Kämpfen Sie mit Inkompatibilitäten, Geräteproblemen, Sicherheitslücken, hohen Kosten und Papierverschwendung bei Ihren Druckaufträgen im Büro? Machen Sie Schluss mit diesen Problemen und testen Sie diese Software für das Druckmanagement, um Kosten zu senken und Ihre Mitarbeiter oder Nutzer zufriedenzustellen.
Druckmanagement ist ein immer wichtiger werdendes Konzept, da Unternehmen und Druckereien ihre Ausgaben senken müssen, um die Rentabilität zu steigern. Es dient zudem als Schutzmaßnahme, um sensible Geschäftsdaten vor dem Zugriff Unbefugter zu bewahren. Die Suche nach der passenden Druckmanagementsoftware kann jedoch mühsam sein und erfordert gründliche Recherche.
Lesen Sie weiter, um mehr über das Druckmanagement und die besten Anwendungen zu erfahren, die Sie nutzen können, ohne viel Zeit in die Marktforschung investieren zu müssen.
Was ist Druckmanagement?
Druckmanagement umfasst verschiedene Methoden wie die Verfolgung von Druckern und Geräten, die Überwachung der Druckausgabe, den Schutz vertraulicher Daten, die Optimierung der Druckkosten und die Analyse von Druckdaten. Moderne, intelligente Software vereint diese Funktionen an einem zentralen Ort, um eine umfassende Lösung für das Druckmanagement zu bieten.
Start-ups, kleine und mittelständische Unternehmen nutzen zumindest grundlegende Tools, um ihre Druckprozesse zu verwalten. Große Konzerne hingegen setzen auf voll funktionsfähige, lokale oder Cloud-basierte Druckmanagementlösungen, um ihre globalen Druckaktivitäten zu steuern.
Vorteile des Druckmanagements
Nachfolgend sind die wichtigsten Gründe und Vorteile für die Einführung einer standardisierten Druckmanagementlösung aufgeführt:
#1. Reduzierung der Druckkosten
Unternehmen geben jährlich beträchtliche Summen für Druckkosten aus, darunter Geräteanschaffungen, Toner und Papier. Studien belegen, dass durch den Einsatz eines Druckmanagementsystems erhebliche Einsparungen möglich sind, da Mitarbeiter zu einem bewussteren Druckverhalten angehalten werden.
#2. Schutz vertraulicher Dokumente
Nicht alle Mitarbeiter sollten jederzeit Zugriff auf den Druck vertraulicher Geschäftsunterlagen haben. Der Druck geheimer Dateien sollte protokolliert werden, um die Verantwortlichkeiten für die Vernichtung nach dem Gebrauch festzulegen. Mit einer Druckmanagementsoftware können Sie die Datensicherheit gewährleisten.
#3. Optimierung des Druckprozesses
Es ist nicht ungewöhnlich, dass Mitarbeiter Zeit damit verschwenden, in der Warteschlange auf ihre Ausdrucke zu warten. Durch eine Optimierung des Druckprozesses können solche unproduktiven Praktiken vermieden werden. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen am Ende des Tages danken.
#4. Ermöglichung von Remote-Druck
Mitarbeiter im Homeoffice können Druckaufträge über cloudbasierte Druckmanagementlösungen senden und die Ausdrucke am Arbeitsplatz abholen. Diese Lösungen gewährleisten zudem die Sicherheit von Geschäftsdaten durch Verschlüsselung während der Übertragung.
#5. Reduzierung der Papierverschwendung
Die Papierproduktion durch Abholzung schadet der Umwelt. Ein leistungsfähiges Druckmanagementsystem kann die Papierverschwendung wirksam kontrollieren und Ihren Beitrag zum Umweltschutz leisten.
Im Folgenden betrachten wir die beste Druckmanagementsoftware für Ihr Unternehmen.
PaperCut
Wenn es um effiziente Druckmanagement-Tools für kleine bis große Unternehmen geht, ist PaperCut zweifellos einer der führenden Anbieter. Das Tool und seine Cloud-basierten Dienste helfen Unternehmen jeder Größe, Verschwendung zu minimieren. Gleichzeitig müssen sich Geschäftsinhaber keine Sorgen um die Datensicherheit beim Druck vertraulicher Berichte machen.
Mit PaperCut wird das Drucken zum Vergnügen. Ihre Mitarbeiter nutzen verschiedene Geräte wie Smartphones, Tablets, Chromebooks, Laptops usw. Es kann für IT-Systemadministratoren schwierig sein, sicherzustellen, dass alle Treiber für ein reibungsloses Drucken vorhanden sind, wenn mehrere Geräte im Einsatz sind.
