Optimieren Sie Ihre Beschaffungsprozesse für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit diesen herausragenden Beschaffungssoftwarelösungen.
Das Management von Beschaffungsprozessen ist komplex, da es Einkäufe, Lagerbestände, Bestellungen, Rechnungen, Lieferanten, Zahlungen und vieles mehr umfasst. Gleichzeitig ist dieser Prozess jedoch entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen diesen Prozess durch den Einsatz von Software automatisieren und verwalten.
Wenn Sie mit der Einführung von Beschaffungssoftware bis zur letzten Minute warten, führt dies zu unnötigen manuellen Arbeitsabläufen. Es ist ratsam, mit der Implementierung solcher Tools zu beginnen, sobald Sie Ineffizienzen in Ihren manuellen Prozessen feststellen.
Lassen Sie uns nun tiefer in die Grundlagen der Beschaffungssoftware eintauchen und einige der besten verfügbaren Tools kennenlernen.
Was ist Beschaffungssoftware?
Beschaffung bezieht sich auf den Prozess des Findens und Erwerbens von Waren und Dienstleistungen, die ein Unternehmen benötigt. Beschaffungssoftware ist eine Geschäftslösung, die verschiedene Phasen des Beschaffungsprozesses automatisiert.
Ob es um die Analyse von Ausgaben, das Management von Verträgen oder die Ausführung von Zahlungen geht, solche Tools helfen Ihnen, die vollständige Kontrolle über jeden Vorgang zu behalten. Sie können oft in verschiedene ERP-Systeme integriert werden, um den Prozess noch reibungsloser zu gestalten.
Einige fortschrittliche Tools ermöglichen es allen Mitarbeitern, Aufgaben zentral und mit den entsprechenden Benutzerberechtigungen auszuführen.
Welche Funktionen haben diese Tools?
Eine Beschaffungssoftware kann eine Vielzahl von Aufgaben übernehmen, um den Beschaffungsprozess für Ihr Team zu vereinfachen. Mitarbeiter können von überall aus Einkäufe tätigen und mit Teammitgliedern kommunizieren. Hier sind einige der Kernfunktionen, die diese Software bietet:
- Erstellung und Überprüfung von Bestellungen
- Automatisierung der Übermittlung von elektronischen Bestellungen
- Erinnerung an kürzlich getätigte oder stornierte Bestellungen
- Weiterleitung ausstehender Bestellungen zur Bearbeitung an die zuständigen Mitarbeiter
- Ausführung von Finanz- und Bestandstransaktionen nach Erhalt der Bestellung
- Vermeidung von Engpässen durch effektive Lagerhaltung
- Datenerfassung und Trendanalyse zur Maximierung der Rentabilität
- Optimierung der Standardisierung über verschiedene Plattformen hinweg
Betrachten wir nun, wann der Einsatz von Beschaffungssoftware sinnvoll ist.
Wer nutzt Beschaffungssoftware?
Beschaffungssoftware ist besonders nützlich, wenn Sie regelmäßig große Mengen an Rohstoffen, Computerhardware, Büromaterial und ähnlichem einkaufen. Im Grunde jedes Unternehmen, das häufig Waren von Drittanbietern bezieht und ein transparentes Beschaffungssystem anstrebt, kann davon profitieren.
Die folgenden Branchen nutzen diese Tools besonders häufig:
- Hersteller von Konsumgütern und Haushaltsgeräten
- Automobilhersteller
- E-Commerce- und Einzelhandelsunternehmen
Zusätzlich nutzen spezialisierte Dienstleister, wie Einkaufsberater und -agenturen, solche Systeme.
Viele Unternehmen lagern ihre Beschaffungsprozesse aus Bequemlichkeits- und Kostengründen an diese Agenturen aus. Führende Beschaffungsberatungsunternehmen sind beispielsweise Capgemini, Bain & Company, GEP Worldwide und Accenture.
Wie unterstützt Beschaffungssoftware Unternehmen?
#1. Beschaffungsautomatisierung
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist ein Trend in allen Bereichen, auch in der Beschaffung. Durch den Einsatz von Beschaffungssoftware können Sie den gesamten Beschaffungsprozess erfolgreich automatisieren.
Von der Lieferantenauswahl über die Registrierung, die Produktauswahl bis hin zur Qualitätsprüfung und der endgültigen Vertragsunterzeichnung kann alles über eine einzige Softwarelösung abgewickelt werden.
