihr Smartphone in einen Belegscanner und Spesenberichtsgenerator. Die App sammelt Informationen und erstellt PDF- und CSV-Berichte, die per E-Mail versendet werden können.
Merkmale:
- Mit konfigurierbaren PDF-, CSV- und ZIP-Berichten können professionelle Berichte sowohl für Budgetüberwachung als auch für Arbeitsanforderungen erstellt werden.
- Smart Receipts bietet über 20 Datentypen (Datum, Preise, Steuern, Kategorien, Bemerkungen, Zahlungsoptionen usw.).
Diese Funktion hilft Ihnen, das ideale Dokument zu erstellen, Arbeitszeit zu sparen und sich auf Wichtigeres zu konzentrieren.
Foreceipts
Die Foreceipts-App ist eine Belegverwaltungslösung, die von über 500.000 Firmeninhabern, Selbstständigen, Agenturen und Freiberuflern weltweit genutzt wird.
Merkmale:
- Erstellen Sie Bilder von Papierbelegen oder senden Sie digitale Belege an sich selbst. Die App scannt die Belege und trägt sie in Ihr Buch ein. Auch Einnahmen können durch Scannen von Rechnungen hinzugefügt werden.
- Teilen Sie Ausgabenberichte im Excel- oder PDF-Format mit Ihrem Buchhalter oder nutzen Sie diese für Ihre Steuererklärung. Alle Belege werden gespeichert, um Sie im Falle einer Revision zu schützen.
Geschäftsausgabenkategorien für die USA und Kanada sind bereits festgelegt, so dass Ihre Spesenabrechnung zum Jahresende die Steueranforderungen erfüllt. Die Kategorien können bei Bedarf angepasst werden.
Veryfi
Veryfi bietet eine schnelle und sichere OCR-Erfassung von Daten aus Belegen, Rechnungen und Quittungen. Die App extrahiert Anbieter, Zahlungen, Summen, Steuern und sogar Einzelposten in Sekundenschnelle.
Merkmale:
- Die OCR-API extrahiert, kategorisiert und verarbeitet Informationen aus Belegen, Rechnungen und Quittungen bis hin zu Einzelartikeln (Kaufdaten auf SKU-Ebene).
- Die Veryfi OCR-API bietet eine leistungsstarke OCR- (Optical Character Recognition) und ICR- (Intelligent Character Recognition) Datenextraktions-Plattform.
Mit diesen Funktionen können Sie Ihre Konkurrenz übertreffen und Ihren Benutzern bestmögliche Dienstleistungen bieten.
Wie wählt man die passende Quittungs-App?
Die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Belegen ist eine einfache Möglichkeit, um Stress in der Steuersaison zu vermeiden. Die hier genannten Tools erleichtern die Verwaltung, ohne dass Sie Hunderte von Zetteln aufbewahren müssen.
Berücksichtigen Sie Ihre individuellen Bedürfnisse als Freiberufler oder Geschäftsinhaber. Denken Sie über folgende Fragen nach:
- Wie viele Personen betreuen Sie?
- Wie viele Kunden betreuen Sie?
- Wie viele gewerbliche Einkäufe tätigen Sie pro Monat?
- Wie oft und wohin reisen Sie geschäftlich?
Je nach Ihren Umständen benötigen Sie möglicherweise mehrere Tools, um Ihre Belegverwaltung anzupassen.
Fazit
Die Organisation Ihrer Ausgaben ist essenziell, um keine Rückerstattungsansprüche zu verlieren. Viele verschiedene Arten von Software können als Quittungsscanner verwendet werden. Jede App bietet dabei verschiedene Funktionen und Dienste. Es lohnt sich, die hier vorgestellten Top-Apps zum Scannen von Belegen auszuprobieren. Wenn Sie noch keine nutzen, sollten Sie sich eine zulegen!
Sie können auch einige der besten Spesenverfolgungs-/Verwaltungssoftware für kleine und mittlere Unternehmen erkunden.