Die Bedeutung einer effektiven Onboarding-Software für neue Mitarbeiter
Der Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter kann eine echte Herausforderung für Unternehmen darstellen. Ein schlecht organisierter Start kann einen negativen ersten Eindruck hinterlassen und die Motivation der neuen Kollegen beeinträchtigen. Um diesen Herausforderungen entgegenzuwirken und den Onboarding-Prozess zu beschleunigen, greifen viele Firmen auf spezielle Softwarelösungen zurück.
Onboarding-Software ist darauf ausgelegt, das Dokumentenmanagement zu vereinfachen, den Onboarding-Prozess zu optimieren und unnötige Aufgaben zu eliminieren. Dadurch wird sichergestellt, dass neue Mitarbeiter von Anfang an motiviert und engagiert sind.
Vorteile des Einsatzes von Onboarding-Software
Ein unstrukturierter Onboarding-Prozess kann nicht nur Stress für die neuen Mitarbeiter verursachen, sondern auch ein Zeichen für eine schlechte Unternehmenskultur, mangelnde Kommunikation und unzureichendes Büromanagement sein. Die Implementierung einer Onboarding-Software kann den Prozess für alle Beteiligten vereinfachen und zahlreiche Vorteile bieten:
- Ermöglicht einen starken ersten Eindruck und stärkt die Unternehmenskultur.
- Bietet eine personalisierte Erfahrung und nimmt neuen Mitarbeitern die anfängliche Unsicherheit.
- Reduziert die Kosten, die durch Mitarbeiterfluktuation entstehen.
- Gewährleistet die Einhaltung aller arbeitsplatzbezogenen Vorschriften.
- Optimiert den gesamten Onboarding-Ablauf.
- Steigert die Produktivität der neuen Mitarbeiter.
- Hilft bei der Automatisierung von Aufgaben zur Verbesserung der HR-Abläufe.
Wichtige Funktionen von Onboarding-Software
Bei der Auswahl der richtigen Onboarding-Software sollten Sie auf die folgenden Kernfunktionen achten:
Benutzerfreundliche Oberfläche: Die Software sollte eine intuitive und leicht verständliche Benutzeroberfläche haben. Neue Mitarbeiter sollten sich schnell zurechtfinden und die Software problemlos nutzen können.
Integrationen: Die Onboarding-Lösung muss sich nahtlos in die bestehende Software-Infrastruktur des Unternehmens integrieren lassen. Dies gewährleistet einen reibungslosen Datenaustausch und Zugriff auf alle benötigten Tools.
Workflow-Automatisierung: Eine gute Onboarding-Software sollte den Arbeitsablauf automatisieren und redundante Schritte eliminieren. Dies ermöglicht es der Personalabteilung, den Onboarding-Prozess abteilungsübergreifend zu überwachen und sicherzustellen, dass alle Aufgaben systematisch erledigt werden.
Self-Service für Mitarbeiter: Neue Mitarbeiter sollten in der Lage sein, ihre persönlichen und beruflichen Daten selbstständig zu erfassen, Dokumente zu verwalten und Aufgaben ohne externe Hilfe zu erledigen.
Cloudbasierte Technologie: In der heutigen Arbeitswelt ist es wichtig, dass die Software cloudbasiert ist und von überall aus zugänglich ist. Dies gilt sowohl für neue Mitarbeiter als auch für die Verantwortlichen im Unternehmen.
Im Folgenden werden einige der beliebtesten Onboarding-Softwarelösungen vorgestellt, die derzeit auf dem Markt erhältlich sind.
Freshteams
Freshteams von Freshworks ist ein leistungsstarkes Werkzeug, das Unternehmen dabei hilft, neuen Mitarbeitern ein individuelles Onboarding-Erlebnis zu bieten. Durch die Automatisierung zahlreicher Aufgaben, wie z. B. E-Mail-Kommunikation, Dokumentenaustausch und Informationsbeschaffung, wird die für das Onboarding benötigte Zeit deutlich reduziert.
