Javasoljuk az OHIO (Only Handle It Once) használatát az e-mailek osztályozására. Az OHIO lényeges része az e-mailek archiválása, amelyeket meg kell őriznie – távolítsa el őket a postaládájából! Íme, miért kritikus az archiválás – és miért nem szabad a mappákkal bajlódnia.
Tartalomjegyzék
Miért kell archiválnia e-mailjeit
Rövid összefoglaló az OHIO cikkünkből: a beérkező levelek nem archívum, szemetes, iratszekrény vagy szemétlerakó. Ez egy postafiók!
Ha több száz vagy ezer e-mail van a postaládájában, azok gyorsan eltemetnek. A látótávolságon kívül nincs tudat. Sokkal nehezebb megtalálni az adott e-maileket, lelassítja a levelezőkliens működését (még akkor is, ha olyan böngészőn keresztül éri el az e-maileket, mint a Gmail), és elhasználhatja a tárhelyet, ha az Outlook vagy az Apple Mail alkalmazást használja a telefonján.
A lényeg: nincs értelme az összes e-mailt a postaládájában tartani, és rengeteg jó ok van rá, hogy ne tegye.
Ezt szem előtt tartva kell kezelnie egy e-mailt (válaszolni/tovább kell küldenie, feladattá kell alakítania, értekezletet kell beállítania), majd törölnie kell az e-mailt, vagy archiválnia kell. Íme, hogyan kell csinálni.
Hol érdemes archiválnia e-mailjeit
Az e-maileknek egy Archív mappába kell kerülniük. Nem szabad belemenniük a több száz gondosan rendszerezett mappába; egy Archív mappába kell kerülniük.
Ez elég merész kijelentés, ezért kell egy kis indoklás.
Először is, a mappák hierarchiájának felállítása és karbantartása időt vesz igénybe, és ezt érdemesebb az e-mailek kezelésére fordítani. Másodszor, elég sok erőfeszítést igényelhet annak eldöntése, hogy hova kerüljön egy e-mail – bekerül-e a kollégája e-mailje, amely arról szól, hogy miért mulasztja el a projekt határidejét? A mappa annak a személynek? Leckék mappa? – és a döntéshozatal egyszerre időigényes és kimerítő. Végül őrjítően nehéz lehet később megtalálni az e-maileket, amikor azok a több mappa valamelyikében lehetnek, és mindegyik mappában több száz e-mail található.
Egyetlen archívum megkönnyíti az e-mailek áthelyezését a beérkezett üzenetek mappából, mivel nem kell gondolkodási vagy döntéshozatali erőforrásokat igénybe vennie. Csak kezeli a leveleket, és helyezze át az archívumába. Nem is lehetne egyszerűbb, és amikor a végtelen e-mailek folyamának a tetején akar maradni, azt szeretné, ha a folyamat a lehető legegyszerűbb és legegyszerűbb lenne. Minden nehézség vagy irritáció nagy léptékben felerősödik, így valami, ami egy e-mailnél kisebb bosszúságot vagy időt vesz igénybe, óriási bosszúságot és több száz e-mail számára időveszteséget okoz.
Egyesek számára ez örvendetes megkönnyebbülés lesz a mappaszerkezet kínzásában, de másoknak papírzacskóba kell lélegezniük már attól a gondolattól, hogy elveszítik gondosan megtervezett, bonyolult, logikus, gyönyörű mappaszerkezetüket. Ha te vagy az, akkor ezt sajnos nehéz lesz lenyelni. Elismerjük a fájdalmát, még akkor is, ha biztosak vagyunk abban, hogy egyetlen archívum hosszú távú előnyei bőven kompenzálják a rendszer megváltoztatásával járó rövid távú fájdalmat.
Hogyan archiválhatja e-mailjeit tömegesen
Valószínűleg nyilvánvalónak tűnik, hogy az e-mailek archiválásához csak át kell helyeznie őket az Archívum mappába, és ebben igaza van. De ha több száz vagy több ezer e-mail van a postaládájában, akkor ezek egyenkénti áthelyezése meglehetősen ijesztőnek tűnik. Ideális esetben meg kell találnia a módját, hogy tömegesen mozgassa őket.
