Tartalomjegyzék
Fontos Tanulságok
- A produktivitás eszközei csapdává válhatnak, ha inkább a bonyolult rendszerek beállítására összpontosítunk, mint a tényleges munkára.
- Bár a papír és a toll nem rendelkezik a digitális eszközök összes funkciójával, előnyösebb lehet a egyszerűség miatt.
- Annak érdekében, hogy a produktivitás eszközei ne váljanak időrablókká, öleld fel az egyszerűséget, csökkentsd a használt eszközök számát, és ütemezd az időt a szervezéshez.
A produktivitás eszközei kiváló társak lehetnek abban, hogy megszervezettek maradjunk, fókuszáltan dolgozunk és több feladatot teljesítsünk. Ugyanakkor nem mindig van ez így. Ha nem figyelünk oda, ezek az eszközök akadályozhatják a munkánk elvégzését. Nézzük meg, mire kell figyelni, és hogyan kerülhetjük el ezt a helyzetet.
A produktivitás eszközei arra szolgálnak, hogy segítsenek a feladatok egyszerűsítésében, az információk rendszerezésében, és végső soron több dolog elvégzésében. Azonban, ha nem okosan használjuk őket, ezek gyorsan produktivitási csapdákká válhatnak.
Először is, a bármilyen produktivitás eszközzel való ismerkedés időbe telhet. Azonban a részletek elsajátítása elengedhetetlen, ha teljes mértékben ki akarod használni az eszközeidet. Ezután be kell állítanod a rendszereket, rendszerezni az információkat, és optimalizálni a munkafolyamatokat a szükségleteidnek megfelelően.
T. Schneider / Shutterstock
Ekkor pedig a bonyolult rendszerek beállításának csábítása hamis sikerélményt adhat, azt a benyomást keltve, hogy előrehaladsz. Valójában azonban nem végeztél el semmilyen tényleges munkát. A helyzet még rosszabbá válik, ha folyamatosan meg kell változtatnod a személyes tudáskezelési eszközeidet a váltakozó időbeosztás vagy az élet újabb kihívásai miatt.
Ez a folyamatos alkalmazkodás és szervezés elvezethet a produktivitás álcázott elhalasztásához. Ilyenkor egyértelmű, hogy a bonyolult rendszered akadályozza a produktivitásodat, nem pedig elősegíti azt.
Hasonlítsuk ezt össze valakivel, aki egy papíralapú naplót és egy tollat használ, és világos, ki fog többet elérni. Egy naplóval és egy tollal egyszerűen felírod, mit szeretnél tenni, és azonnal nekilát. Egyszerű és világos. Ez nem jelenti azt, hogy a digitális jegyzetelő eszközök nem működnek, és hogy papíralapú naplót kellene használnod. Mindkettőnek megvannak az előnyei és hátrányai.
Kaspars Grinvalds / Shutterstock
Ha úgy érzed, hogy végtelen ciklusba kerültél az eszközök állítgatása és rendszerezése között, van néhány lépés, amit megtehetsz annak érdekében, hogy az eszközeid a produktivitást támogassák, ne pedig időrablókká váljanak. Íme három tipp, amelyek segíthetnek ebben.
1. Ütemezd az időszervezést
Egy fontos jellemző, ami a produktivitás eszközeit jobban működővé teszi a papír és tollnál, az a munkafolyamatok és információk rendszerbe állításának képessége. Ennek elvégzése indokolt, hogy az információkat könnyebben megtaláld, és a rendszereidet az igényeidnek megfelelően formázhassd.
Annak érdekében, hogy ez a feladat ne váljon időpazarlássá, ütemezz neki időt. Különíts el egy adott időpontot egy adott napon, amikor szabad vagy, vagy kevésbé elfoglalt. Személy szerint úgy találom, hogy a vasárnap a legjobb időpont erre, mivel ekkor tervezem meg a heti időbeosztásomat is.
2. Csökkentsd a használt eszközök számát
A piacon sok produktivitás eszköz különböző kategóriákba sorolható, beleértve a jegyzetelő, teendőlistás, könyvjelzőkezelő, naplózó, csapatwiki és tovább — néhány próbálkozik minden egyben megoldásokat ajánlani. Például, a Notion különböző típusú produktivitás eszközöket helyettesíthet.
Sahana M S / Shutterstock
Ha különböző eszközöket használsz a produktivitási rendszeredben, azok számának csökkentése segíthet időt megtakarítani. Minél kevesebb produktivitás eszközt használsz, annál jobb. Az ideális szám egy, de keresned kell egy minden egyben megoldást, hogy ez működjön. Legfeljebb kettőt használj: egyet a jegyzethez, naplózáshoz, könyvjelzők mentéséhez, és egy másikat a teendők nyomon követéséhez.
3. Tartsd egyszerűen
A produktivitás eszközei sok funkcióval rendelkezhetnek, és különböző módon testre szabhatóak. A legjobb módja annak, hogy elkerüld a végtelen beállítgatási és rendszerezési ciklust, ha az egyszerűséget öleled fel. Minél bonyolultabb a rendszered, annál valószínűbb, hogy a karbantartásban ragadsz le, ahelyett, hogy tényleges munkát végeznél.
Ha a produktivitás eszközöd sok funkcióval rendelkezik, ne próbálj meg mindet használni. Például, ha az eszközöd címkékkel, mappákkal és kategóriákkal bír, kerüld el a kísértést, hogy sokat hozz létre, hogy csökkentsd a nehézségeket. Ez a megközelítés minimalizálja annak az idejét, amit az eszközeid rendszerezésére fordítasz, lehetővé téve, hogy több időt tölts a feladataidon.
A produktivitás eszközei csapdává válhatnak, ha több időt töltesz a rendszerezéssel és tervezéssel, mint a tényleges munkával. Ha ebben a végtelen beállítgatási ciklusban ragadtál le, öleld fel az egyszerűséget, ütemezz organizáló időt, és csökkentsd a használt eszközök számát.