Funktionen:
- Onboarding-Checkliste zur Aufgabenverteilung.
- Willkommenspaket zum Versenden von Dokumenten und Handbüchern auf Knopfdruck.
- Anpassbare E-Mail-Vorlagen zur Automatisierung des E-Mail-Versands.
- Integration von Signeasy und DocuSign für die sichere Unterzeichnung von Formularen und Dokumenten.
- Verfolgung der Aufgaben, die im Rahmen des Onboarding-Prozesses zu erledigen sind.
Coassemble
Coassemble bietet hochwertige Schulungen für neue Mitarbeiter, wodurch der Einarbeitungsprozess beschleunigt und die geschäftlichen Ergebnisse verbessert werden.
Das System ermöglicht es Unternehmen, ansprechende Onboarding-Kurse zu erstellen, die das Engagement der Mitarbeiter fördern, ohne dass Programmier- oder Designkenntnisse erforderlich sind. Die leistungsstarke Analysefunktion bietet wertvolle Einblicke und unterstützt die strategische Entscheidungsfindung.
Coassemble verfügt über einen umfangreichen Funktionsumfang, der die Onboarding-Zeit um bis zu 41 % verkürzen kann:
Funktionen:
- Vorlagen zur Begrüßung neuer Mitarbeiter.
- Onboarding-Checkliste für neue Mitarbeiter.
- Schulung für Manager, die für die Einstellung neuer Teammitglieder zuständig sind.
- Kursvorlage für die Einarbeitung neuer Praktikanten.
- Über 30 Unterrichtsbildschirme zur interaktiven Präsentation von Onboarding-Kursen.
Innform
Innform zeichnet sich durch einfache und anpassbare Onboarding-Funktionen aus, die Zeit sparen, indem sie den Onboarding-Prozess für neue Teammitglieder automatisieren. Das Onboarding kann durch die Zuweisung von Schulungsmodulen individuell auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter zugeschnitten werden.
Die Automatisierungsfunktionen von Innform ermöglichen die gezielte Zuweisung von Onboarding-Paketen an einzelne Mitarbeiter oder bestimmte Gruppen. Es ist auch möglich, eigene Onboarding-Pakete durch die Kombination von verschiedenen Schulungselementen wie Kursen, Tests, Anrufen und Handbüchern zu erstellen.
Funktionen:
- Zentrales Dashboard zur Überwachung, Neuzuweisung und Überprüfung des Onboarding-Fortschritts der Mitarbeiter.
- Anpassbare Onboarding-Erfahrung für Lernende.
- Lernpfad, der automatisch Kurse und Tests bereitstellt.
- Mehrsprachige Unterstützung zur automatischen Übersetzung von Onboarding-Kursen.
- Zoom-Integration zur Aufzeichnung von Videoanrufen für Schulungszwecke.
- Erinnerungen für Administratoren und Mitarbeiter zur Erledigung von Aufgaben, Kursen und Tests.
Factohr
Factohr automatisiert den Onboarding-Prozess, um ein beeindruckendes Onboarding-Erlebnis zu schaffen und eine positive Arbeitskultur zu fördern. Die Lösung steigert die Effizienz der HR-Manager, indem sie die Dokumente, die per E-Mail versendet werden müssen, vordefiniert. Darüber hinaus können Einladungslinks an Bewerber gesendet werden, damit diese die erforderlichen Dokumente selbst hochladen können.
Funktionen:
- Erstellung anpassbarer Briefe und Dokumente für neue Mitarbeiter.
- Erstellung und Zuweisung von Ressourcen an neue Mitarbeiter und Erstellung von mitarbeiterbezogenen Berichten.
- Erstellung und Download von Berichten über den Ablauf von Dokumenten, Bestandsberichte und Dokumentdetails.
- Erinnerung der Kandidaten an wichtige Ereignisse, um sie auf dem Laufenden zu halten.