In den meisten Fällen verarbeitet das Tool interne Beschaffungsanfragen automatisch. Eine Genehmigung durch einen zuständigen Manager ist in der Regel nur erforderlich, bevor der Kaufauftrag gesendet wird.
#2. Transparenz im Einkauf
Verantwortliche wie Manager und Finanzvorstände können die Kauftrends über eine zentrale Software einsehen. Es ist nicht mehr notwendig, zeitaufwendige Prozesse zu durchlaufen, um Berichte über Beschaffungen zu erhalten.
Zusätzlich verfolgt das Tool jeden Schritt bis zum Abschluss der Transaktion, was eine hohe Unternehmenstransparenz gewährleistet und Korruption verhindert.
#3. Optimierung der Genehmigungsprozesse
Solche Tools nutzen intelligente Algorithmen, um echte Kaufaufträge von irrelevanten Anfragen zu unterscheiden. Genehmigungsmanager erhalten daher meist nur legitime Anfragen, was die schnelle Genehmigung von Kaufaufträgen ermöglicht.
#4. Transparenz der Ausgaben
Das Dashboard des Tools zeigt Ihnen sofort die Gesamtausgaben des Unternehmens für den Einkauf von Materialen, Ihre Lieferanten, die Zahlungsmodalitäten und mehr. Dies hilft Ihnen bei der Budgetplanung, der Vermeidung unnötiger Anschaffungen und der allgemeinen Kostenkontrolle.
Wichtige Funktionen bei der Auswahl einer Beschaffungssoftware
Die meisten Beschaffungstools bieten eine Reihe von Standardfunktionen. Stellen Sie vor dem Kauf sicher, dass die Software mindestens die folgenden Funktionen bietet:
- Ein Lieferantenmanagement-Dashboard für das Onboarding neuer Lieferanten und die Überprüfung bestehender Verträge.
- Eine Lieferanten-Suchfunktion zur Erweiterung des Lieferantennetzwerks.
- Ein Risikomanagement-System zur Vermeidung unnötiger oder fehlerhafter Kaufaufträge.
- Eine Überprüfungsfunktion zur Kontrolle von Bestellungen, Lieferantenzahlungen und mehr.
- Eine Budgetierungsfunktion, mit der Sie monatliche oder vierteljährliche Budgets festlegen und die Einkäufe innerhalb dieses Rahmens kontrollieren können.
- Eine Kommunikationsfunktion, die Benutzer über neue Aufträge, Rechnungen, ausstehende Bestellungen und andere relevante Informationen benachrichtigt.
- Eine mobile App für die Ausgabenverfolgung, Auftragsgenehmigung und andere Aufgaben.
- Die Möglichkeit, Unternehmensrichtlinien für den Einkauf zu definieren.
- Die Möglichkeit für Beschaffungsmitarbeiter, benutzerdefinierte Workflows zu erstellen, wenn Vorlagen für spezielle Einkaufsszenarien fehlen.
Nachdem Sie nun die Grundlagen dieser Tools und ihre Funktionen verstehen, werfen wir einen Blick auf einige der besten Beschaffungssoftwareanwendungen für KMU.
Precoro
Precoro ist eine Software, die kleinen und mittleren Unternehmen helfen kann, den Einkaufsprozess zu optimieren und manuelle Aufgaben zu eliminieren. Dies spart wertvolle Zeit und Geld und ermöglicht es Ihnen, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
Diese innovative Software kann das Procure-to-Pay-System Ihres Unternehmens optimieren und die Effizienz steigern. Sie kümmert sich effizient um Aufgaben wie Anfragen, Bestellungen und Abrechnungen.
Precoro verbessert Ihr Einkaufssystem auch durch einen optimierten Genehmigungsworkflow. Workflow-Schritte wie Anfragen, Bestellungen, Genehmigungen, Abrechnungen und Rechnungsverwaltung können mit diesem Tool elektronisch abgewickelt werden.
Die Software erleichtert auch die Prozesskontrolle, Genehmigung und Spesenanalyse, egal wo Sie sich gerade befinden.
Mit Precoro erhalten Unternehmen regelmäßige Berichte und Datenanalysen. Die detaillierten Berichte decken alle Prozessschritte und Beschaffungsdaten ab.
Diese Berichte ermöglichen es Ihnen auch, Fehler zu verfolgen und zu beheben, die Berichtsformate an die Bedürfnisse der Beteiligten anzupassen und Daten für die Buchhaltung und Finanzanalyse in Echtzeit zu exportieren.
