Die besten Tools zur Meetingplanung: Ein Überblick
Die Koordination von Besprechungen kann sich als knifflige Aufgabe erweisen, insbesondere wenn es darum geht, einen Termin zu finden, der für alle Beteiligten passt. In unserer schnelllebigen Arbeitswelt kann es eine Herausforderung sein, den perfekten Zeitpunkt zu finden. Glücklicherweise gibt es eine Vielzahl von Softwarelösungen, die diesen Prozess erheblich erleichtern. Diese Tools ermöglichen es, passende Zeitfenster zu identifizieren, die eigene Verfügbarkeit mitzuteilen und den gesamten Organisationsaufwand zu reduzieren. In diesem Artikel stellen wir sechs herausragende Meeting-Planungstools vor, die Ihnen helfen, Ihre Meetings effizienter zu gestalten.
1. Doodle
Doodle bietet sowohl kostenfreie als auch kostenpflichtige Optionen an, um die Planung von Terminen zu vereinfachen. Das Tool ist eine hervorragende Wahl für den privaten und beruflichen Gebrauch. Es besticht durch seine praktischen und intuitiven Funktionen:
- Automatische Erkennung von Zeitzonen.
- Synchronisation mit Kalendern von Google, Office 365 und Apple iCloud.
- Versenden von Terminvorschlägen zur Abstimmung.
- Automatische Anzeige des optimalen Meetingzeitpunkts basierend auf der Verfügbarkeit aller Teilnehmer.
So erstellen Sie eine kostenlose Doodle-Umfrage:
- Besuchen Sie die Doodle-Webseite oder laden Sie die App für iOS oder Android herunter.
- Klicken Sie auf „Doodle erstellen“.
- Geben Sie die Details des Termins ein (Titel, Ort etc.) und schlagen Sie passende Zeitfenster vor.
- Wählen Sie „Erstellen und Teilen“.
Nach der Erstellung eines Kontos haben Sie die Möglichkeit, zwischen den kostenlosen und kostenpflichtigen Abonnements „Pro“ und „Team“ zu wählen. Doodle hilft Ihnen, den Planungsprozess zu optimieren und unkompliziert einen passenden Termin zu finden.
2. Google Kalender
Google Kalender ist eine exzellente Planungsanwendung, die durch eine benutzerfreundliche Oberfläche und vielfältige Anpassungsoptionen besticht. Als Teil der Google-Suite integriert es sich nahtlos in andere Google-Dienste wie Gmail und bietet hohe Flexibilität. Erstellen Sie Gruppentermine, verfolgen Sie die Verfügbarkeit der Teilnehmer, planen Sie Abwesenheiten und koordinieren Sie Fristen auf effiziente Weise.
Um ein Meeting zu planen, erstellen Sie einen Gruppenkalender in der App oder auf der Webseite. Hier ist eine kurze Anleitung:
- Öffnen Sie Google Kalender auf Ihrem Computer oder Mobilgerät.
- Wählen Sie „Andere Kalender“ und dann „Neuen Kalender erstellen“.
- Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Kalendernamen und wählen Sie „Einstellungen und Freigabe“.
- Legen Sie die Freigabeoptionen fest, um den Kalender zu teilen.
Für eine nutzerfreundliche und vielseitige Meeting-App ist Google Kalender eine ausgezeichnete Wahl. Wenn Sie viele Termine haben, beachten Sie die zusätzlichen Tipps zur Organisation Ihres Google Kalenders.
3. Calendly
Calendly ist eine weitere hervorragende Option, die sowohl kostenfreie als auch kostenpflichtige Abonnements anbietet. Bei der Konfiguration fragt Calendly nach Ihren bevorzugten Zeitfenstern und nutzt diese, um Ihre Verfügbarkeit zu bestimmen. Der Empfänger wählt einen passenden Termin per E-Mail aus, und sobald dieser bestätigt ist, wird der Termin automatisch in Ihrem Kalender eingetragen.
Zusätzliche Funktionen von Calendly umfassen:
- Integration mit Google, Outlook, Microsoft Office und iCloud.
- Pufferzeiten zwischen den Terminen zur Berücksichtigung von Überlappungen.
- Automatische Anpassungen bei Zeitverschiebungen.
- Planung von Einzelgesprächen.
- Überwachung der Nichterscheinungsrate für jedes Meeting.
Calendly bietet eine vielseitige Lösung mit dem Fokus auf Optimierung und Produktivität.