- Erstellung von Mitarbeiterkonten aus Bewerberdaten zur Minimierung der Einarbeitungszeit.
BambooHR
BambooHR ermöglicht es Unternehmen, weniger Zeit mit administrativen Aufgaben zu verbringen und sich stattdessen auf ein sinnvolles Onboarding-Erlebnis zu konzentrieren. Die Preboarding-Pakete automatisieren die elektronische Signatur und andere Prozesse zur Datenerfassung.
BambooHR sorgt für einen strukturierten und effizienten Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter und verbessert die Mitarbeiterbindung.
Funktionen:
- Anpassung von Onboarding-Vorlagen an Jobtypen, Abteilungen, Standorte usw.
- Zuweisung von Onboarding-Aufgaben, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter von Anfang an produktiv und engagiert sind.
- Verwaltung der Mitarbeiterdatenbank und Reduzierung des Papierkrams.
- Erstellung von Willkommens-E-Mails und IT-Checklisten für neue Mitarbeiter.
ScribeNow
ScribeNow ist eine ausgezeichnete Wahl für die reibungslose Einarbeitung neuer Mitarbeiter und die Steigerung ihrer Produktivität. Die automatisierten Funktionen zum Wissensmanagement verwandeln jede Aufgabe sofort in eine Schritt-für-Schritt-Anleitung und sorgen so für eine schnelle Umsetzung.
Die zentrale Bibliothek von Scribe ermöglicht neuen Mitarbeitern den Zugriff auf die Wissensdatenbank, um Antworten auf häufig gestellte Fragen zu erhalten, wodurch die Notwendigkeit entfällt, jede Frage einzeln beantworten zu müssen.
Funktionen:
- Sofortige Dokumentation und gemeinsame Nutzung.
- Cloudbasierte Lösung, die vollständig plattformunabhängig ist.
- Unterstützung von Text- und Tippanpassungen sowie Screenshot-Annotationen.
- Integration mit den meisten Wissensdatenbanken, Wikis und Tools.
Trakstar
Trakstar unterstützt Unternehmen wie Forbes und Pepsico und bietet eine moderne Lösung für hervorragendes Performance- und Onboarding-Management. Diese innovative Software eliminiert manuelle Onboarding- und Dokumentationsprozesse und ermöglicht es Unternehmen, datengestützte Entscheidungen zu treffen, um Mitarbeiter zu gewinnen, zu halten und zu motivieren.
Trakstar lässt sich nahtlos in gängige HRIS- und Produktivitätstools integrieren, optimiert Arbeitsabläufe und eliminiert unnötige Aufgaben.
Funktionen:
- Leistungsmanagement zur Verwaltung von Bewertungen, Umfragen und Zielverfolgung.
- Automatisierung von Registrierung, Bereitstellung von Inhalten und Entwicklung von Fähigkeiten.
- Vereinfachung des Einstellungsprozesses mit dem Bewerber-Tracking-Modul.
- Zentrales Dashboard für wertvolle Einblicke in die Workplace Analytics und Überwachung von Trends und Chancen.
Abschließende Gedanken
Onboarding-Software ist eine hervorragende Möglichkeit, neuen Mitarbeitern ein positives und effizientes Onboarding-Erlebnis zu bieten, ohne sie von Anfang an mit einer Flut von Aufgaben und Papierkram zu überfordern.
Die oben aufgeführten Onboarding-Tools helfen der Personalabteilung, den Onboarding-Prozess zu verwalten und zu verfolgen und legen eine solide Grundlage für eine starke Unternehmenskultur. Die richtige Onboarding-Software für Ihr Unternehmen ist diejenige, die den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen am besten gerecht wird. Vergleichen Sie die Funktionen und Preise der verschiedenen Lösungen, um die optimale Wahl zu treffen.
Sie können sich auch nach der besten HRIS-Software umsehen, um Ihre HR-Prozesse weiter zu optimieren.