Beste Tools für die Zusammenarbeit an Dokumenten für Remote-Teams [Notion + 8 Alternatives]

Die Revolution der Online-Dokumentenzusammenarbeit für Teams

Die unerwartete Verlagerung hin zur Heimarbeit hat Online-Dokumente zu einem unverzichtbaren Werkzeug für die Teamzusammenarbeit gemacht. Diese digitalen Plattformen ermöglichen es, an gemeinsamen Projekten zu arbeiten, ohne dass die Teammitglieder physisch anwesend sein müssen.

Effektive Teamarbeit ist entscheidend für den Erfolg umfangreicher Projekte. Früher war die physische Präsenz am Arbeitsplatz oft Voraussetzung für eine reibungslose Kollaboration. Der plötzliche Anstieg der Telearbeit hat Unternehmen jedoch gezwungen, neue Wege zu gehen und nach Alternativen wie Online-Dokumenten für die Teamzusammenarbeit zu suchen.

Stellen Sie sich vor, Ihr Team arbeitet mit Hochdruck an einem Projekt, um eine wichtige Frist einzuhalten. Wenn nun ein Teammitglied aufgrund persönlicher Umstände ausfällt, könnte sich das Projekt erheblich verzögern – es sei denn, Ihr Team nutzt eine Software zur Dokumentenzusammenarbeit. Durch das Hinzufügen des abwesenden Teammitglieds zu dieser Plattform kann das Projekt ohne nennenswerte Unterbrechungen fortgesetzt werden.

Lassen Sie uns einige der führenden Online-Dokumente für die Teamzusammenarbeit und ihre Vorteile genauer betrachten.

Montag

Der Name „Montag“ weckt oft Assoziationen mit Monotonie und Langeweile. Monday zielt jedoch darauf ab, diese Wahrnehmung grundlegend zu ändern. Diese Plattform ist speziell auf die Bedürfnisse von Teams zugeschnitten, die an gemeinsamen Projekten arbeiten. Sie bietet die Möglichkeit, individuelle Workflows zu erstellen und passt sich intelligent an die jeweiligen Anforderungen des Teams an.

Monday eignet sich hervorragend für Unternehmen jeder Größe und besticht durch eine Vielzahl von Funktionen.

• Die Plattform bietet die Flexibilität, Aufgaben an Teammitglieder zu verteilen und den Fortschritt jedes Einzelnen zu verfolgen. Dies sorgt für Klarheit bezüglich der Arbeitsbelastung während der Projektarbeit.
• Die übersichtliche Benutzeroberfläche und das intuitive Layout ermöglichen es, das Gesamtbild des Projekts schnell zu erfassen.
• Durch das Erwähnen von Teammitgliedern mit „@“ wird die Kommunikation erheblich erleichtert. Lange E-Mail-Korrespondenzen für kleinere Anliegen gehören damit der Vergangenheit an.
• Alle relevanten Anwendungen können in einer zentralen Plattform integriert werden, was Monday zur Drehscheibe für Teamprojekte macht. Dateien von Google Drive, Dropbox und anderen Diensten lassen sich problemlos importieren.
• Monday ist nicht auf eine einzige Plattform beschränkt, sondern ermöglicht den Zugriff auf das Projekt über alle wichtigen Systeme, einschließlich Web, Android, iPhones und iPads.

ClickUp

ClickUp ist eine umfassende Anwendung, die darauf abzielt, die Teamzusammenarbeit mit ihrem spezialisierten Funktionsumfang zu vereinfachen. Die flexiblen und einzigartigen Funktionen machen ClickUp zu einem unverzichtbaren Tool für Unternehmen jeder Größe. Die Plattform ermöglicht die einfache Verwaltung von Gruppenaufgaben, Dokumenten, Erinnerungen, Zielen, Kalendern und vielem mehr.

Zusätzlich gibt es eine integrierte Messaging-Funktion, die den Versand von Einzel- und Gruppennachrichten innerhalb der Plattform ermöglicht.