Ha olyan klienst használ, mint a Microsoft Outlook vagy az Apple Mail, könnyen kiválaszthatja a leveleket tömegesen. Kattintson egy e-mailre a beérkező levelek között, görgessen le, nyomja meg a SHIFT billentyűt a billentyűzeten, és válasszon egy másik e-mailt. Az első és a második közötti összes e-mail kiválasztásra kerül. Áthúzhatja őket az archívum mappájába, vagy használhatja az Archiválás gombot. A Mentés kifejezésére használt hajlékonylemez ikonhoz hasonlóan van egy szabványos Archívum ikon, amely úgy néz ki, mint egy hagyományos karton archívum. Ez mind az Outlookban, mind az Apple Mailben (mind az ügyfélalkalmazásokban, mind a mobilalkalmazásokban) megtalálható az Archiválás gombnál.
Ha az Outlook klienst használja, létrehozhat egy Gyors lépés műveletet is, amely az összes kiválasztott e-mailt olvasottként jelöli meg, és egy gombnyomással (vagy billentyűkóddal) áthelyezi az Archívum mappába.
Ha úgy döntött, hogy újrakezdi, a beérkező levelek között mindig kijelölheti az összes e-mailt a Ctrl + A billentyűparancs segítségével (Mac esetén Command + A), és archiválhatja azokat. Nem tudjuk megmondani, hogy ez a helyes lépés-e, de minden bizonnyal nagyon gyorsan kap egy üres postafiókot.
Az olyan webes felületeken, mint a Gmail, egyszerre kiválaszthat egy oldalt az oldal tetején található jelölőnégyzetre kattintva.
Miután kiválasztotta az e-maileket, kattintson az Archiválás gombra az áthelyezésükhöz.
Nincs billentyűparancs az összes e-mail kiválasztásához a Gmail beérkező levelek között (bár a * + a billentyűkkel az összes e-mailt kijelöli az oldalon), de ha az összes e-mailt kiválasztotta az oldalon, egy üzenetsáv jelenik meg az e-mailek felett. lehetőséget biztosít a beérkező levelek összes e-mailjének kiválasztására.
Kattintson erre a hivatkozásra a beérkező levelek összes e-mailjének kiválasztásához. Az üzenetsáv megváltozik, és lehetővé teszi a kiválasztás visszavonását.
Hány e-mailt kell archiválnia?
Az egyszerre archiválni kívánt e-mailek száma valóban Önön múlik. Ahogy korábban is mondtuk, az üres postafiók jó esetben átmeneti, rosszabb esetben pedig szinte lehetetlen. Nem te irányíthatod, hogy mi kerüljön a postaládájába, mert a címed birtokában bárki küldhet neked valamit. Tehát még ha sikerül is kiürítenie a postaládáját, az nem marad üresen. Ennek ellenére nem rossz cél, mert egy üres postafiók, még rövid időre is, határozottan levesz egy kis nyomást a válláról. De nem marad üresen, ezért az e-mailek kezelése folyamat, nem cél. És természetesen nem kell archiválnia egy e-mailt, ha nem kell megőrizni, törölheti – ez kiváló lehetőség helytakarékosságra.
Tehát ahelyett, hogy minden erőfeszítését a beérkező levelek archiválására (vagy törlésére) összpontosítaná, összpontosítson az elérhető célokra, amelyek csökkentik az e-mailek stresszét. Csak Ön tudja, mi csökkenti az e-mailezési stresszt, de a példacélok a következők:
A nap végén nem maradt magas prioritású levél
Nincsenek két munkanapnál régebbi levelek a postaládájában
A hét végén nem érkezik levél az alkalmazottaktól/menedzsertől/ügyfelektől (a megfelelőt törölni kell).
Gondolja át, melyik e-mail okozza a legtöbb stresszt. Elsődlegesen kezelje és archiválja (vagy törölje) ezeket az e-maileket.