Kissflow
Möchten Sie den Procure-to-Pay-Prozess kontrollieren, aber gleichzeitig flexibel bleiben? Kissflow ermöglicht dies mit seiner benutzerfreundlichen und anpassbaren Lösung. Für Bestellanforderungen bietet Kissflow anpassbare Formulare, um die Erfassung, Genehmigung und Verfolgung von Bestellanforderungen zu vereinfachen.
Sobald eine Anfrage genehmigt wurde, werden automatisch Bestellungen erstellt. Für das Lieferantenmanagement bietet das Tool ein effizientes Portal für die Einarbeitung, Verwaltung und Pflege von Lieferanten.
Mit dieser Anwendung ist die Genehmigung von Rechnungen auch unterwegs möglich. Es unterstützt auch den automatisierten Drei-Wege-Abgleich und überprüft Rechnungen anhand von Verträgen, Bestellungen und Leistungsnachweisen.
Kissflow kann auch datengesteuerte Analysen zu Einkaufstrends, Ausgaben und Lieferantenleistungen generieren. Benutzer können mit dieser Software sofort personalisierte Berichte erstellen.
Die Software ermöglicht auch die nahtlose Integration mit verschiedenen Drittanbietern. Es beseitigt Redundanzen durch die Verwendung mit verschiedenen ERP- und Finanzanwendungen, wie Microsoft Dynamics, Quickbooks, Xero, SAP und NetSuite. Diese Lösung bietet auch leistungsstarke Plugins und APIs.
Team Procure
Für KMU ist es an der Zeit, den Beschaffungsprozess mit Team Procure zu vereinfachen. Diese Software ist jedoch auch für Unternehmen mit komplexen Beschaffungsprozessen auf internationaler Ebene geeignet.
Diese Cloud-basierte Plattform kann alle Ihre Genehmigungen, Bestellungen und Lagerbestände verwalten. Einkaufsanfragen können nach Budget, Abteilung und Dringlichkeit sortiert werden. Aus diesen Anfragen können Benutzer Bestellungen erstellen und Lieferpläne verfolgen.
Team Procure bietet auch eine Preismatrixfunktion, mit der Unternehmen Angebote mehrerer Lieferanten verwalten können und das günstigste Angebot auswählen können. Da verschiedene Organisationen unterschiedliche Anforderungen haben, lassen sich benutzerdefinierte Genehmigungsworkflows erstellen.
Das Onboarding neuer Lieferanten ist einfach. Die Software verfügt auch über integrierte KPIs zur Leistungsverfolgung. Auch wenn Sie Lager an mehreren Standorten haben, hilft Ihnen Team Procure bei der Verwaltung Ihrer Lagerbestände. Der Dienst kann über eine personalisierte API in Ihr bestehendes System integriert werden.
ProcurementExpress
ProcurementExpress ist eine ideale Beschaffungssoftware, die alle zugehörigen Arbeitsabläufe optimieren kann. Es hilft Ihnen auch, manuelle Prozesse, Papierkram und potenzielle Betrugsfälle zu beseitigen.
Das innovative Genehmigungssystem ermöglicht Ihnen die Festlegung maximaler Ausgaben und die Erstellung von Genehmigungsketten. Unternehmen können auch verschiedenen Mitarbeitern vordefinierte Genehmigungsstufen zuweisen. Darüber hinaus können Unternehmen alle Schritte einer Genehmigungskette für eine optimierte Effizienz anpassen und automatisieren.
Die Software ermöglicht es Ihnen, basierend auf Ihrer Beziehung zu einzelnen Anbietern schnelle und präzise Bestellungen zu erstellen. Sie können notwendige Felder und Dropdown-Menüs hinzufügen, um professionelle und relevante Bestellungen zu erstellen.
Entsprechend der Finanzstruktur Ihres Unternehmens können Sie Kosten verschiedenen Standorten zuordnen, um Mehrausgaben zu vermeiden. Mit der integrierten Berichtsfunktion können Benutzer auch umfassende Ausgabenaufschlüsselungen analysieren. Darüber hinaus kann die Software Budgets für verschiedene Projekte und Abteilungen erstellen.
Procurify
Mit Procurify können Sie sich von Papierprozessen, langsamen Genehmigungen und komplizierten Softwarelösungen verabschieden. Diese proaktive Ausgabenmanagement-Software bietet Transparenz und Kontrolle über alle Unternehmensausgaben.