Einige Vorteile der Nutzung von ClickUp:

• Acht verschiedene Ansichtsoptionen ermöglichen die optimale Verwaltung von Teamprojekten.
• Für Teammitglieder, die parallel an mehreren Projekten arbeiten, können benutzerdefinierte Status für jedes einzelne Projekt erstellt werden.
• Administratoren können Aufgaben effizient an mehrere Mitglieder gleichzeitig zuweisen und den Fortschritt über die Tabellenansicht und die Multitasking-Funktion überwachen.
• ClickUp nutzt die SCRUM-Methodik, um umfassende und dennoch leicht verständliche Einblicke in verschiedene Parameter zu bieten.
• Die Integrationen von Drittanbietern sind nahtlos und ermöglichen das Einfügen von Dateien aus allen gängigen Anwendungen.

Testen Sie ClickUp, um zu erfahren, wie es Ihre Teamarbeit optimieren kann.

Dokument360

Dokument360 ist eine Plattform, die es Teams ermöglicht, wichtige Informationen zentral zu erfassen und zu speichern. Sie bietet alle Funktionen, die man von einem Tool zur Dokumentenzusammenarbeit erwartet: einfaches Teilen, Workflow-Management, Versionsverlauf, Kommentare, Tagging, Erinnerungen zur Überprüfung und vieles mehr.

Die Benutzeroberfläche ist benutzerfreundlich und ermöglicht die einfache Erstellung und Verteilung von Inhalten zur Überprüfung. Eine integrierte Suchfunktion hilft Benutzern, schnell die benötigten Informationen zu finden.

Erstellen und verwalten Sie Ihre Artikel mit leistungsstarken, sofort einsatzbereiten Dokumentationsfunktionen wie:

• Erstellen Sie Anleitungen, Standardarbeitsanweisungen, Mitarbeiterhandbücher, Referenzdokumente, Systemdokumente und Versionshinweise.
• Document360 bietet Rich-Text-Editoren wie WYSIWYG- und Markdown-Editoren. Mehrere Versionen und Artikelkommentare werden unterstützt, um die interne Zusammenarbeit mit Teammitgliedern zu ermöglichen.
• Der Kategorienmanager hilft Ihnen bei der Erstellung von Kategorien und Unterkategorien, um ähnliche Dateien zu gruppieren und eine gut strukturierte Hierarchie für alle Ihre Informationen aufzubauen.
• Inhalte werden automatisch gespeichert, und Sie können jederzeit die vorherige Version der gelöschten Inhalte wiederherstellen.
• Mit Document360 können Sie Ihren Benutzern zahlreiche Rollen zuweisen und so den Zugriff auf bestimmte Inhalte steuern.
• Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern oder Kunden einen einfachen Zugriff auf Ihre Dokumentation mit nahtloser Anmeldung.

Document360 lässt sich nahtlos in eine Vielzahl von Softwareanwendungen integrieren, darunter Microsoft Teams, Slack, Chrome, Zapier und Integrately, um eine effiziente Teamzusammenarbeit zu gewährleisten.

Zoho Writer

Zoho ist ein weiteres Cloud-basiertes Textverarbeitungstool mit umfangreichen Funktionen und Echtzeit-Synchronisierung von Dokumenten. MS Word-Dokumente lassen sich ohne Formatierungsfehler in die Plattform importieren. Die Echtzeit-Sharing-Funktionen von Zoho ermöglichen die Zusammenarbeit an Teamprojekten. Wenn Sie Ihre Dokumente mit anderen teilen, können Sie deren Cursorbewegungen und vorgenommene Änderungen live verfolgen.