4. StrawPoll
StrawPoll ist ein Tool ohne Registrierungspflicht, das die Erstellung vielfältiger Umfragen ermöglicht, mit besonderem Augenmerk auf die schnelle und effiziente Planung von Meetings. Es wird als schneller Online-Meeting-Planer gelobt, besonders bei Abstimmungen mit einer großen Teilnehmerzahl.
Mit StrawPoll können Sie:
- Ein Enddatum setzen und festlegen, wer die abgegebenen Stimmen nach Versand der Umfrage ändern kann.
- Mehrere Zeitfenster mit einem einzigen Klick auswählen, was Zeit im Planungsprozess spart.
- Video-Anleitungen nutzen, um die Funktionsweise der Seite live zu sehen, bevor Sie Ihre eigene Umfrage erstellen. Eine StrawPoll-Demo zeigt, wie Personal ein Datum für eine Party auswählt.
- Die Endergebnisse in einer klaren und übersichtlichen Tabelle anzeigen.
Um zu beginnen, wählen Sie „Umfrage erstellen“ in StrawPoll und fügen Sie die Meeting-Details hinzu. In den erweiterten Einstellungen können Sie die Umfrage auch privat mit einem direkten Link gestalten, „Falls nötig“-Antworten zulassen und Teilnehmer voreinander verbergen.
5. Rally
Rally ist eine benutzerfreundliche Plattform, die sowohl für den Ersteller als auch für den Empfänger optimiert ist. Das Tool ist kostenlos, quelloffen und werbefrei. Es erfordert keine Registrierung und kann zur Erhöhung der Privatsphäre auf Ihrem eigenen Server betrieben werden.
Um zu beginnen, geben Sie die Details des Meetings ein (Name, Ort, Beschreibung, Datum). Fügen Sie Zeitfenster hinzu, die ideal für die Wochenansicht sind oder lassen Sie diese ganztägig, was sich für die Monatsansicht eignet. Geben Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse ein, um Administrator-Zugangsdaten zu erhalten und teilen Sie den Link mit anderen. Der Ersteller der Umfrage hat die Möglichkeit, Details oder Optionen anzupassen, so dass eine erneute Abstimmung ohne neuen Link möglich ist.
Als Empfänger sehen Sie drei Antwortoptionen: Ja (grün), Falls nötig (gelb) und Nein (grau). Sobald alle geantwortet haben, werden die Ergebnisse in einer Tabelle angezeigt. Teilnehmer können Kommentare hinterlassen und ihren Namen hinzufügen. Die Ergebnisse können in einer CSV-Datei exportiert und in Tabellen analysiert werden.
6. ZCal
ZCal hat sich zum Ziel gesetzt, Calendly herauszufordern, indem es viele von dessen Funktionen kostenfrei anbietet. Die Entwickler betonen, dass es dauerhaft kostenlos und werbefrei bleiben wird.
ZCal funktioniert mit Google- und Microsoft-Kalendern. Wenn Sie eine ZCal-Einladung erstellen, können Sie einen Namen, Ort, Beschreibung, Titelbild und weitere Details festlegen.
Zusätzliche ZCal-Funktionen:
- Verschiedene Meeting-Typen: Einzelgespräche, Gruppen-Meetings, Round-Robin-Meetings, Umfragen usw.
- Personalisierung durch Profilerstellung, Bio-Angaben, LinkedIn- und Twitter-Links.
- Möglichkeit, ein Willkommensvideo aufzunehmen, um Teilnehmer zu motivieren.
Bei der Auswahl einer Plattform sollten Sie die Präferenzen der Empfänger berücksichtigen: Einige bevorzugen Umfragen ohne Registrierung, während andere an flexiblen Funktionen interessiert sind. Mit den vorgestellten Tools können Sie Ihre Meeting-Planung signifikant vereinfachen.
Fazit: Die richtige Wahl eines Meeting-Planungstools kann den gesamten Prozess der Terminfindung erheblich vereinfachen. Egal ob Sie sich für Doodle, Google Kalender, Calendly, StrawPoll, Rally oder ZCal entscheiden, jedes Tool bietet einzigartige Funktionen, die auf unterschiedliche Bedürfnisse zugeschnitten sind. Nutzen Sie diese wertvollen Helfer, um Ihre Meetings effizienter zu organisieren und den Stress bei der Terminplanung zu minimieren.