A fájlokon való együttműködés a Google Dokumentumok, Táblázatok és Diák egyik legjobb funkciója. Amikor azonban befejezi a dokumentumot, előfordulhat, hogy korlátoznia kell valaki más engedélyeit, mielőtt véglegesítheti és bezárhatja.
A dokumentum véglegesítése azt jelenti, hogy az utolsó szerkesztés megtörtént, és nincs már mit hozzáfűzni. Így amikor másokkal együttműködik, érdemes lehet megakadályozni, hogy további módosításokat hajtsanak végre a végterméken. Szerencsére bármikor könnyen korlátozható – vagy teljesen leállítható – egy dokumentum megosztása.
Indítsa el a böngészőt, és nyissa meg Google Drive. Keresse meg a véglegesíteni kívánt fájlt, kattintson rá jobb gombbal, majd válassza a „Megosztás” lehetőséget a dokumentum megosztási beállításainak megnyitásához.
Ha nem biztos abban, hogy egy fájl meg van-e osztva vagy sem, keresse meg azt az ikont, amely két ember sziluettjének tűnik.
Ha a linkmegosztás be van kapcsolva, és szeretné bekapcsolva maradni, miközben lehetővé teszi az emberek számára a fájl megtekintését, kattintson a legördülő menüre, majd kattintson a „A link birtokában bárki megtekintheti” elemre.
Ha a linkmegosztás be van kapcsolva, és ki szeretné kapcsolni, kattintson a legördülő menüre, majd kattintson a „KI – Csak meghatározott személyek férhetnek hozzá” lehetőségre.
Ezután kattintson a „Speciális” gombra.
A „Ki rendelkezik hozzáféréssel” részben kattintson az együttműködő neve melletti legördülő menüre, és válassza a „Megtekintheti” lehetőséget, ha csak megtekintésre szeretné módosítani a jogosultságait.
Ha Ön a fájl tulajdonosa, az ablak alján található két beállítással még tovább korlátozhatja a fájlhoz való hozzáférést. Az első beállítás megakadályozza, hogy más szerkesztők – ha vannak még ilyenek – módosítsák a hozzáférést vagy új személyeket vegyenek fel.
A második lehetőség letiltja a fájl letöltését, nyomtatását és másolását azok számára, akik megtekinthetik vagy megjegyzéseket fűzhetnek hozzá, és szigorúan csak olvashatóvá teszi a fájlt.
Kattintson a „Változások mentése” gombra.
Ha végzett, kattintson a „Kész” gombra a Megosztási beállítások bezárásához.
Végül, hogy mindenki tudja, hogy a fájl elérte a folyamat utolsó szakaszát, a névben a „Végső” szót kell elhelyeznie. Ez azt jelenti, hogy mindenki, aki hozzáfér a fájlhoz, miután minden engedélyt korlátozott, a dokumentumot már nem kell szerkeszteni.
Kattintson a jobb gombbal a fájlra, és válassza az „Átnevezés” gombot.
Típus „[FINAL]” a fájlnév elején vagy végén, majd kattintson az „OK” gombra.
Ez az. Sikeresen véglegesítette Google-fájlját, és korlátozta, hogy ki szerkesztheti vagy tekintheti meg a dokumentumot.