PaperCut löst dieses Problem effektiv mit seinen benutzerfreundlichen Druckdiensten, wie z. B. dem Senden von Druckaufträgen an eine Warteschlange und dem Abrufen von Kopien an einem beliebigen Drucker, einem gemeinsamen MFD-Touchscreen für alle verschiedenen Druckermodelle usw.
Darüber hinaus können Sie mit den Diensten von PaperCut hochsicheres Drucken gewährleisten. PaperCut verwendet einen dreifachen Druckschutz:
- Vor dem Druck: Sie können die Druckinfrastruktur sichern, indem Sie beispielsweise festlegen, was und wer drucken darf.
- Während des Drucks: Nutzen Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung und die kartenbasierte Freigabe von Druckkopien.
- Nach dem Druck: Setzen Sie Maßnahmen wie Wasserzeichen, Audit-Trails, digitale Signaturen und Druckarchivierung ein, um vertrauliche Daten sicher aufzubewahren.
PaperCut bietet auch kostenlose Tools wie PaperCut Mobility Print als Alternative zu Google Cloud Print, QRdoc zum Stempeln von Geschäftsdokumenten und PaperCut Views für Druckanalysen.
Print Conductor
Mit Print Conductor können Sie über 90 verschiedene Dateitypen drucken, ohne die Datei zuvor öffnen zu müssen. Es bietet ein schnelles und zuverlässiges Druckmodul sowie eine einfache, benutzerfreundliche Oberfläche für den Massendruck. Darüber hinaus können Sie Druckdokumente sortieren, in der Vorschau anzeigen, Stapeldruckaufträge steuern und schnelle Anpassungen der Druckeinstellungen vornehmen – alles über eine einzige Anwendung.
Das Tool unterstützt alle Arten von modernen Druckern in lokalen Netzwerken, WANs oder Cloud-Netzwerken. Neben physischen Druckern können Sie mit diesem Tool auch Druckaufträge auf virtuellen Druckern wie PDF-Druckern und OneNote-Druckern verwalten.
Wie die Konkurrenz bietet Print Conductor ein Modul zur Druckanalyse. Es hilft Ihnen, den Papier- und Tintenbedarf vor großen Stapeldruckaufträgen zu berechnen. Die Schätzungen sind auf der Seite „Detaillierter Bericht“ und „Bericht“ einsehbar.
Print Manager Plus 9.0
Print Manager Plus 9.0 hebt das Druckmanagement auf eine neue Ebene und gibt Unternehmen beispiellose Kontrolle und Einblicke in ihre Druckprozesse. Die Entwickler haben ihr Programm über Jahrzehnte hinweg in zahlreichen Unternehmen perfektioniert.
Es handelt sich um eine hochmoderne Druckmanagementsoftware, die den Endbenutzer-Support und die Technologie auf optimale Weise vereint. Mit diesem Tool in Ihrem Unternehmen können Sie die Kosten für das Druckmaterial senken, die Papierverschwendung reduzieren und abteilungsübergreifend von verbesserter Druckintelligenz profitieren.
Im Folgenden sind einige der bemerkenswerten Funktionen dieser Druckmanagementsoftware aufgeführt:
- Der IT-Administrator kann die Druckaufträge eines Mitarbeiters, einer Workstation, eines Druckers, eines Netzwerks und die Kosten live verfolgen.
- Eine Freigabestation mit ID-Karte oder Bezahlung vereinfacht den Druck für Werkstätten oder Druckereien.
- Durch die Verwendung von Kontingenten und Budgeteinstellungen können Sie Kosten senken, indem Sie das Drucken für bestimmte Personen, Workstations oder Drucker einschränken.
Print Manager Plus 9.0 verfolgt auch eine umweltfreundliche Politik, um Ihr Büro oder Ihre Druckerei umweltbewusster zu gestalten. Es reduziert den Verbrauch von Tinte, Energie und Papier und verbessert somit die CO2-Bilanz Ihres Unternehmens.
uniFLOW
Ein weiteres Tool zur Kontrolle der Druckinfrastruktur am Arbeitsplatz ist uniFLOW. Große Unternehmen und Druckereien, die mit verschiedenen fortschrittlichen Drucksystemen wie Canon, Xerox, Epson, Brother, Konica Minolta usw. arbeiten, nutzen dieses Tool für Druck-, Scan- und Dokumentenverwaltungsaufgaben.
Es bietet sowohl lokale als auch Cloud-basierte Anwendungen für das Druckmanagement. Cloud- und On-Premises-Tools fungieren als integriertes Portal für das einfache und absolut sichere Scannen, Drucken und die Geräteverwaltung.