Zu den Vorteilen von Zoho Writer gehören:

• Die Cloud-basierte Natur von Zoho macht die Teamzusammenarbeit effizient und schnell.
• Die erstellten Dokumente belegen keinen lokalen Speicherplatz, sondern werden in der Cloud gesichert.
• Die Echtzeit-Synchronisierung stellt sicher, dass Ihre Dokumente auch im Falle eines Datenverlusts nicht manipuliert werden.
• Zoho bietet eine moderne Benutzeroberfläche mit einfacher Navigation zu allen wichtigen Textverarbeitungsoptionen.
• Administratoren können die Zugriffsrechte jedes Mitglieds in einem Teamprojekt steuern und Berechtigungen für bestimmte Funktionen erteilen.

Dropbox Paper

Dropbox Paper ist ein Online-Dokument für die Teamzusammenarbeit, das direkt vom Technologieunternehmen Dropbox entwickelt wurde. Es liegt nahe, dass Dropbox Paper besonders vorteilhaft ist, wenn Ihr Team für die Dateispeicherung hauptsächlich auf Dropbox setzt. Mit dieser Plattform können Teams Dokumente einfach organisieren, Aufgaben zuweisen, systematische Workflows entwickeln und gemeinsam an Projekten arbeiten.

Die Aufgabenverwaltungstools in Dropbox Paper erleichtern Funktionen, die in einem Online-Umfeld sonst kompliziert wären. Auf der Plattform können Sie andere Gruppenmitglieder erwähnen, Aufgaben delegieren und Ihre Aufgaben effizient verwalten. Einige bemerkenswerte Funktionen dieser Plattform sind:

• Eine Vielzahl von Multimedia-Inhalten wie YouTube-Links, GIFs, Pinterest-Boards, Google Maps-Standorte, SoundCloud-Audio und vieles mehr kann ausgetauscht werden.
• Paper unterstützt eingebettete Vorschauen von Inversions- und Skizzendateien. Dokumente können auch ohne eine Drittanbieteranwendung in PPTs konvertiert werden.
• Wählen Sie aus der umfangreichen Vorlagenbibliothek eine Vorlage für Ihr Projekt aus. Es gibt zahlreiche Vorlagen für Brainstorming-Sitzungen, Produkteinführungen, Produktspezifikationen, Bugtracking-Projekte und vieles mehr.
• Dropbox Paper bietet die Möglichkeit, Ihren Kalender mit der Plattform zu verknüpfen. Ihr Arbeitsplan wird mit der Plattform synchronisiert. Paper passt sich dann selbst an und bietet Zugriff auf Tagesordnungen, Hintergrunddokumente, Aufgabenzuweisungen und Besprechungsereignisse direkt über die Anwendung.
• Die mobile Anwendung ermöglicht es, Bilder mit der Kamera aufzunehmen und Feedback zu geben.

Google Docs

Google Docs, die Textverarbeitungssoftware von Google, verfolgt einen anderen Ansatz als herkömmliche Programme. Die meisten Textverarbeitungsprogramme, wie Word und Open Office, waren Offline-Tools, die lokal auf einem PC installiert wurden. Google Docs hingegen ist eine Cloud-basierte Anwendung, die eine Online-Verbindung für den Betrieb benötigt.

Dieser Online-Ansatz eröffnet neue Möglichkeiten für die Textverarbeitung, insbesondere für die Zusammenarbeit im Team. Mit Docs können Sie ein Dokument mit anderen teilen und so eine grundlegende Plattform für die Teamarbeit schaffen. Es ist wichtig zu beachten, dass Docs in erster Linie ein Textverarbeitungsprogramm ist und nicht über spezialisierte Funktionen wie andere Tools in dieser Liste verfügt. Dennoch ist Docs eine hervorragende Option für die Zusammenarbeit, besonders wenn Sie es als primäres Textverarbeitungsprogramm verwenden.

Einige Vorteile der Verwendung von Google Docs:

• Google Docs sendet eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald ein Dokument für Sie freigegeben wird.
• Teammitglieder müssen sich nicht extra für Docs anmelden; ein Google-Konto reicht aus.
• Sie können die letzten Überarbeitungen eines Dokuments und die Mitglieder anzeigen, die die Änderungen vorgenommen haben.
• Alle wichtigen Formate von Word-Dokumenten können nahtlos in Docs importiert werden.
• Die Echtzeit-Synchronisation stellt sicher, dass keine Daten bei Netzwerkunterbrechungen verloren gehen.