Mit diesem Tool können Sie alle Bestellungen zentral genehmigen. Sie können auch Ausgaben in Echtzeit mit den Budgets vergleichen. Die Software bietet auch physische und virtuelle Ausgabenkarten für reibungslose Ausgaben.
Procurify unterstützt auch die Erstellung von Workflows zur Automatisierung und Verfolgung aller Schritte des Kaufprozesses. Sie können die Kaufbefugnis auch nach Abteilung und Standort festlegen. Die Möglichkeit, alle Bestellungen für einen Lieferanten zu sortieren, ist eine weitere nützliche Funktion.
Die App kann eine Lieferantenleistungsanalyse durchführen, um fundierte Kauf- und Geschäftsentscheidungen zu treffen. Hier können Sie Katalogartikel und -details, einschließlich Bilder, importieren.
Diese Lösung lässt sich direkt in Ihre bevorzugten Geschäftsanwendungen wie Amazon Business, Oracle, Quickbooks und Slack integrieren.
Coupa
Coupa ist eine Plattform, die Transparenz und Ausgabenkontrolle bietet, die für die Verwaltung des Beschaffungsprozesses erforderlich sind. Mit dieser Lösung kann Ihr Unternehmen einfach einkaufen und gleichzeitig wertvolle Arbeitszeit sparen.
Die wichtigsten Funktionen dieser Anwendung sind:
- Vereinfachung von Bestellanforderungen und Bestellprozessen
- Echtzeit-Auftragsverfolgung
- Benachrichtigungen über reduzierte Preise und andere Vorteile
- Flexible Formulare zur Erfassung von Daten für SOW-basierte Dienste
- Echtzeit-Dashboard für das Budgetmanagement
Zusätzlich unterstützt das Tool die Genehmigung per E-Mail und über mobile Geräte. Unternehmen können es auch für die Bestands- und Vertragsverwaltung verwenden.
Bellwether
Mit Bellwether können Sie den Beschaffungsprozess transparent und schnell gestalten. Es hilft Ihnen, mündliche Genehmigungen und zeitaufwendige Kommunikation per E-Mail und Telefon zu vermeiden.
Mit dieser Software können Sie Anfragen, Bestellungen und Rechnungen mit minimalem Zeit- und Arbeitsaufwand erstellen. Funktionen wie erweiterte Workflows und Budgetierung sorgen für mehr Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben.
Dieses Cloud-basierte Tool bietet die notwendige Flexibilität und Anpassung an Ihre Bedürfnisse. Wenn Ihr Unternehmen mehrere Sprachen oder benutzerdefinierte Felder benötigt, kann Bellwether dies bereitstellen. Darüber hinaus können Sie von überall auf die Anwendung zugreifen.
PairSoft
PairSoft ist eine benutzerfreundliche Software, mit der Unternehmen den Workflow im gesamten P2P-Prozess automatisieren können. Sie hilft auch dabei, Ausgabentransparenz zu erreichen und gute Beziehungen zu Lieferanten und Anbietern zu pflegen.
Die Software kann schnell in Ihrem System oder in ein vorhandenes ERP integriert werden. Sie können Bestellungen durch die Optimierung des gesamten Prozesses verwalten. Sie erhalten auch vollständige Einblicke in die Ausgaben in allen Kategorien.
PairSoft kann auch die Echtzeitkommunikation zwischen Unternehmen und Lieferanten erleichtern. Rechnungsverarbeitung und -validierung sind weitere Aufgaben, die Sie mit dieser Software automatisieren können. Sie unterstützt auch Analysen und Berichte.
Zusammenfassung
Im digitalen Zeitalter ist es für Unternehmen eine Herausforderung, ihren Beschaffungsprozess ohne Software oder automatisierte Lösungen zu verwalten. Diese Tools können in jeder Phase des Beschaffungsprozesses neue Möglichkeiten eröffnen.
Darüber hinaus sorgen die Anwendungen auch bei der Skalierung Ihres Unternehmens für optimale Effizienz. Nutzen Sie diese Liste der besten Beschaffungssoftware, um die für Ihre Bedürfnisse am besten geeignete Lösung zu finden. Achten Sie dabei auch auf die wesentlichen Funktionen, die eine robuste Software für die automatisierte Beschaffung bieten sollte.
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