Sicheres Drucken und die universellen Treiberfunktionen von uniFLOW sind bemerkenswerte Entwicklungen. Die sichere Drucktechnologie ermöglicht es Ihnen, jedem Mitarbeiter individuelle Konten zuzuweisen. Mitarbeiter müssen den Ausdruck mit ihrem eigenen Ausweis oder PIN freigeben. Darüber hinaus muss der Nutzer an der Maschine anwesend sein, um die Ausdrucke entgegenzunehmen.
Der universelle Treiber gewährleistet, dass die Anwendung verschiedene Geräte und Druckmaschinen unterstützt. Nutzer können von allen Computergeräten wie Mobiltelefonen oder Laptops Druckaufträge an jeden Netzwerkdrucker senden.
UniPrint InfinityCloud
UniPrint InfinityCloud ist ein weiteres beliebtes Tool für Virtual Desktop Interfaces (VDI) und das Enterprise Print Management mit einer skalierbaren Lösung. Da es sich um ein herstellerunabhängiges Tool handelt, kann die Anwendung für Druckzwecke nahtlos mit allen modernen Druckern und Computergeräten kommunizieren.
Die Lösung von UniPrint ist perfekt für jede Unternehmensgröße, von Start-ups bis hin zu multinationalen Konzernen. Es bietet auch spezialisierte Vor-Ort- und Cloud-Services für Branchen wie Banken und Finanzen, Versicherungen, Managed Service Provider (MSPs), Cloud-Service-Provider, Behörden, Nichtregierungsorganisationen (NGOs) und das Gesundheitswesen.
Die umfassende Druckmanagementlösung umfasst Standardfunktionen wie ein flexibles Verbrauchsmodell und die Tool-Lizenzierung, serverloses Drucken, Druckanalyse, Druckverfolgung, ortsunabhängiges Drucken und berührungsloses Drucken.
PrinterAdmin
Sie können PrinterAdmin ebenfalls ausprobieren, wenn Sie eine praktische Druckmanagementlösung für eine Bildungseinrichtung oder ein Unternehmen benötigen. Mit diesem Tool können Sie alles rund um das Drucken überwachen, wie Benutzer, Druckmaschinen, Workstations und Rückbuchungen.
Es verfügt auch über ein Standard-Tool für Druckeinblicke oder ein Analysemodul, das Sie über das Druckvolumen, den Tintenverbrauch und die Gesamtdruckkosten Ihres Unternehmens auf dem Laufenden hält.
Das PrinterAdmin-Tool bietet erweiterte Funktionen, darunter:
- Print Job Manager für Druckeinstellungen, Kontoerstellung, Treiberaktivierung usw.
- Die Dokumentenfreigabestation reduziert Verschwendung und erhöht die Sicherheit, indem der Druck nur dann freigegeben wird, wenn der Benutzer vor Ort ist.
- Mit dem Druckwasserzeichen-Tool können Sie Druckdetails erfassen.
Alle Anwendungen werden mit einer 30-tägigen kostenlosen Testversion angeboten. Sie können dieses Angebot nutzen und herausfinden, ob sich das Tool für Ihr Unternehmen lohnt, indem Sie es eine Zeit lang einsetzen.
Print Tracker Pro
Print Tracker Pro bietet eine Ein-Klick-Installationsfunktion, mit der Sie in wenigen Minuten mit dem Druckmanagement beginnen können. Da die Einrichtung und Bedienung dieses Tools einfach sind, erhalten Ihre Mitarbeiter oder Kunden den bestmöglichen Service.
Es handelt sich um eine intelligente Druckmanagementlösung, die präzise mit allen Arten von modernen Druckern und Computergeräten kommunizieren kann, wodurch Ausfallzeiten aufgrund der Treiberinstallation oder der Nichtunterstützung von Geräten minimiert werden.
Sein zuverlässiges Tracking-System liefert detaillierte druckbezogene Einblicke, wie z. B. Tonerfüllstände, Zählerstände, Seitenzahlen, Druckerinstallationen und Servicemeldungen. Darüber hinaus können Sie das Tool so konfigurieren, dass es Sie an das Nachfüllen von Tinte erinnert oder den Zählerstand des Druckers einfach in Rechnungen einfügt.
Abschließende Worte
Oben finden Sie eine sorgfältig zusammengestellte Liste der beliebtesten und effizientesten Druckmanagementsoftware. Sie können jede dieser Apps für das Homeoffice, den Arbeitsplatz, Geschäfte, Verlage oder Druckereien verwenden.
Da Sie hier sind, sollten Sie sich auch diese besten Tools zur Konvertierung von Webseiten in PDF ansehen, um Geld zu sparen, indem Sie das Drucken vermeiden, wo immer es möglich ist.