Wenn Sie Google Workspace für Ihr Unternehmen nutzen, sollten Sie diese Software ausprobieren, um E-Mail in ein leistungsfähiges Helpdesk zu verwandeln.

Bit

Bit ist mehr als nur ein herkömmliches Textverarbeitungsprogramm; es konzentriert sich primär auf Team-Collaboration-Projekte. Die leistungsstarken Verwaltungstools von Bit ermöglichen es, dynamische Notizen, Dokumente, Wikis, Wissensdatenbanken, Projektpläne, Kundenservices, technische Dokumente und mehr schnell zu erstellen. Separate Arbeitsbereiche können für jedes Projekt erstellt werden.

Die Zusammenarbeit über Bit ist effizient und hilft Ihnen, die Transparenz zwischen verschiedenen Teammitgliedern aufrechtzuerhalten.

Einige Vorteile der Nutzung von Bit:

• Mit der Workspace-Funktion von Bit können Sie Ihre Projekte, Kunden und Teams organisieren. Dokumente können zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen verschoben werden, sodass das wiederholte Hochladen derselben Datei entfällt.
• Die Erwähnungsfunktion mit „@“ steigert die Effizienz bei der Zusammenarbeit erheblich.
• Bit verfügt über einen minimalistischen, aber innovativen Editor, mit dem Sie mühelos Dokumente erstellen können. Die Effizienz wird durch die Kombination des Editors mit Echtzeit-Kollaborationsfunktionen weiter gesteigert.
• Visuelle Weblinks, Rich Media, Videos, Grafiken, Designs, Einbettungen, Social-Media-Posts, Umfragen und vieles mehr können direkt im Editor hinzugefügt werden.
• Bit ermöglicht es Ihnen, das Engagement bei freigegebenen Dokumenten zu verfolgen. Diese Einblicke sind eine hervorragende Möglichkeit, Ihre Dokumente zu verbessern und mehr Aufmerksamkeit zu generieren.
• Alle wichtigen Dateien können auf Bit gespeichert werden, um die plattformübergreifende Benutzerfreundlichkeit zu verbessern.

Confluence

Confluence ist ein gemeinsamer Arbeitsbereich, in dem Teams effizient zusammenarbeiten, organisieren und veröffentlichen können. Diese offene und kooperative Plattform unterstützt Ihr Team dabei, die besten Ergebnisse zu erzielen. Oftmals ist es schwierig, Änderungen, Kommentare oder Rückmeldungen anderer Teammitglieder nachzuverfolgen. Diese Plattform löst das Problem mit einer universellen Suchfunktion, die das gesamte System durchsucht.

Einige Vorteile der Nutzung dieser Plattform:

• Mit Confluence können Sie Anwendungen aus dem Atlassian Marketplace integrieren. Der Atlassian Marketplace bietet über 3.000 Anwendungen zur Erweiterung der Plattform.
• Die Plattform ist für verschiedene Systeme verfügbar, wie Android, iOS und Web.
• Eine erstklassige Jira-Integration ist direkt in die Plattform integriert.
• Confluence bietet fantastische Organisationsfunktionen, und die universelle Suchfunktion ist ein großer Vorteil.
• Die Vorlagenbibliothek bietet eine Vielzahl von Vorlagen für Marketing, Produktentwicklung, HR und mehr.
• Es gibt eine nahtlose Integration mit beliebten Plattformen wie Trello, Slack, Microsoft Office, Invision, Dropbox, Google Drive und mehr.
• Confluence-Sites halten sich an Datenschutzrichtlinien und branchenübliche Standards der Datenverschlüsselung.

Microsoft Word

Microsoft Word ist seit Langem ein Synonym für Textverarbeitungssoftware. Word war stets branchenführend bei der Bereitstellung vereinfachter und dennoch leistungsstarker Textverarbeitungslösungen. Mit der Einführung von Team-Collaboration-Funktionen hat Microsoft die Software jedoch auf eine neue Ebene gehoben. Die neueste Version von Word bietet zahlreiche Funktionen:

• Sie können Dokumente ohne Drittanbieteranwendungen in Webseiten umwandeln.
• Das Teilen von Dokumenten mit Teammitgliedern wird durch die Echtzeit-Freigabefunktion vereinfacht.
• Word bietet einen eingebauten Übersetzer, was besonders nützlich ist, wenn Sie mit Mitgliedern aus verschiedenen Kulturen zusammenarbeiten.
• 3D-Modelle können direkt in Ihre Dokumente eingefügt werden.
• Die Echtzeit-Synchronisation stellt sicher, dass Ihre Dokumente niemals verloren gehen.
• Word ist nun für Android, iOS, Web und Windows verfügbar, was plattformübergreifende Workflows vereinfacht.

Notion

Sie haben es sicher erwartet, oder?

Notion ist eine der funktionsreichsten und benutzerfreundlichsten Plattformen für die Teamzusammenarbeit in dieser Liste. Sie ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse zu optimieren, Ziele zu setzen, den Workflow-Status zu verfolgen, Leads zu verwalten und vieles mehr über ein zentrales Tool. Die Drag-and-Drop-Oberfläche erlaubt es, neue Ideen oder Pläne einfach zu organisieren, neu anzuordnen und zu entwickeln.

Notion bietet erhebliche Vorteile für die Teamzusammenarbeit, wie z.B.:

• Mit Notion können Unternehmen eine Wissensdatenbank für zahlreiche Aufgaben wie Projektrichtlinien, Programmieranweisungen, HR-Workflows und mehr erstellen und pflegen.
• Die Plattform bietet einen integrierten Kalender und Kanban-Boards, mit denen Teammitglieder schnell Notizen erstellen und ihren Fortschritt verfolgen können.
• Teammitglieder können für eine bessere Kommunikation und Transparenz Kommentare zu Aufgaben und Projekten hinzufügen.
• Die API von Notion kann genutzt werden, um Systeme mit verschiedenen Drittanbieteranwendungen wie Slack, Figma und Invision zu integrieren.
• Das Erstellen von To-Do-Listen, das Vorbereiten von Besprechungsnotizen und das Erstellen von Wochenplänen wird mit der einheitlichen Plattform extrem einfach.

Sie können Notion auch mit Ihrer benutzerdefinierten Domäne verwenden. Wenn Sie jedoch nicht zufrieden sind, können Sie die oben aufgeführte Online-Dokumentationssoftware für die Zusammenarbeit als Notion-Alternative ausprobieren.

Abschließende Gedanken 👩‍💻

Die Online-Teamzusammenarbeit ermöglicht es, Projekte effizient zu realisieren und die Nachteile traditioneller Arbeitsweisen zu vermeiden, wie zum Beispiel lange Arbeitswege und feste Arbeitszeiten. Die Nutzung von Online-Dokumenten ist essenziell, um Ihren Arbeitsablauf zu strukturieren, Tagesordnungen festzulegen und vieles mehr.

Plattformen wie Notion, Monday und Paper sind mit ihrem speziellen Funktionsumfang speziell auf teambezogene Projekte ausgerichtet und eignen sich hervorragend für Unternehmen jeder Art und Einzelpersonen.

Google Docs, Word und Zoho sind Textverarbeitungssoftware, die die Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichen. Allerdings bieten diese Anwendungen nicht die gleichen organisatorischen Funktionen wie andere Tools auf dieser Liste.

Als Nächstes sollten Sie sich einige der besten Online-Tabellenkalkulationen für Ihr Unternehmen ansehen.